Levenslijn

Wijers neemt energie en finance als voorbeeld. Maar denk ook aan bedrijven als AirBnb en Uber, die de horeca- en taxiwereld op hun kop zetten, reuzen als Amazon die de retailwereld blijvend veranderd hebben, of organisaties als Netflix, die een directe strijd aangaan met het traditionele tv-kijken. Dat alles stelt ook nieuwe eisen aan de manier waarop grote bedrijven worden bestuurd, en hoe commissarissen en non-executives dat bestuur begeleiden. Traditioneel bestuur en toezicht leunen voor een belangrijk deel op traditionele faciliteiten: een paar keer per jaar vaste vergadermomenten, met grote pakken papier die kort voor de vergadering bij iedereen in de bus komen, een commissaris of non-executive die zich in weinig tijd door al die informatie heen worstelt om op de vergadering de juiste vragen te kunnen stellen. Het contact verloopt traditioneel en de communicatie is beperkt. Maar ook die manier van sturen en vergaderen verandert onder invloed van technologische en zakelijke ontwikkelingen.

NU, NU, NU
Neem communicatie. Bij élk aspect van communicatie verwachten we tegenwoordig immediacy. Of het nu gaat om een e-mail, een sms, een app-bericht, een tweet of Facebook-update: tussen het moment van zenden en ontvangen zit nauwelijks tijd, en als zender verwachten we een snelle – zo niet directe – respons van de ontvanger. Tien jaar geleden verstuurden we ook wel eens een e-mail, maar verwachtten we geen snelle reactie. Tegenwoordig, nu iedereen zijn e-mail in zijn broekzak of zelfs om zijn pols heeft, is een paar uur wachten op respons al lang. Communicatie is direct, onmiddellijk en permanent; het gaat 24/7 door. Deze directe communicatie kan al snel zorgen voor information overload; te veel informatie die te snel verwerkt moet worden.

KLEITABLETTEN
Een andere ontwikkeling die de afgelopen jaren is doorgezet, heeft te maken met de stijl van besturen en zakendoen. Een paar decennia geleden werden veel non-executive directors nog beschouwd als nauwelijks benaderbaar, niet voor buitenstaanders maar ook niet voor bestuurders. Een boardmeeting was een formele uitwisseling van gedachten, waarin mr. en mrs. Director hun zegje konden doen. Zonder voor álle grote bedrijven te willen spreken, heb ik de indruk dat de stijl van vergaderen en communicatie losser wordt – er is meer sprake van peer to peer contact tussen bestuurders en non-executives. Het is tweerichtingsverkeer. In plaats van de kleitabletten waarop vier keer per jaar alle relevante cijfers werden gekerfd, om voorgelegd te worden aan de non-executives, is er nu een veel horizontalere uitwisseling van informatie tussen bestuur en toezichthouders.

OPGEBLAZEN FUTILITEITEN
Die twee ontwikkelingen hangen natuurlijk met elkaar samen. Omdat technologie het mogelijk maakt om snel over complexe zaken te kunnen communiceren zonder dat daar pakken papier of archaïsche apparaten als faxmachines voor nodig zijn, worden de traditionele hiërarchische barrières tussen bestuurders en non-executives kleiner. Dat zal bovendien ook wel moeten, want in deze tijden van snelle ontwikkelingen en mediahypes kunnen boards maar beter flexibel zijn en in staat worden gesteld om snel te reageren. Via social media kan een ogenschijnlijke futiliteit zomaar opgeblazen worden tot een serieuze corporate imagokwestie, die schadelijk kan zijn voor alle stakeholders. Voor boards is het dan noodzakelijk om snel en doeltreffend te reageren.

GEEN KEUZE
Maar ook op ander gebied kunnen boards niet meer zonder een snelle en veilige manier van communiceren. Denk aan het emissieschandaal bij Volkswagen: reken maar dat executives en non-executives een directe en streng beveiligde manier hebben om met elkaar informatie uit te wisselen. De voltallige board zal continu willen weten wat er speelt, wie waar mee bezig is en wat de volgende tien stappen zullen zijn. VW is daarin niet de enige: je hoeft maar een financiële krant open te slaan om te zien waar grote bedrijven mee bezig zijn – een winstwaarschuwing hier, een nakende fusie daar – om je te realiseren dat de betreffende bestuurders en commissarissen permanent op de hoogte willen zijn van de laatste kwesties. In deze tijden kun je als board member niet anders.

ANGST EN TWIJFELS
De technologie van een dedicated board portalsysteem is daarbij een uitkomst. Een simpel, gebruiksvriendelijk maar bovenal veilig systeem waarmee bestuurders, commissarissen en andere betrokken partijen op het hoogste niveau informatie kunnen uitwisselen. Bij de top van veel bedrijven is vaak nog wel enige schroom om over te stappen op zo’n digitale board portal-oplossing waarin de informatie digitaal en 24/7 kan worden uitgewisseld. Er zijn twijfels over de veiligheid, niet alle bestuurders en commissarissen zijn even handig met moderne communicatiemiddelen en men is bang voor gedoe bij het overstappen naar een nieuw systeem. Die twijfels zijn reëel, maar niet nodig. Om met de veiligheid te beginnen: de board portal-oplossing die Diligent heeft ontwikkeld, gebruikt sterke encryptie. Alleen de cliënt bepaalt wie toegang krijgt, met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens worden buiten het bedrijf opgeslagen: geen risico op nieuwsgierige it’ers die de boardnotulen over een aanstaande overname op een usb-stick willen opslaan om te verkopen aan geïnteresseerde partijen. Technologie kan intimiderend zijn voor wie er niet mee is opgegroeid, maar daarin is een grote sprong gemaakt met de ontwikkeling van de tablet, de iPad van Apple voorop. De bediening is intuïtief, net als de software die bij de board portal-solution hoort. Voor wie ondanks de voordelen van digitale informatie liever van papier leest, is er ook een simpele oplossing: de stukken kunnen gewoon geprint worden, als de beheerder van de board portal dat zo heeft ingesteld.

OPLOSSINGEN
Om snel te kunnen handelen in de wereld van vandaag, met alle technologische ontwikkelingen en uitdagingen op strategisch gebied, moeten bestuurders en non-executives op een laagdrempelige maar vooral veilige manier met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Gelukkig biedt diezelfde technologie die businesses wereldwijd uitdaagt, ook de nodige oplossingen voor effectieve en veilige board-communicatie.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 01 2016.

Charlie Horrell is managing director EMEA bij Diligent.