Ministerie van VROM in de spagaat

22-10-2008 | Interviewer: Paul Nobelen | Auteur: Irene Schoemakers | Beeld: Peter Day

Ministerie van VROM in de spagaat

Het ministerie van VROM heeft een flinke taakstelling opgelegd gekregen van het kabinet. Maar van reorganiseren wil Hans van der Vlist vooralsnog niets weten. "We moeten kleiner en beter. Maar we willen niet klakkeloos de kaasschaaf over het bedrijf halen."

Ministerie Volksgezondheid, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
"Excuses. Het kan hier op zijn tijd nogal trillen. Links en rechts van ons wordt er geheid en gebouwd. De schokgolven gaan precies door ons gebouw," laat secretaris-generaal (SG) Hans van der Vlist ons weten, ooit nog door Milieudefensie Magazine gebombardeerd tot machtigste milieumens van Nederland. Hij neemt plaats achter de tafel in een zojuist ingerichte nieuwe ruimte in het markante Haagse VROM-gebouw. De geur van verse vloerbedekking vult de ruimte. En inderdaad, de eerste schokgolf is voelbaar. Het schudden van het gebouw vormt een mooie metafoor voor de veranderingen die gaande zijn bij dit ministerie. Ook binnen de organisatie wordt de boel flink opgeschud. Met de vorming van het kabinet in maart 2007, hebben alle departementen de opdracht gekregen om te voldoen aan de doelen van de operatie Vernieuwing Rijksdienst: kleiner en beter. Voor het ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer betekent dit dat het in 2011 zeshonderd fte's moet hebben bezuinigd.

Hoe gaan jullie dit organiseren?
"In ieder geval niet door klakkeloos de kaasschaaf over het bedrijf heen te halen. We doen het anders. Het doel is duidelijk: effectiever en flexibeler werken. De koers die daartoe leidt, ligt nog niet vast. Maar we hebben aan onze directies nog geen definitieve formaties toegedeeld. Je kunt namelijk wel meteen beginnen met formeel reorganiseren, maar dan loop je al snel aan tegen het probleem van gedwongen ontslagen en het principe van ‘last in, First out'. Dat willen we zien te voorkomen. Dat is zo'n ontmoedigend traject waar we uiteindelijk niet veel wijzer van worden. Wat we willen is dat mensen kunnen worden ingezet op prioriteiten van onze bewindslieden. Dát is waar het om gaat. We hebben dan ook aan alle directeuren gevraagd om hun eigen domein in kaart te brengen. Wat zijn de ontwikkelingen binnen een bepaald domein? Welke competenties zijn nodig? Enzovoorts. Kortom: Wat kunnen we met de mensen die we in huis hebben? En welke opleidingen en trainingen zijn nodig om die ‘fit' te optimaliseren? Onze doelstelling hopen we vervolgens, en passant, op een organische manier te bereiken door middel van natuurlijk verloop."

Hoe ver zijn jullie?
"We zitten op schema. We hebben een ‘formatieafbouwlijn' vastgesteld die we vooralsnog weten te handhaven door middel van vacaturesturing."

Ik weet uit ervaring dat de beste mensen vaak het eerste weg zijn in tijden van onzekerheid. Hoe lost u dat op?
"Daar ben ik het niet mee eens. Wie echt goed is, zit namelijk niet op de schopstoel. Het enige wat voor zo'n medewerker belangrijk is, is of het werk nog steeds leuk en uitdagend is. De grootste uitdaging voor ons is dan ook om tegemoet te kunnen komen aan de toekomstverwachtingen van onze goede mensen. Aan ons de taak om scherp te krijgen wat die verwachtingen en ambities precies zijn. We moeten talenten geïnteresseerd houden om bij VROM te willen werken. Ondanks onze forse bezuinigingstaakstelling wil ik daarom ook ruimte blijven maken voor nieuw bloed."

