Nederlandse werkgevers niet klaar voor workshifting

Auteur: Peter van Leest | 16-07-2012

Nederlandse werkgevers niet klaar voor workshifting

Nederlandse werkgevers lopen achter op de wereldwijde trend van workshifting – een manier van werken die volledig mobiel is en verder gaat dan flexwerken. Toch zijn er genoeg redenen om workshifting te omarmen.

De vaste werkplek met dito pc domineert sinds begin jaren tachtig het kantoorbeeld, maar is inmiddels op zijn retour: dat steeds meer medewerkers geen vast bureau meer hebben en elke dag een werkplek uitkiezen die past bij het project waar op dat moment aan gewerkt wordt, is inmiddels geen nieuws meer. De flexwerkplek – ondersteund door de opkomst van mobiele apparaten als de laptop en tablet – is  echter pas het begin van de overgang naar een manier van werken die volledig mobiel is en dus losstaat van een locatie of tijd. Dit wordt ook wel workshifting genoemd: medewerkers kunnen niet alleen op kantoor gebruikmaken van hun mobiele apparaten, maar ook daarbuiten én onafhankelijk van het IT-systeem.

Om een voorbeeld te geven: de e-mail binnenhalen op je BlackBerry kan al jaren. Maar een werknemer die echt volledig mobiel is uitgerust, heeft ook toegang tot bedrijfssystemen op zijn mobiele apparaat, denk aan ERP-software of de klantendatabase. De technologische ontwikkelingen zijn al zover dat medewerkers het bureaublad dat ze zijn gewend van kantoor op hun mobiele apparaat kunnen oproepen; na de inlog verschijnt bijvoorbeeld je Windowsomgeving op je iPad, compleet met toegang tot alle bedrijfsapplicaties en bestanden.


DISCREPANTIE
Opvallend genoeg zijn het met name medewerkers (en niet de werkgevers) die de transitie van de vaste werkplek naar workshifting stimuleren. Dat komt door het toenemende gebruik van privéapparaten op de werkvloer – ook wel bring you own (BYO) genoemd. Volgens onderzoek dat Vanson Bourne in opdracht van Citrix uitvoerde, zijn medewerkers nergens ter wereld als in Nederland zo bereid om hun eigen smartphone, laptop of tablet mee te nemen naar het werk en te gebruiken op de werkvloer. Negen op de tien werknemers heeft daar behoefte aan, volgens het onderzoek. Hoe graag werknemers het ook willen; Nederlandse werkgevers blijken iets behoudender te zijn met het inrichten van mobiele werkplekken. Sterker nog: volgens onderzoek van Vanson Bourne lopen we hierin zelfs achter op andere westerse landen. Twee op de drie Nederlandse organisaties uit het onderzoek heeft een flexibele werkomgeving ingericht voor zijn werknemers. Wereldwijd ligt dat percentage hoger: gemiddeld tachtig procent. Er is dus een discrepantie tussen de wens van medewerkers en de bereidwilligheid van managers. Werkgevers vinden het prima als medewerkers hun privéapparaten meenemen naar de werkvloer, maar het daadwerkelijk inrichten van een mobiele werkplek is nog vaak een brug te ver. Toch zijn er redenen om workshifting wél te omarmen, die ook de business verder kunnen helpen.


GROEI
Een nieuw kantoor openen of een bestaande vestiging uitbreiden is gemakkelijker als je niet vastzit aan een traditionele IT-infrastructuur, waarin iedere werknemer een pc nodig heeft die via een kabel is verbonden aan het bedrijfsnetwerk en waarop software handmatig moet worden geïnstalleerd. De technologische ontwikkelingen zijn al lang zover dat een medewerker vanaf elk mobiel apparaat overal toegang kan krijgen tot zijn bestanden, programma’s en zelfs complete besturingssystemen met zijn gepersonaliseerde desktop. Dat maakt de drempel om uit te breiden net iets minder groot.


