'Al dat papier is niet meer nodig'

Het product waar Horrell op doelt, dat is Diligent Boards (voorheen Diligent Boardbooks), een digitale oplossing voor het veilig produceren en verspreiden van bestuursstukken. Horrell: ‘Die bank heeft een board van twintig bestuurders en commissarissen, die allemaal verspreid zitten over zuidelijk Afrika. Elke keer als er een vergadering werd gepland, moesten alle stukken worden opgesteld, uitgedraaid en – mind you – pagina voor pagina worden afgestempeld. Op vrijdagavond om 19.00 uur werd iedereen in het hele gebouw aan het werk gezet, om die stukken – honderden pagina’s per stuk – gestempeld te krijgen en ze op tijd rond te sturen. Vandaar dat ze dolblij waren met onze oplossing. We verlosten ze van een boel pijn.’ Het wegnemen van pijn, dat is volgens Horrell de corebusiness van Diligent, vertelt hij in een interview met Charles Honée van Allen & Overy. Horrell is managing director bij Diligent voor Europa, het Midden- Oosten en Afrika. De corporate pain waar Horrell het over heeft, is natuurlijk niet voorbehouden aan de bank in het voorbeeld. Voor talloze organisaties is het een ingewikkeld procedé om belangrijke bestuursstukken foutloos op papier te krijgen en vervolgens die zware pakken papier tijdig en veilig bij de benodigde stakeholders te bezorgen – of het nu bestuurders, commissarissen, juristen of andere adviseurs zijn. Diligent digitaliseert dat proces: gebruikers krijgen een account waarmee ze altijd en overal in een beveiligde omgeving bij de laatste versies van de stukken kunnen – via de computer of, gebruikelijker, de tablet. En dat niet alleen: Diligent heeft een serviceteam van ondersteuners dat 24/7 direct beschikbaar is om gebruikers te helpen met eventuele moeilijkheden. Horrell: ‘Zie ons als corporate aspirine. Wij verlichten de pijn.’

Kunt u iets vertellen over het ontstaan van Diligent Boards?
‘Diligent Boards is begin deze eeuw ontstaan, toen Diligent een verzoek kreeg van een groot Amerikaans bedrijf om een probleem op te lossen. Dat luidde: onze bestuurders en commissarissen werken met zulke grote pakken papier, soms wel vierhonderd pagina’s. Die stukken komen altijd te laat, of moeten op het laatst nog aangepast worden. We leven in een digitaal tijdperk – toen ook al. Kon dat niet simpeler? Ja, natuurlijk. Onze oplossing nam veel van die problemen weg. Om eerlijk te zijn: onze eerste versie werkte via een laptop, een apparaat dat toen – we hebben het over het jaar 2000 – nog behoorlijk groot, zwaar en langzaam was, en vaak een stopcontact nodig had. De gemiddelde leeftijd van bestuurders en commissarissen bij Amerikaanse bedrijven was ook toen algauw 60, dus je kunt je voorstellen dat dat niet altijd makkelijk verliep. Toch: ze gebruikten het, en we groeiden gestaag. Pas toen de iPad op de markt kwam, kwam de grote klapper. Ineens was er een apparaat dat draagbaar is, niet direct aan de stroom hoeft en meteen opstart. Sindsdien zijn we enorm gegroeid. Inmiddels werken wereldwijd zo’n 3.100 organisaties met ons systeem.’

Waar en hoe vindt u nieuwe klanten?
‘Via via. Veel commissarissen zitten natuurlijk in meerdere boards. Neem één van onze klanten, een grote Nederlandse brouwerij. Een commissaris van dat bedrijf zit ook in de raad bij een bedrijf in Frankrijk. Zijn medecommissarissen daar zagen hoe hij bij de Nederlandse brouwer Diligent Boards gebruikt en hoe enthousiast hij is over de voordelen van een elektronische versie ten opzichte van papier. Een paar maanden later informeerde het betreffende bedrijf bij ons naar Diligent Boards. Zo werkt dat. Er is natuurlijk veel board overlap en op een gegeven moment bereik je een kritische massa. Op dit moment rekenen we meer dan de helft van de bedrijven in de AEX tot onze klanten. We bereiken dus veel commissarissen.’