Het lijkt me, gelet op de arbeidsvoorwaarden, echter een ‘tour de force' om bij een overheidsorganisatie als deze de beste mensen binnen te halen en te houden.
"Klopt. Maar deze uitdaging staat los van onze taakstelling. Ik loop al heel wat jaartjes mee in de overheid, en dit spanningsveld is er altijd al geweest. En toch hebben we de beste mensen nodig. Wat dat betreft bevinden we ons in een ongemakkelijke spagaat. Aan de ene kant moeten we krimpen om aan onze taakstelling te kunnen voldoen. Maar we moeten tegelijkertijd ook goede mensen binnenhalen. We streven ernaar dit alles zo organisch mogelijk te laten verlopen."

Welk verhaal heeft u voor talenten die hier willen komen werken? Wat is uw ‘elevator pitch'?
"Dat zijn de vraagstukken waar wij ons hier dagelijks mee bezig houden. We staan voor een grote maatschappelijke opgave. Inburgering, klimaat, energie, ruimtelijke ordening, het zijn allemaal onderwerpen die bij uitstek relevant zijn in de maatschappij. En dat is ook waarop wij talenten binnenkrijgen. Dat zijn jonge mensen, vaak goed opgeleid, die graag met dit soort thema's aan de slag gaan. We hebben dan ook opvallend genoeg weinig moeite om jong talent binnen te halen. We zijn vrij populair op de arbeidsmarkt. Wat we wel zien, en dat speelt bij meerdere departementen, is dat het na verloop van tijd moeilijk is de talenten vast te houden. Daar zit ons echte probleem."

" We hebben weinig moeite om jong talent binnen te halen"

Is er wat het vasthouden van talenten betreft sprake van concurrentie tussen de verschillende departementen?
"Natuurlijk is iedereen druk bezig om de krenten uit de pap te halen. We zijn ook maar mensen. Maar wanneer een medewerker een mooie baan kan krijgen bij een ander departement, dat goed past in zijn ontwikkeling, dan moet je hem niet willen tegenhouden. Integendeel. We stimuleren dat goede medewerkers brede ervaring opdoen in de rijksdienst. Het is in ons aller belang dat de Rijksoverheid als geheel wendbaarder wordt. En dus zullen we ervoor moeten zorgen dat onze medewerkers breed inzetbaar zijn. We moeten medewerkers losweken uit hun stoelen en ze inzetbaar maken voor de rijkszaak in zijn geheel. De meeste problemen en vraagstukken die zich voordoen, kun je immers niet oplossen binnen één koker. Vroeger werden mensen als het ware ‘geboren' in een dossier en ze gingen ‘er in dood'. Dat is prima als je genoeg mensen hebt, maar dat kunnen we ons nu al lang niet meer permitteren. We moeten mensen kunnen inzetten daar waar ze nodig zijn. En we moeten interdepartementaal samenwerken. En in de zes jaar dat ik bij de Rijksoverheid zit, zie ik dat dat beter en beter gaat. De ambtelijke organisatie is wat dit aangaat redelijk aan het ontkokeren. Dat moet ook. Die verkokering is echt een probleem waar we vanaf moeten."

Het beeld bestaat dat ambtenaren niet bepaald ondernemend zijn en goed tegen onzekerheid kunnen. De klassieke ambtenaar is over het algemeen een zekerheidszoeker. Hoe gaat uw organisatie hiermee om?
"Laat ik voorop stellen dat hier wel degelijk veel creatieve en ondernemende mensen werken. Sterker nog, we hebben veel jonge mensen die ongeduldig zijn en de veranderingen het liefst sneller zien gaan. Maar inderdaad, de onzekerheid onder de medewerkers is groter in deze tijd van bezuiniging. En die onzekerheid vormt ook best een barrière voor de interne mobiliteit. Het probleem is, zo is gebleken, dat mensen in eerste instantie liever niet in beweging komen en overstappen naar een ander programma, omdat ze bang zijn hun positie kwijt te raken. En dus hebben we er voor gekozen de rechtspositie van medewerkers te garanderen. Daar komen we niet aan. Het overstappen naar een andere klus (vaak tijdelijk) betekent dus niet dat je je verworven rechten verspeelt. Hierdoor hopen we dat mensen makkelijker in beweging zullen komen."