BALANS
Werknemers die altijd en overal kunnen werken, hebben meer invloed op hun balans tussen werk en privé. Daar zijn wel wat voorwaarden aan verbonden; als de bedrijfscultuur nog steeds dicteert dat medewerkers veertig uur per week op kantoor moeten zijn (in plaats van dat mensen worden afgerekend op het resultaat van hun werk), dan zal workshifting weinig bijdragen aan een betere balans.


AANTREKKEN VAN GOED PERSONEEL
De schaarste op de arbeidsmarkt zal de komende jaren steeds groter worden. Door de vergrijzing wordt met name de slag om pas afgestudeerde medewerkers belangrijk. En dat is nu precies het deel van de beroepsbevolking dat gevoelig is voor flexibel werken en het gebruik van de nieuwste technologie. Bovendien hebben organisaties door workshifting toegang tot een grotere geografische doelgroep: ook kandidaten die verder dan een uur rijden of treinen van kantoor wonen worden aantrekkelijk. Zij hoeven immers niet elke dag naar kantoor te komen.


BESPAREN OP AIRMILES EN KANTOORHUUR
Iedereen die in een internationale omgeving werkt, weet hoe moeilijk en kostbaar het is medewerkers en klanten uit verschillende landen bij elkaar te brengen. Niet zelden zijn mensen veel langer onderweg dan de tijd die het kost om daadwerkelijk een meeting bij te wonen. Workshifting houdt niet alleen in dat bedrijfsgegevens kunnen worden gedeeld met medewerkers waar ook ter wereld, maar maakt ook virtuele meetings mogelijk waarbij deelnemers tegelijkertijd presentaties of video’s bekijken. Workshifting bespaart niet alleen op reiskosten, maar ook op het aantal vierkante meters dat een organisatie nodig heeft.


DICHTER BIJ JE DOELGROEP
Het flexibel kunnen inzetten van personeel op allerlei locaties kan een bedrijf een belangrijk voordeel geven ten opzichte van concurrenten. Denk aan een multinational die medewerkers kan stationeren in de buurt van belangrijke prospects, waardoor ze minder reistijd kwijt zijn en beter contact kunnen onderhouden. Ook maakt workshifting het eenvoudiger om een kantoor te openen buiten de landsgrenzen.
Workshifting brengt medewerkers ook letterlijk dichter bij klanten. Denk aan een consultant die onsite bij een klant kan werken om extra ondersteuning te bieden of een salesmedewerker die op een beurs rechtstreeks orders kan verwerken.


VERMINDEREN VAN IT-RISICO'S
Een steeds groter deel van het werk van medewerkers speelt zich online af. Dat maakt het risico op uitval ook groter: een storing op de bedrijfsserver, in het netwerk of bij de telecomprovider kan enorme kosten en omzetverlies met zich meebrengen. Het centraal leveren van data vanuit een datacenter aan gebruikers kan het risico op storingen aanzienlijk verminderen.
Dat lijkt misschien tegenstrijdig: hoe kan het leveren van data over een bedrijfsnetwerk veiliger zijn dan het opslaan en bewerken van gegevens op een traditionele pc? Het verschil zit hem juist in de opslag van data: een centraal it-systeem dat via een beveiligde verbinding gegevens levert aan mobiele apparaten, zorgt ervoor dat bestanden niet hoeven worden opgeslagen op een harde schijf. In geval van diefstal of het beëindigen van een dienstverband kunnen alle gevoelige gegevens eenvoudig worden verwijderd uit een gebruikersprofiel. Ook is het is veel eenvoudiger om back-ups te  maken, zodat er altijd één locatie beschikbaar is voor het verstrekken van bedrijfsgegevens.


Peter van Leest is acting AVP bij Citrix Systems Benelux.

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 5 | 1 Waardering

White collars working blue

Van knelpunt in uw operationeel proces naar meetbaar en blijvend resultaat? Kijk hoe First Consulting dit samen met uw medewerkers aanpakt. >> Bekijk filmpje

Meer opinie