Een commissaris zit vaak in meerdere raden. Heeft hij dan binnen Diligent Boards een aparte bibliotheek voor elke raad?
‘Ja. Als hij in meerdere boards zit, heeft hij voor elke board een aparte ‘silo’ waarin zijn stukken staan opgeslagen. In die silo’s heeft hij niet alleen toegang tot zijn actuele beleidsstukken, maar ook tot een archief en een resource center. Gebruikers kunnen ook terugzoeken in de tijd. Stel dat ik commissaris ben en de komende vergadering gaat over het financieel verslag tot 31 mei. Dan kan ik makkelijk in mijn stukken terugzoeken wat er in de begroting stond die in oktober is opgesteld. Ook kunnen artikelen toegevoegd worden die niet strikt bij de vergaderstukken horen, maar wel interessant zijn voor de te bespreken thematiek. Je kunt binnen één bibliotheek kruisverwijzen, alle informatie doorzoeken, noten en opmerkingen toevoegen en zelfs memo’s opnemen wanneer de tablet beschikt over een microfoonfunctie.’

Heeft dit ook effect op de manier waarop er samengewerkt wordt?
‘Ja, wat opvalt, is dat het de manier waarop de board met informatie omgaat, verandert – en daarmee de dynamiek van de vergaderingen. Eén van onze klanten vertelde me dat zijn board gevraagd had ook de managementrapportage via Boardbooks te kunnen ontvangen en dat het effect daarvan significant was. Om te beginnen verbeterde de kwaliteit van die rapportages aanzienlijk, vanwege het feit dat het management nu wist dat ook de board meelas. Verder beschikte de board over waardevolle informatie, ruim voorafgaand aan de operationele vergaderingen. Met als resultaat dat de board zich nu kan focussen op de overall strategie en het nemen van beslissingen tijdens de vergadering zelf. Samengevat kon de board nu veel strategischer werken – wat ook eigenlijk hun rol was – en hebben de boardleden nu de tijd om rapporten vooraf te lezen, in plaats van dat zij deze op het laatste moment in handen krijgen. En dus, zo vertelden onze klanten ons, ging de kwaliteit van hun vergaderingen omhoog.’

U had het net over de 60-jarige commissaris. Kan die met deze technologie uit de voeten?
‘We trainen iedereen op zijn of haar eigen tempo. Wie al handig is met technologie, heeft misschien tien minuten nodig. Wie wat langzamer is: hooguit een half uurtje. Soms heb je mensen die er nog niet aan willen, maar dat is vaak van voorbijgaande aard. Een voorbeeld. We wilden graag één van de grootste AEX-fondsen van Nederland als klant hebben en waren al drie jaar lang met hen in gesprek daarover. Telkens weigerde it, omdat zij de beveiliging niet goed genoeg vonden. Toen begon wat ik noem ‘de psychologische factor’ mee te spelen. De meeste bestuurders zitten elf maanden per jaar achter een bureau waar ze door een team ondersteund worden en alle informatie krijgen die ze maar willen. Maar één maand per jaar zijn ze op vakantie en hebben ze niemand om zich heen die ze helpt. Na de vakantie komen ze terug en zeggen ze: het is tijd voor een digitale oplossing. Ze zien die bij hun collega’s en willen het ook. Zo is dat grote bedrijf uiteindelijk ook klant geworden. Voor commissarissen die nog steeds ook van papier willen lezen is er natuurlijk ook een oplossing: vanuit onze applicatie kun je de stukken printen, mits de beheerder die functie beschikbaar heeft gesteld.’

Hoe zit het met de beveiliging? Het gaat natuurlijk om zeer vertrouwelijke informatie. Het is voor elk bedrijf het belangrijkste wat ze hebben.
‘Zeker, het zijn de kroonjuwelen. Er zijn twee manieren om daar naar te kijken. Elk risico is relatief: commissarissen zullen die informatie nu eenmaal moeten krijgen. Je kunt ervoor kiezen om alles op papier te doen, maar daarmee geef je in feite alle controle op. Eenmaal de deur uit, is het papier uit beeld. Een tweede optie is e-mail. Veel commissarissen gebruiken gratis providers als Hotmail of Gmail. De beveiliging daarvan is matig. Wij stoppen veel tijd en geld in onze beveiliging. Als bedrijven bij ons komen als potentiële klant, staat het hen vrij om ons systeem te testen. Ter illustratie: een aantal van de grote banken in de wereld werkt met ons systeem. Dus als zij er tevreden over zijn, mag je aannemen dat ook andere bedrijven ermee kunnen werken.’

