Investeringen stellen IT-managers voor dilemma

17-11-2009 | Auteur: Sven van de Riet

Investeringen stellen IT-managers voor dilemma
Door een economische recessie zien IT-managers hun budgetten flink slinken. De organisaties moeten efficiënter te werk gaan, maar dat vraagt om investeringen. En dat brengt de IT-managers meestal voor een duivels dilemma. Dat blijkt uit een jaarlijks ICT onderzoek van Management Scope en Giarte.

Een bekende uitspraak zegt dat je IT overal tegenkomt, behalve in de statistieken die productiviteitsverbetering laten zien. Langzamerhand verandert dit beeld; bedrijven en overheidsinstellingen zien dat voor bijna elke verandering en verbetering een beroep nodig is op de ict-afdeling. Daarnaast werpen gedane investeringen in het verleden met vertraging hun vruchten af. Opbrengsten hangen niet alleen af van de techniek. Vaak zijn organisatorische wijzigingen nodig die de nodige tijd vergen.

Dilemma investeren in IT

Toch blijft investeren in IT een duivels dilemma voor veel organisaties. Dat blijkt uit onze jaarlijkse poll onder CIO's en managers die verantwoordelijk zijn voor een goede informatievoorziening. Meer dan de helft van deze mensen zag hun budget voor IT slinken in het afgelopen jaar. Veel groei voor het komende jaar zien ze niet, al denkt men dat de druk iets minder zal zijn. Strategisch kiezen en vasthouden aan die prioriteiten is een belangrijk devies. Tweederde van de CIO's die hun budget zien dalen of gelijk zien blijven, denkt namelijk dat er onvoldoende of slechts in beperkte mate budget overblijft voor de strategische IT-projecten. Dan mag er dus weinig fout gaan.

Waarin schuilt nu het dilemma voor investeren in IT? Het zijn er een aantal. Allereerst is er de historie. Bedrijven hebben veelal een flinke infrastructuur opgebouwd in het verleden. Een situatie die is ontstaan in een tijdperk zonder internet en waar systemen elkaar nog niet veel nodig hadden om intern goed te functioneren. Veel van de ondersteunende infrastructuur is gekocht om telkens één specifiek systeem te ondersteunen. Door al die losse aankopen ontstaat een zeer inefficiënt gebruik van alle infrastructuur en is er sprake van een structurele overcapaciteit.

IT-organisaties zijn inefficiënt

Geen enkele manager in ons onderzoek geeft dan ook aan dat de IT-organisatie heel efficiënt is. CIO's willen deze inefficiëntie te lijf gaan door te investeren in nieuwe technologie om de infrastructuur beter te benutten. Maar dat is lastig te verkopen, zelfs al is aan te tonen dat vervolgens de beheerkosten dalen. Deze investeringen strijden met business projecten om de krappe budgetten. Een knappe CIO die ‘ koude' technologie verkocht weet te krijgen ten koste van nodig geachte investeringen in businessprojecten.

Dan is er de wet van de remmende voorsprong. Een flink aantal bedrijven ziet zich geplaatst voor een situatie waarbij de systemen die voorheen een strategisch voordeel brachten zijn veranderd in een blok aan het been. Aanpassingen zijn lastig, informatie delen is lastig en de medewerkers die het meeste weten van de systemen lopen tegen de pensioenleeftijd aan. Vervanging is dan nodig, maar dit gaat wel ten koste van de vernieuwingsagenda. Bovendien zit je tijdelijk met dubbele kosten: je huidige systemen moeten wel in de lucht blijven terwijl wordt gewerkt aan de nieuwe generatie systemen. Het is dus verleidelijk om vervanging van oude systemen uit te stellen, ook al is het duidelijk dat dit op de lange termijn een onhoudbare situatie is.

Kosten investeringen IT onzichtbaar
Een dilemma is ook de vraag in wat voor soort oplossing er geïnvesteerd moet worden. Investeer je in eigen systemen, investeer je in standaardpakketten of maak je gebruik van softwarediensten die je betrekt via internet? En investeer je in eigen capaciteit voor je infrastructuur of maak je gebruik van nieuwe oplossingen zoals ‘cloud computing', waarbij je slechts betaalt naar gebruik? Al deze keuzemogelijkheden maken dat het voor CIO's een flinke klus is om bepaalde uitgaven te rechtvaardigen.

Waarom zijn voorzieningen intern zo duur als ze voor een habbekrats buiten de deur te verkrijgen zijn? Security, compliance en de kosten om je te wapenen tegen onvoorziene omstandigheden zijn vaak onzichtbaar voor businessmanagers die zich afvragen waar al dat geld naartoe gaat. Het lijkt of sommige kosten die gemaakt worden om IT te laten draaien weggegooid geld zijn. Maar maakt een bedrijf deze kosten niet, dan is de herstelschade groot en immateriële schade zoals een deuk in het imago komt er dan ook nog eens bij.

Impact IT-toepassingen onderschat
CIO's wijzen dan ook graag op het effect dat IT heeft op het imago van het bedrijf, zowel intern als extern. Bedrijven zullen rekening moeten houden met werknemers die zeer afhankelijk van IT zijn en in de persoonlijke leefomgeving ook steeds vaker technologie gebruiken. Zeker de jongere generatie die is opgegroeid met alle digitale mogelijkheden haakt snel af als bedrijven niet meegaan met de laatste mogelijkheden. Daarnaast wordt de impact van IT-toepassingen nog steeds flink onderschat. De Railpocket, een mobiele computer, heeft de conducteurs van de NS waarschijnlijk meer vertrouwen in hun werkgever gegeven dan welke campagne ook.



Alles bij elkaar genomen vraagt de huidige situatie om de nodige afwegingen. De meeste organisaties werken aan het verlagen van de operationele kosten om zoveel mogelijk ruimte te scheppen voor strategische initiatieven. Soms vraagt dat echter om investeringen. Daar valt moeilijk aan te ontsnappen, want uitstel kan leiden tot een lager niveau van dienstverlening en soms uitval van bepaalde systemen.

Informatie is voor alle bedrijfsonderdelen als zuurstof. Investeringen in IT zijn dan ook de zuurstofkraan van de organisatie. Een manager merkte op: ‘Te laat investeren heeft ons een achterstand opgeleverd die we de komende jaren moeten inhalen.' Kortom, je kunt de hoeveelheid zuurstof wel iets afknijpen, maar de vraag is of je bereid bent om te testen wanneer de kraan iets te lang of iets te strak is dichtgedraaid.

Lees ook:
> Succesvol investeren tijdens de crisis
> Bedrijven bereid om tijdens crisis duurzaam te investeren
> Dossier IT
> ICT-sector heeft imagoprobleem
> Digital Boardroom Trendonderzoek 2009

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 4 | 1 Waardering

White collars working blue

Van knelpunt in uw operationeel proces naar meetbaar en blijvend resultaat? Kijk hoe First Consulting dit samen met uw medewerkers aanpakt. >> Bekijk filmpje

Meer achtergrond artikelen