Happy Building Syndrome
In de satirische film Office Space (1999) werkt de jonge Peter Gibbons als programmeur bij een stoffig softwarebedrijf. Hij heeft het er totaal niet naar zijn zin. Een van de redenen daarvoor is zijn behoorlijk deprimerende werkomgeving. Een grijs en grauw kantoor, waar iedereen zich achter zijn eigen cubicle verschuilt, er bijna geen interactie is met collega’s en de hoge bazen in afgesloten ruimtes beslissingen nemen voor de rest. Office Space maakt het kantoorleven op vrij ongenuanceerde wijze belachelijk, maar er zit zeker een kern van waarheid in. Er bestaat namelijk wel degelijk een verband tussen de werkomgeving en de betrokkenheid van werknemers bij hun werk en hun werkgever.
ONBEKENDE FACTOR
Volgens een rapport van onderzoeksbureau Gallup voelt vierentwintig procent van de ruim 1.3 miljard fulltime werknemers wereldwijd zich niet betrokken bij zijn of haar werk. Dat is bijna twee keer zoveel als de dertien procent die aangeeft wel tevreden te zijn. Is dat erg? Wel als je bedenkt dat – nog steeds volgens Gallup – ongemotiveerde werknemers niet alleen hun eigen werk verwaarlozen, maar ook het werk van hun collega’s ondermijnen en daarmee uiteindelijk de doelstellingen van de organisatie. Ontevredenheid over het werk kan allerlei oorzaken hebben: van inhoudelijke factoren en de relatie met collega’s en management, tot de doorgroeimogelijkheden en secundaire voorwaarden. Maar een tot nu toe weinig onderzochte, maar ook belangrijke factor, is de tevredenheid over de werkomgeving. Terwijl de fysieke omgeving invloed heeft op de manier waarop mensen denken, zich voelen en presteren in hun werk. Of, zoals Winston Churchill ooit zei: ‘First we shape our buildings, thereafter they shape us.’ Toch wordt de fysieke werkomgeving door leidinggevenden nog te vaak sec gezien als ‘een plek waar wordt gewerkt’ in plaats van een omgeving waar werknemers worden geïnspireerd en elkaar inspireren. Dankzij het nieuwe werken kan iedereen tegenwoordig overal en nergens werken. Dat is geweldig, maar mensen blijven sociale wezens, die bij elkaar moeten komen om te leren, samen te werken, elkaar te inspireren en te innoveren. De juiste werkomgeving kan werknemers helpen om het beste uit zichzelf en hun werk te halen.
TEVREDEN EN BETROKKEN
In opdracht van Steelcase deed onafhankelijk marktonderzoeksbureau Ipsos onderzoek onder 12.480 werknemers in zeventien landen op vier continenten, met als centrale vraag: bestaat er een verband tussen tevredenheid over de werkomgeving en de betrokkenheid bij het werk? Wat blijkt: er bestaat wel degelijk een verband en opvallend genoeg is dat in alle landen hetzelfde. Werknemers die tevreden zijn over hun werkomgeving, voelen zich ook het meest betrokken bij hun werk. Omgekeerd zijn werknemers die ontevreden zijn ook het minst betrokken bij hun werk. Een belangrijke factor in die tevredenheid zit ’m in de controle die men ervaart over zijn of haar werk. Werknemers met de hoogste mate van betrokkenheid zijn de mensen die de meeste controle hebben over waar en hoe ze werken. Deze groep beschikt over ruimtes waar ze zich goed en makkelijk kunnen concentreren, en over ruimtes waar ze alleen en met collega’s kunnen werken. Het ‘slechte’ nieuws is dat wereldwijd maar dertien procent van de ondervraagden tot deze groep van zeer tevreden en sterk betrokken mensen behoort. Aan de andere kant van het spectrum is elf procent zeer ontevreden en sterk ongemotiveerd. In Nederland blijken de uitersten kleinere groepen te zijn: slechts zeven procent spreekt zich uit als zeer tevreden en sterk betrokken, maar daartegenover staat dat ook maar vijf procent van de ondervraagden antwoordt zeer ontevreden te zijn. De grootste groep zit dus in het midden – en daar valt de winst te behalen. Op basis van de onderzoeksresultaten formuleerde Steelcase drie wereldwijd relevante strategieën om een werkomgeving te creëren die rekening houdt met de invloed op de betrokkenheid van werknemers.
