Microsoft: In 5 stappen naar een betere werkplek

Auteur: Gastauteur | 13-01-2010

Door gastauteur Ben Kuiken: Sinds vorig jaar krijgt Microsoft Nederland wekelijks honderden bezoekers per week op het nieuwe hoofdkantoor op Schiphol. Allemaal bestuurders en IT-managers die willen weten hoe zij het nieuwe werken moeten invoeren. De eerste les die ze krijgen: vergeet de techniek.

Waar het precies begon, is niet helemaal duidelijk. Sommigen binnen Microsoft geven de eer aan Bill Gates, die in 2005 een white paper schreef getiteld The New World of Work. De medeoprichter van Microsoft beschrijft daarin een visie op hoe werk zich in de komende decennia zal ontwikkelen, waarbij samenwerking, internet en telewerk een steeds belangrijker rol zullen spelen.

Microsoft Nederland
Waar de ontwikkelaars van het softwarebedrijf deze visie vervolgens vertaalden naar nieuwe producten of nieuwe versies van bestaande producten, gingen de microsofties in Nederland nog een flinke stap verder. De software die Microsoft en andere IT-bedrijven produceren, maakt het namelijk al langere tijd mogelijk om thuis te werken, bijvoorbeeld om de files te vermijden en wat meer tijd aan het gezin te besteden.

De praktijk valt tegen
Maar in de praktijk kwam daar weinig van terecht. De aanwezigheidscultuur was ook bij Microsoft daarvoor te sterk: wie om vier uur voor de files uit naar huis wilde vertrekken, kon ook hier rekenen op de bekende snerende opmerking (‘nemen we de middag vrij?') of veroordelende blikken. Tegelijkertijd maakt nieuwe technologie als smartphone en internet het wel mogelijk om ook 's avonds of in het weekend door te werken.

Grotere werkdruk
Wat er dus gebeurde, was dat medewerkers alsmaar meer gingen werken. Hierdoor kwam bij sommige medewerkers de balans tussen werk en privé ernstig in gevaar. Het is de verdienste van de Nederlandse directeur van Microsoft, Theo Rinsema, dat hij vervolgens het lef heeft gehad om dit dilemma op te pakken. Naast zijn zorgen over de work life-balans van zijn medewerkers, realiseerde Rinsema zich dat wilde Microsoft interessant blijven voor de nieuwe MSN generatie hij ze meer ruimte moest geven. Niet alleen qua tijdsindeling, maar ook in het gebruik van communicatiemiddelen als chat of Facebook.

Nieuw kantoor
Rinsema had tenslotte het geluk dat zijn organisatie een nieuw kantoor mocht inrichten, waar hij zijn ideeën ook fysiek kon vormgeven. Sinds de opening van dit kantoor op Schiphol in de zomer van 2008 komen hier wekelijks honderden bezoekers vanuit de hele wereld kijken hoe Het Nieuwe Werken eigenlijk werkt. Bij deze vijf praktische adviezen over hoe u binnen uw bedrijf dit Nieuwe Werken ook voortvarend kunt oppakken.

1. Begin met de visie
Vergeet de techniek, vergeet het gebouw: begin met een visie. Waar wilt u heen met uw organisatie. Of: waartoe is deze tent op aarde? Dat klinkt misschien allemaal nogal zweverig of juist erg voor de hand liggend, maar veel organisaties vergeten deze eerste belangrijke stap. Dat wil zeggen: de directie voert deze exercitie vaak nog wel uit, maar vergeet deze vervolgens te delen met de medewerkers. En dan bedoelen we niet meedelen, maar écht delen. Het moet in de haarvaten van de organisatie zitten, want uw medewerkers staan elke dag aan het front en zullen de visie voor u moeten uitdragen en verwezenlijken.

Geen aanwezigheid, maar output
Bovendien worden ze bij het nieuwe werken niet langer gestuurd op aanwezigheid, maar op output. Dan is het natuurlijk wel zaak dat ze weten wat er van ze verwacht wordt en hoe hun bijdrage past in het grotere geheel. De visie die Microsoft Nederland uitdraagt is dat het een showcase wil zijn van het nieuwe werken. Het bedrijf wil laten zien dat de bestaande software heel veel mogelijkheden biedt om online samen te werken en telewerken, maar dat daarvoor een omslag in de bedrijfscultuur en manier van aansturen nodig is.

2 Geef vertrouwen
Het begint (en eindigt) met vertrouwen. Als dat ontbreekt, vergeet het nieuwe werken dan maar. Dan komt er niets van terecht, en leidt het zelfs alleen maar tot frustraties. Nog zo'n open deur, maar de harde realiteit is dat dit vertrouwen in misschien wel 90 procent van de organisaties ontbreekt. De meeste organisaties, en eigenlijk de hele maatschappij, is namelijk ingericht op wantrouwen.

Controles en boetes
We gaan er bij voorbaat vanuit dat de medewerker er de kantjes vanaf loopt, de burger zich onverantwoord gedraagt en iedereen een potentiële crimineel is. We stapelen controle op controle en boetes op waarschuwingen. Het vervelende hiervan is dat het een self-fullfilling prophecy wordt. Als we medewerkers behandelen als kleine kinderen, dan gedragen ze zich ook zo. Als je ze loslaat, blijken ze ineens zelfstandig te kunnen denken en beslissingen te nemen. Hé, dat is gek!

