Voor bestuurders is het verleidelijk de voortdurend beschikbare stroom informatie permanent te delen met de raad van commissarissen. Volgens multicommissaris Jeroen Kremers moet het anders. ‘Het heeft meer zin om de juíste informatie te krijgen, voorzien van een beoordeling door de verantwoordelijke functionaris.’ Plus: de rol van de company secretary hierin.

Fred van der Drift, company secretary bij vastgoedinvesteerder NSI, stelt dienstbaarheid binnen zijn vak centraal en ziet een podiumplek voor zijn beroepsgroep niet zitten. ‘Als je zelf koning wilt worden, moet je een mes tussen zijn ribben steken. Maar die rol van koning past me niet.’

De company secretary is geëvolueerd tot meedenkende alleskunner met oog voor strategie en goveranance. De rol heeft nadere invulling nodig, maar tot overeenstemming komen is geen sinecure, blijkt uit een gesprek met drie company secretaries: ‘Deze functie is zó gebaseerd op samenwerking en vertrouwen, dat ik me afvraag hoe je dat kunt vastleggen.’

Als het ligt aan Christian Feenstra, company secretary bij BinckBank, wordt de rol van de company secretary explicieter omschreven, om zo vanuit governanceperspectief bij te dragen aan duurzame waardecreatie. ‘Ik ben voor formalisering, hoewel je het niet in beton moet gieten.’

Stan Beckers van Koninklijke BAM over de ontwikkelingsgang van zijn rol als company secretary. ‘In deze rol moet je het intrinsiek leuk vinden om in het hart van de organisatie te acteren.’

Papieren stukken zijn omstreden, vertrouwelijke mails naar je privé-account kunnen echt niet meer: de toezichthouders aan onze discussietafel vinden dat je de drempel voor cybercriminelen zo hoog mogelijk moet maken. Board portals vallen in de smaak. ‘Je moet je ‘huis’ net even beter beveiligen dan de buren, dan heb je geen probleem.’ Onder wiens verantwoordelijkheid valt die veilige communicatie?

Heidi van der Kooij is al jaren general counsel en bestuurssecretaris, waarvan de laatste zeven jaar bij Royal FrieslandCampina. ‘De business begrijpen biedt echte meerwaarde. En natuurlijk het bij elkaar brengen van de juiste mensen.’

Als company secretary mag én moet je over alle aspecten van de bedrijfsvoering een mening hebben en het bestuur kritisch durven bevragen, vindt Karen Berg van PostNL. ‘Een ceo krijgt vooral complimenten, dus de bestuurssecretaris is de aangewezen persoon voor feedback.’ 

De betrouwbare regelneef (m/v) van weleer transformeert in een meedenkende alleskunner met oog voor strategie: het is tijd voor een discussie over de company secretary van de toekomst, leidt Jesse Thiel af uit gesprekken met company secretaries.

De rol van de company secretary ademt mee met veranderingen in technologie en governance en wordt daarom zwaarder, inhoudelijker, pro-actiever en strategischer. Hoe moet daaraan recht worden gedaan? Een pleidooi voor professionalisering en vakmatige ontwikkeling, in vier wezensvragen.

Alleen een gesloten circuit biedt digitale veiligheid voor communicatie in de raad van bestuur en raad van commissarissen. Hoe minder digitale deurtjes, hoe minder kans op indringers. 

Voor de digitale veiligheid is het belangrijk dat communicatie in de raden van bestuur en commissarissen plaatsvindt binnen een gesloten circuit. De ingrediënten voor een alomvattende besturingstool bestaan al, het is een kwestie van tijd voor alle software in één pakket geïntegreerd is. Maar ook nu biedt een board portal al veel veilige mogelijkheden.

Diligent is op zoek naar de best practices om een organisatie niet alleen data driven maar ook data minded te maken, en zo dataveiligheid naar een hoger plan te tillen.

Door de toenemende complexiteit en scherpere eisen aan de top van het bedrijfsleven krijgt de bestuurssecretaris een steeds zichtbaardere rol. De taak is zwaarder geworden, de eisen zijn strenger dan voorheen en daardoor is de secretaris nadrukkelijker aanwezig in de bestuurskamer.  

De company secretary is een ‘zware jongen’: hoeder van governance, facilitator van bestuursprocessen, hoofd juridische zaken én bewaker van het ondernemingsbelang. De verantwoordelijkheden lopen steeds verder op. Waar gaat het naartoe met dit vak?

Communicatie redt reputaties. Denk aan Volkswagen: reken maar dat de board elkaar voortdurend bijpraat via een direct en beveiligd lijntje. Een dedicated board portal-systeem biedt in zo’n geval uitkomst.

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Over die vraag spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Dorothea Godijn, bestuurssecretaris van spoorwegbeheerder ProRail.

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Over die vraag spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Harm Uittien, sinds augustus vorig jaar general counsel en company secretary van ICT Group, dat oplossingen levert op het gebied van industriële automatisering.

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Daarover spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Yvonne Wiersma, general counsel van Kendrion, producent van elektromagnetische toepassingen. ‘Blijf nieuwsgierig, blijf het goede doen.’

Digitaal vergaderen is ‘uitgevonden’ om raden van bestuur in staat te stellen om in tijden van crisis snel te kunnen vergaderen, te communiceren en problemen op te lossen. Tijdens de huidige COVID-19-pandemie blijkt software voor digitale bestuursvergaderingen, zoals via board portal-oplossingen, van onschatbare waarde voor bestuurders en toezichthouders.

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Daarover spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Johan Verlinden, global legal affairs officer van Fagron, producent van medische toepassingen. ‘Blijf gretig, durf implementatie van digitale toepassingen voor te stellen.’

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Over die vraag spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Hilde Mulder, general counsel en compliance officer van IT-bedrijf Ordina. ‘Met hulp van technologie kunnen we net zo productief of zelfs productiever zijn dan voorheen.’

Wat is de impact van de coronacrisis op de governance van bedrijven? Daarover spreekt Jesse Thiel, country manager Benelux van Diligent, in deze serie interviews met company secretaries en general counsels. Deze keer: Fred van der Drift, company secretary van vastgoedinvesteerder NSI. ‘Te woest de bijl in de wortels slaan, maakt veel kapot.

Voor veel raden van bestuur is crisisbeheersing niets nieuws. Ze hebben eerder te maken gehad met cyberaanvallen of reorganisaties of ze hebben de financiële crisis van 2008 overwonnen. De crisis rondom het nieuwe coronavirus, COVID-19, is echter afwijkend. Dit is een crisis op wereldwijde schaal met een ongekende impact. De financiële markten zijn ontwricht, het verkeer van mensen en goederen is beperkt en complete sectoren zien hoe hun jaaromzet gedecimeerd dreigt te worden. Daarbij ontbreekt er perspectief. Denk hierbij aan de duur van de maatregelen die de overheden en organisaties hebben moeten nemen. Ook de impact op de langere termijn op onze economie en samenleving is onduidelijk.