Wat gebeurt er als een commissaris zijn tablet met al die stukken erop kwijtraakt? Kunnen jullie dat van afstand wissen?
‘In geval van ongeautoriseerde pogingen om toegang te krijgen tot materialen, kunnen gegevens op afstand worden gewist als de toestemmingsfunctie op het apparaat in gebruik is. Daarnaast kunnen we op afstand het wachtwoord veranderen dat nodig is om toegang te krijgen tot die gegevens. Het wachtwoord is versleuteld met 256-bit encryptie, wat een buitengewoon hoog niveau van bescherming biedt. We kunnen dat ook doen als een bestuurder of commissaris om wat voor reden dan ook geen toegang meer mag hebben tot de stukken.’

Hoe is het voor die bestuurssecretarissen om met jullie product te werken? Ik kan me voorstellen dat hun rol ook verandert.
‘Over het algemeen is de secretaris er gelukkiger op geworden. In plaats van tijd te stoppen in al het praktische papierwerk, kan hij zich nu focussen op de kwaliteit van de informatie. Zijn rol wordt belangrijker. Het verschilt natuurlijk per bedrijf en per land hoe groot de rol van de bestuurssecretaris is, maar de creatie en distributie van informatie is overal hetzelfde. Als je dat proces kunt vereenvoudigen, levert dat veel op.’

Hebben jullie een monopolie in deze branche?
‘Nee, er zijn ook anderen. Maar wij hebben twee grote voordelen. Wij verkopen technologie die wordt ondersteund met veel service. Neem het hotel waarin wij elkaar nu spreken. Dat biedt bedden, eten, water – technologie. Maar waar het uiteindelijk om gaat, waarom je hier logeert, is de service. Wij hebben wat we noemen white glove concierges. Vragen of problemen? Wij lossen ze meteen op. 24/7. Zonder wacht-
rijen of moeilijke calls. Password kwijt? Geen probleem, ook niet op zondagavond om 22.00 uur of in een totaal andere tijdzone. Ten tweede: we zijn een groot bedrijf en kunnen daarom veel geld en mensen investeren in het verbeteren van onze technologie. Dat doen we dus continu.’

U maakt tot dusver één product. Daarmee bent u succesvol, maar ook kwetsbaar. Waar liggen voor Diligent de uitdagingen?
‘We willen groter worden in andere Europese landen, bijvoorbeeld Spanje en Duitsland. We zitten er wel, maar er is daar veel groeipotentieel. Maar ook in landen waar we groot zijn, is ruimte. Naast de grote vennootschappen zijn er ook talloze stichtingen, non-profits, gezondheidsorganisaties, corporaties – noem ze maar – die ons product goed kunnen gebruiken. Zoals eerder aangekondigd werken we aan een nieuw product dat we later dit jaar lanceren. Het heet Diligent Teams en zal zorgen voor samenwerking binnen teams.’

U bent een technologiebedrijf. Welke invloed heeft technologie op het zakenleven van de komende jaren, denkt u?
‘Er zijn in mijn optiek twee problemen. Eén: we worden continu overladen met informatie en dat wordt alleen maar meer. Twee: we hebben, paradoxaal genoeg, grote behoefte om veel van die informatie te beveiligen. Vanmorgen nog deed ik een opfriscursus voor mijn personal security. Organisaties en bedrijven zullen steeds meer tijd en geld stoppen in slimme manieren om die twee ontwikkelingen te synthetiseren. Dat is wat we doen bij Diligent. We helpen bedrijven met die overflow van informatie – op een simpele, veilige manier.’

Charles Honée, partner en advocaat bij advocatenkantoor Allen & Overy.

Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 06-07 2015.