Middenmanagers bepalende factor
Meestal zijn de middenmanagers hierin de bepalende factor. Zij zijn opgegroeid in een systeem van sturen op aanwezigheid: als ze hun mensen maar achter hun bureau zien zitten, hebben ze het gevoel dat hun afdeling draait. Nu moeten ze leren te sturen op output. En dat is lastig. Bij Microsoft hebben ze de aanwezigheidcultuur ondermeer proberen te doorbreken door het te gaan hebben over het fysieke minimum. Rob Elsinga, directeur Information Worker: ‘Dat is de tijd die je als team of afdeling fysiek bij elkaar moet komen om effectief te kunnen zijn. De rest van de tijd ben je dan vrij om zo te besteden als jij denkt dat goed is.'

3 Geef het goede voorbeeld
Theo Rinsema, directeur van een organisatie van ongeveer 800 man, heeft in het nieuwe kantoor van Microsoft geen eigen kamer meer. Hij moet, net als al die andere medewerkers, gewoon 's ochtends een plekje zoeken aan een van de grote tafels, loungestoelen of stilte werkplekken. Voor veel bestuurders die het kantoor bezoeken, is dit duidelijk een brug te ver. Ze willen best flexibele werkplekken invoeren (dat bespaart ze namelijk flink wat geld aan kantoorkosten), maar aan hun eigen hoekkamer met vijf ramen op de bovenste verdieping van het hoofdkantoor wordt niet getornd. Stel je voor.

Geloofwaardigheid
Maar hoe geloofwaardig ben je als bestuurder als je je medewerkers allerlei privileges afpakt (de eigen werkplek met de foto van het gezin en andere memorabilia), terwijl je zelf vasthoudt aan je eigen werkkamer? Natuurlijk valt er veel voor een eigen werkkamer te zeggen, want als bestuurder voert u veel gesprekken die soms behoorlijk vertrouwelijk kunnen zijn. Maar zou dat niet net zo goed in een van de overlegruimtes kunnen? Gewoon even reserveren bij het maken van de afspraak en klaar. Ook dat is het nieuwe werken.

4 Zo gaan we met elkaar om
Een groot deel van onze werktijd (8 uur) wordt verspild. Dat begint 's ochtends in de file (heen en terug, 2 x 30 minuten), zet zich voort bij het lezen en afhandelen van de mail (waarvan minimaal de helft onzin of niet relevant = 1 uur), bereikt zijn piek tijdens inefficiënte vergaderingen (1 uur) en gooit verder roet in het avondeten bij het zoeken naar informatie of personen (nog een uur). En dan hebben we het nog niet over ‘nuttige' verspilde tijd zoals het gesprekje bij de koffieautomaat of het pisbakkenoverleg.

Handige technologie
Gelukkig is er allerlei technologie die het kantoorleven een stuk efficiënter kan maken. Ga om te beginnen chatten in plaats van mailen. U kunt uw vraag dan rechtstreeks stellen aan de persoon die het antwoord weet. Die moet u dan wel kunnen vinden, maar daarvoor bestaan uitstekende online smoelenboeken die steeds meer op bekende netwerken als LinkedIn gaan lijken. Zorg dat vergaderingen kort en efficiënt zijn en dat alle relevante stukken en actiepunten minimaal twee dagen van tevoren online beschikbaar zijn.

Na de files naar huis
Werk eerst een uurtje thuis en ga pas na de files naar kantoor. Microsoft, maar ook andere bedrijven, hebben hier uitstekende programma's voor, maar het staat of valt bij hoe ermee wordt omgegaan. Maak daar dus onderling afspraken over. Maak het niet te ingewikkeld, maar bespreek het wel met elkaar. U zult zien: opeens heeft u wel tijd voor dat boek of voor de zwemles van uw zoontje.

5 Zorg voor de juiste middelen
Dit is tenslotte een ICT-special en Microsoft een IT-bedrijf, dus laten we de technologie niet helemaal vergeten. Doorgaans zijn dit echter niet de state of the art-toepassingen, maar gewone huis-, tuin- en keukenoplossingen die al jaren bestaan en ook volop worden gebruikt door uw kinderen. Zoals chat (of MSN, Skype of welk programma u daar ook maar voor wenst te gebruiken).

LinkedIn& Twitter
Of wat te denken van LinkedIn, wiki's, blogs en Twitter: ook die zijn vaak, eventueel met een kleine aanpassing, prima intern te gebruiken. Met een webcam die tegenwoordig bijna standaard in een laptop zit, kun je prima op afstand overleggen met een collega. In Outlook is het al jaren mogelijk om je agenda bij te houden en te delen met je collega's. Dus weinig nieuws onder de zon en ook hier gaat het er vooral om hoe je er gebruik van maakt en mee omgaat. Waar veel bedrijven mee worstelen is de beveiliging: hoe voorkom je dat allerlei bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen?

Afschermen netwerk
Het netwerk is vaak nog wel af te schermen, maar hoe ga je om met de informatie die medewerkers soms onbewust prijsgeven op LinkedIn, FaceBook of Twitter? Bewustwording is ook hier het devies, dat u kunt bevorderen door trainingen en elkaar erop aanspreken. Helemaal voorkomen wordt echter lastig. Overigens had Microsoft toen het een jaar geleden zijn nieuwe kantoor betrok wel het nieuwste van het nieuwste op het gebied van telefonie. Niemand heeft namelijk meer een vaste telefoon, maar iedereen belt via zijn laptop. Maar dat was vorig jaar: inmiddels is ook dat al weer de gewoonste zaak van de wereld.

Lees ook:
> 'Helft Nederlanders wil thuis werken'
> Vertrouwenscrisis: op zoek naar een nieuw evenwicht
> Weg met de sociale 'prikklok' controle
> De impact van ICT
> Viva Bill Gates