Slimmer werken en leven met informatie

Auteur: Gastauteur | 14-09-2009

Gastauteur Guus Pijpers: De informatieberg groeit maar door. Het wordt daarom steeds belangrijker om de juiste informatie te selecteren en deze beter te onthouden, zodat je slimmer kunt werken en leven. Hoe houd je meer tijd over voor dingen die er echt toe doen?

De laatste jaren zien we een explosie van informatie door een betere toegang, vooral door het internet. Maar het internet toont alleen vrij beschikbare informatie. Alle gegevens die binnen organisaties of bij mensen thuis zijn opgeslagen, kun je voorlopig nog niet bekijken. En dan hebben we het nog niet over de informatie die mensen in hun eigen digitale geheugen, hun hersenen, hebben opgeslagen. We kunnen daarom met grote zekerheid zeggen dat de informatieberg alleen maar groeit, meer dan we kunnen voorspellen.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze worden overladen met informatie. Sommigen worden er zenuwachtig en gespannen door. Ze zijn kortaangebonden omdat anderen bepalen wat zij krijgen of moeten weten. Ze ervaren een sterk verlies van concentratie, een te hoog stressniveau, verhoogde intolerantie en schuldgevoelens omdat ze nog zo veel moeten lezen. Het belangrijkste gevolg is dat mensen gewoon informatie gaan missen: ze selecteren uit die grote hoeveelheid de verkeerde zaken, vaak onbewust.

Maatregelen
Maar welke informatie moeten we dan wel weten? Wat moeten we onthouden, wat kunnen we vergeten? Wanneer we goed met informatie kunnen omgaan, kunnen we meer waarde uit ons leven halen. Het is immers de mens die de mogelijkheid bezit om van informatie wijsheid te maken.
Slimmer worden betekent dat je bewuster omgaat met de informatie die je moet kiezen uit het grote aanbod, hoe je dat doet en wat je moet opslaan in je geheugen. Slimmer worden betekent ook keuzes maken wat je wilt weten en vooral wat je moet weten. Het is nu al niet meer mogelijk om alle kennis tot je te nemen over een bepaald onderwerp. Je leven is daarvoor eenvoudig te kort.

Informatieselectie
Sommige mensen selecteren slechts een paar informatiebronnen. Zo ken ik een manager die alleen een economisch tijdschrift en een gerenommeerd dagblad leest. Zijn stelling is dat het belangrijkste nieuws voor hem in die twee bronnen staat. Hij vertrouwt sterk op de mensen om hem heen voor ander nieuws. Zij kennen hem en weten waarin hij is geïnteresseerd. Bovendien kun je jouw omgeving ook actief vragen of ze nog iets interessants hebben gehoord, zo stelt hij.

Informatiegebieden
Kies ook je informatiegebieden zorgvuldig. Ga continu na waar je meer dan gemiddeld over geïnformeerd wilt blijven. Kies welke informatie je nuttig vindt om te leren en welke informatie je kunt overslaan. Pas al je informatiebronnen daarop aan. En als iets je niet meer interesseert, gooi je alle informatie weg. Of je snoeit eerst flink en bergt de rest goed op. De belangrijkste informatie voor jou geeft antwoord op de vraag welke informatie de grootste invloed of effect heeft op wat jij nu doet.

Feedback
Veel managers hebben een secretaresse of persoonlijke assistente. Die neemt vaak een groot deel van het administratieve werk uit handen van die manager. Toch gaat de communicatie tussen hen beiden uit van impliciete veronderstellingen. Zelden wordt nagegaan of wensen, eisen en verwachtingen juist en nog steeds actueel zijn. Zo vroeg ik eens aan een lid van de Raad van Bestuur het volgende: ‘Hoe vaak stem je de criteria met je secretaresse af op grond waarvan zij informatie naar jou doorlaat?' Hij begreep direct de bedoeling van mijn vraag. Bij mijn volgende bezoek bedankte die secretaresse mij. Ze wisten nu beter van elkaar welke informatie ze beiden echt nodig hadden voor hun werk.

Slaap je slim
Slaap er eens een nachtje over, zeggen we vaak. De herstellende functie van de slaap is welbekend. Zeker als je overdag veel indrukken hebt opgedaan, is een goede nachtrust noodzakelijk. De hippocampus speelt de informatie die we overdag hebben ontvangen nogmaals af, vermengt deze met eerdere ervaringen en slaat de herinnering weer op.

Slimmer met mensen
Zeg vaker: ‘Dat is niet voor mij!' en ‘Ik heb genoeg gehad.' Leer beter om informatie te negeren. Alleen informatie die je echt interesseert en die je echt wilt onthouden laat je toe. Slimmer met informatie omgaan is vooral jezelf verbinden met mensen. Woodrow Wilson, de 28ste president van de Verenigde Staten, zei het al ‘Ik gebruik niet alleen alle hersenen die ik heb, maar ook alle die ik kan lenen.'

Guus Pijpers is Managing Director van Acuerdis. Hij helpt mensen slim en effectief met informatie om te gaan. Daarnaast is hij als Associate Professor in Information Behavior verbonden aan TiasNimbas Business School te Tilburg.

Het artikel is gebaseerd op zijn recente boek, Slaap je slim! Hoe win je tijd zonder iets te missen, uitgeverij Nieuw Amsterdam, ISBN: 978-90-468-0550-3

Lees ook:
> Hoe te wapenen tegen de huidige informatie overload?
> Succesvol zijn verlangt goede nachtrust
> Media. Heeft u er wel tijd voor?
> Ban stress uit je leven