Toch zullen er ongetwijfeld ook functies wegvallen?
"Zeker. Het zal nog een hele uitdaging worden om voor iedereen een goede plek te vinden. Maar ik geloof heilig in de ontwikkeling van mensen. We hebben dan ook besloten om flink te investeren in trainingen voor het voeren van ontwikkelgesprekken met medewerkers. Maar de vraag is inderdaad of ons plan zal lukken. Een van de problemen is dat we binnen de overheid moeite hebben om afscheid te nemen van mensen die eigenlijk niet goed functioneren. Van die karikatuur van de ambtenaar moeten we af."

Kleiner en beter, zo luidt de doelstelling. Maar hoe meet u dat?
"Een van de vragen aan de directies luidt: ‘Wat betekent beter voor jou?' We moeten komen tot parameters waarop we dat ‘betere' beoordelen. Dat kunnen soms heel eenvoudige zaken zijn. Zo kregen we van de Ombudsman een slecht cijfer voor de wijze waarop wij de brieven van burgers beantwoorden. Dat kan dus beter en dat is meetbaar. Maar beter is ook wanneer processen lopen zoals ze moeten lopen. En hierover krijgen we feedback van onze stakeholders."

" We stimuleren dat goede medewerkers brede ervaring opdoen in de rijksdienst"

Dat klinkt behoorlijk arbitrair?
"Dat is het ook. We hebben immers geen winstcijfers waaraan we de verbetering kunnen aflezen. We zullen aan al onze stakeholders moeten vragen wat er beter kan. Men wil dat we doen wat we beloven, men wil dat we snel antwoord geven op vragen. Dat is waarover het vaak gaat."

Hoe doet VROM het vergeleken met andere departementen? Lopen jullie voor als het gaat om het realiseren van de taakstelling?
"Ik ga niet zeggen dat wij beter zijn dan de andere departementen. Wel kijk ik naar wat zij goed doen en wat wij daarvan kunnen leren. We moeten kennis en successen uitwisselen. Voor burgers is de overheid één geheel. De zwakste schakel bepaalt of de vernieuwing van de Rijksdienst een succes wordt of niet. Op een aantal terreinen moeten we ook veel meer samen doen. Dat betekent ook dat we heilige huisjes moeten verlaten. Neem nu het onderwerp rijkshuisvesting. Op dit moment heeft elk departement nog zijn eigen gebouwen. De vraag is of dat efficiënt is. Daar moet je over na durven denken. Hetzelfde geldt voor de accountantsdienst. Ook deze is per departement geregeld. En je kunt echt de vraag stellen of de schaal van die dienst niet te klein is voor de gewenste professionaliteit en ontplooiingsmogelijkheden van medewerkers. Én of het efficiënt is. Er zijn inmiddels pogingen gedaan voor een fusie, maar het bleek op dit moment niet mogelijk om met dertien departementen deze beslissing te nemen. Vijf wilden wel meedoen. Daar gaan we nu mee beginnen."

Leert u ook van het bedrijfsleven?
"Soms. Zo wisselen we ervaringen uit over management development met IBM. En we hebben als bestuursraad van VROM gekeken bij de Nederlandse Spoorwegen hoe zij omgaan met het sturen van hun leidinggevenden."

U bent in het verleden politiek gezagsdrager geweest. U heeft aan het pluche geroken en bent eindverantwoordelijke geweest. Hoe moeilijk is het om nu weer ‘gewoon' ambtsdrager te zijn?
"Dat heb ik nooit moeilijk gevonden. Ik ben nu 61. Ik heb twintig jaar gewerkt als ambtenaar en vijftien jaar als bestuurder. Ik breng dus kennis en ervaring van beide kanten mee."

Maar u moet wel accepteren dat anderen nu de beslissingen nemen?
"Dat is waar. En er zijn ook zeker mensen geweest die mijn overstap naar DG bij VROM een rare stap vonden. Ik heb het nooit moeilijk gevonden. Er zijn namelijk maar weinig banen in Nederland die wat mij betreft kunnen tippen aan een topbaan bij de rijksoverheid. Dicht bij de politiek."