1. Begin met de basics
Kleine zaken kunnen samengevoegd een grote impact hebben. Als er te veel basisfactoren niet in orde zijn, leidt dit werknemers af en kan het tot ontevredenheid leiden. Deze basisfactoren zijn onder andere: - Licht - Geluid - Temperatuur - De mogelijkheid om meubilair individueel in te stellen - Vrijheid om ruimte persoonlijk te maken - Ruimtes voor sociale interactie Door voldoende aandacht te besteden aan de basisfactoren, kunnen organisaties een aantal frustraties vermijden en laten zien aan hun werknemers dat ze om hen geven. Maar daar mogen organisaties het niet bij laten. Bedrijven doen er goed aan om omgevingen te creëren waar aan de sociale en emotionele behoeften wordt voldaan. Waar werknemers met andere woorden: - Hun ideeën openlijk kunnen delen - Zich thuis en betrokken voelen bij het bedrijf - Hun werk en dat van hun team kunnen etaleren - Toegang hebben tot actuele informatie binnen het bedrijf - Laagdrempelig kunnen communiceren
2. Creëer een ecosysteem van keuzevrijheid
Zoals uit het onderzoek blijkt, zijn werknemers die de meeste keuzevrijheid ervaren binnen hun werkomgeving ook het meest betrokken. Om die keuzevrijheid te verwezenlijken, zijn deze vier principes van belang: - Variatie in ruimte. De werkomgeving moet ruimtes bieden waar men zowel individueel als in teamverband kan werken. Een vast bureau of kantoor is prima, zolang er ook ruimtes zijn die voor iedereen beschikbaar zijn; - Ruimte voor beweging. De werkomgeving moet de mogelijkheid bieden om niet alleen ergonomisch verantwoord te zitten, maar ook te staan, relaxen en rondlopen. Beweging is essentieel voor zowel de fysieke als de mentale gezondheid; - Contactpunten. Mensen moeten makkelijk met elkaar in contact kunnen komen. Niet alleen fysiek, maar ook met werknemers aan de andere kant van de wereld, bijvoorbeeld door videoconferenceruimtes; - Ruimte voor privacy. Open werkruimtes zijn geweldig, maar alle werknemers hebben momenten dat ze behoefte aan privacy hebben. Afgesloten werkruimtes zijn daarom ook onmisbaar, om moeilijke taken uit te voeren of juist even te ontspannen.
3. Optimaliseer het fysieke, mentale en emotionele welzijn
Uit het onderzoek blijkt dat verschillende dimensies van welzijn impact hebben op de betrokkenheid van werknemers. Deze drie dimensies (fysiek, mentaal en emotioneel) zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en het verwaarlozen van de ene dimensie, kan problemen in de andere dimensie veroorzaken. - Fysiek. Zorg dat werknemers de hele dag door worden gestimuleerd om te bewegen. Het continu zitten kan leiden tot serieuze fysieke klachten, zoals obesitas en hartproblemen. Directere gevolgen van een gebrek aan beweging zijn onder andere een gebrek aan energie en onvermogen om problemen op te lossen; - Mentaal. De invloed van licht, geluid en andere omgevingsfactoren op het mentaal presteren van werknemers is evident. Lichte, open ruimtes zorgen voor meer alertheid, evenals een demping van geluid. Aan de andere kant werken kleine ruimtes met relatief lage plafonds weer beter voor het uitvoeren van specifieke concentratietaken; - Emotioneel. Mensen die het gevoel hebben een wezenlijke connectie met collega’s te hebben, voelen zich eerder betrokken bij hun werk en lopen minder kans op stress. Creëer een omgeving waarin mensen zich vrij voelen om kennis en vragen te delen, en waar een optimistische sfeer hangt.
STRATEGISCHE SUCCESFACTOR
Om meer betrokkenheid van werknemers te genereren, zijn inzicht, investeringen en duurzame oplossingen nodig. Want alleen bij het strategisch inzetten van de werkomgeving als succesfactor wordt het beste talent aangetrokken, de competitie verslagen en winst op de lange termijn behaald. Gelukkig groeit ook in de boardroom het besef dat het creëren van de juiste werkomgeving een essentiële rol speelt bij het vergroten van deze betrokkenheid.
Paul Zuidema
Regional Vice President Global Client Collaboration EMEA bij Steelcase.
Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope nummer 10 2015.