Het is mooi dat goede mensen voor de publieke zaak gaan terwijl in het bedrijfsleven veel meer geld te verdienen valt. Wat is uw eigen motivatie?
"Ik ben verliefd op de overheid. Ik vind het werk dat wij doen enorm fascinerend. We hebben te maken met tegengestelde belangen, brede en relevante onderwerpen die bijster interessant zijn. Ik houd ervan en vind het belangrijk. Natuurlijk zijn er ook nadelen. De bureaucratie bijvoorbeeld. Maar die bestaat ongetwijfeld ook in grote bedrijven."

Is het niet lastig om telkens weer geconfronteerd te worden met een nieuw kabinet en wisselende politieke kleuren?
"Nee. Dat maakt het werken hier nu zo interessant. Ik vind het ook juist een van de kwaliteiten van de Nederlandse ambtenaren dat zij zich - ongeacht hun eigen politieke voorkeur - professioneel inzetten om de prioriteiten van het kabinet vorm te geven. Ik heb in het verleden met Jan Pronk van de PvdA gewerkt, maar ook met Henk Kamp van de VVD en met Sybilla Dekker van dezelfde partij. Nu werk ik met Jacqueline Cramer en Ella Vogelaar, alle twee weer van de Partij van de Arbeid. We moeten het kabinet nu eenmaal bedienen. Dat is onze taak."

Tot slot. Waarover bent u tot nu toe blij verrast?
"Over het feit dat het grootste deel van onze medewerkers erg ‘eager' is om te veranderen. Dat is leuk en inspirerend om te merken. Maar ook ben ik verrast over het feit dat de interdepartementale samenwerking steeds beter gaat waardoor de Rijksdienst als geheel wendbaarder wordt. Zo hebben we een aantal jaren geleden met een aantal departementen rond de tafel gezeten en besloten om een gezamenlijke energietransitie te maken. Dat is gelukt. We hebben een transitiedirectie benoemd en we hebben de muren tussen directies van verschillende departementen geslecht. Ik had aanvankelijk niet gedacht dat dit zou lukken. Tot slot ben ik blij met de energie die vrij komt binnen deze organisatie als gevolg van de veranderingen die hier plaatsvinden. We hebben aan de verschillende directies gevraagd om samen met de medewerkers houtskoolschetsen te maken van hun domein. Waar staan we nu? En waar gaan we heen? De energie en creativiteit die hierbij vrijkomt, is groot. Dat is mooi om te zien."

Interviewer Paul Nobelen is bestuursadviseur

Lees ook:
> Biografie Hans van der Vlist
> Biografie Paul Nobelen
> Miljoenennota 2009: duurzaam beperkt
> Innovatie energie: 438 miljoen euro subsidie

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 4 | 1 Waardering

Hans van der Vlist

Functies Hans van der Vlist


- Voorzitter Ecologische Hoofdstructuur (EHS)
- Lid Raad van Toezicht Stichting Natuur & Milieu
- Buitengewoon lid Onderzoeksraad voor veiligheid
- Voorzitter Adviescommissie Water

White collars working blue

Van knelpunt in uw operationeel proces naar meetbaar en blijvend resultaat? Kijk hoe First Consulting dit samen met uw medewerkers aanpakt. >> Bekijk filmpje

Paul Nobelen

Functies Paul Nobelen


-
- Interviewer Management Scope
- Lid Raad van Advies Management Scope
- Eigenaar Dr Paul Nobelen Bestuursadviseur B.V.
- Lid denktank ABVAKABO FNV
- Lid Raad van Advies Professional Governance Institute Wagner Group
- Voorzitter Stichting Gemeenschapsfonds Blaricum
- Bestuurslid Stichting Management Studies VNO*NCW
- Lid Platform Bewegen en Sport MBO
- Docent Corporate Governance 'inzicht in toezicht' Erasmus Universiteit Rotterdam
- Voorzitter Progammacommissie Stichting Management Studies VNO*NCW
- Lid Raad van Toezicht Stichting Terres des Hommes Nederland

Meer interviews