'Communicatie is allesbepalend'

08-04-2016 | Interviewer: Jesse Thiel | Auteur: Hans Pieter van Stein Callenfels | Beeld: Marco Bakker

'Communicatie is allesbepalend'

Company secretary Mathilde Alberts was tien jaar geleden een van de eerste werknemers van TomTom. Ze weet precies hoe het vertrouwen tussen board en rvc te versterken. Digitalisering helpt haar daarbij.

De belangrijkste eigenschap van een company secretary? Mathilde Alberts hoeft er niet lang over na te denken. Een goede bestuurssecretaris, zegt ze, moet vooral de organisatie heel erg goed kennen. Van binnen en buiten. Alleen dan kan hij of zij die zo belangrijke rol spelen: bruggen bouwen, informatie verzamelen, een netwerk onderhouden, zorgen voor een transparante en goede relatie tussen de raad van bestuur en de raad van commissarissen. De bestuurssecretaris is degene die alles weet en overal aan denkt. De spin in het web.

Alberts zelf vervult haar functie (voluit vp corporate law & company secretary) nu ruim vier jaar bij TomTom. Ze begon er tien jaar geleden als bedrijfsjurist en klom binnen de organisatie op. Ze is als company secretary verantwoordelijk voor de informatiestromen tussen bedrijf, de raad van bestuur en de raad van commissarissen. Ook al het andere corporate juridische werk valt onder haar: housekeeping (het administreren van juridische zaken, red.), compliance, fusies en overnames, het juridisch adviseren van HR, en nog veel meer. De eisen die haar huidige functie stelt in aanmerking nemend, had ze haar carrière niet anders gewild. ‘Ik ben erin gegroeid. Ik ken de organisatie als geen ander, ik was destijds één van de eerste 350 werknemers. Inmiddels zijn het er meer dan vierduizend en zitten we over de hele wereld. Ik ondersteunde jarenlang de business als bedrijfsjurist, dus dan leer je vrijwel alle aspecten van het bedrijf kennen. Het lijkt mij erg moeilijk als nieuweling company secretary te worden.’

Tien jaar is lang genoeg om een bedrijf goed te leren kennen, zeker als dat een decennium is zoals TomTom dat heeft beleefd. Iedereen kent het Nederlandse bedrijf van de navigatiekastjes in de auto, die midden jaren 2000 enorm populair raakten en als een razende de markt veroverden. TomTom groeide hard, nam in 2008 voor bijna drie miljard euro digitale kaartenmaker Tele Atlas over, maar begon steeds meer concurrentie te voelen van Google, dat zijn digitale kaarten gratis beschikbaar stelde. Ook raakte de markt voor navigatieproducten in de auto langzamerhand verzadigd, brak de kredietcrisis uit en leed het bedrijf onder een fikse schuldenlast. De beurskoers daalde. Dus moest TomTom zichzelf aan het eind van het vorige decennium opnieuw uitvinden. Daar is het bedrijf continu mee bezig. Inmiddels is het portfolio divers opgebouwd: de markt van de zelfsturende auto lonkt, TomTom levert software voor ingebouwde navigatiesystemen, bouwt fleetmanagementsoftware én blijft consumentenproducten ontwikkelen. Nog steeds navigatiekastjes, maar ook sporthorloges en sinds kort een sportcamera. Mathilde Alberts laat één van TomToms sporthorloges zien, als we haar spreken op de zesde verdieping van het Amsterdamse hoofdkantoor. Een forse rood-witte digitale klok, met een brede kunststof polsband. ‘Kijk, een ingebouwde hartslagmonitor en gps waarmee je alles kunt meten – snelheid, afgelegde afstand. Verder kun je er trainingsschema’s mee opbouwen en je sportdata delen op sociale platforms.’ Zelf gebruikt ze als hardloper het horloge ook: afgelopen oktober liep ze nog de halve marathon van Amsterdam. Lekker om te doen, vindt ze, en nodig om het drukke leven van de company secretary en een gezin met kleine kinderen te kunnen managen.

U bent opgeleid als jurist en heeft veel vakgerichte ervaring. Hoe is het om de functie van bestuurssecretaris te vervullen? Veel kwaliteiten die daarvoor nodig zijn – organiseren, informatie halen, mensen met elkaar verbinden – heeft u zelf moeten ontwikkelen, denk ik?
‘Het is inderdaad veel georganiseer en dat moet je liggen. Je moet het leuk vinden de kalender voor 2017 nu al klaar te hebben en dan kunnen accepteren dat die ineens helemaal omgegooid wordt. Voor de een zal zoiets frustrerend zijn, maar de ander denkt: oké, we gaan het gewoon regelen. Ik behoor tot die laatste categorie. Die houding zit ingebakken in de bedrijfscultuur hier. Die is heel operationeel: mouwen opstropen en gáán. Zo hebben we die enorme groei ook beleefd, het was een soort achtbaanrit. Ik kwam hier binnen als bedrijfsjurist, terwijl er op het gebied van juridische support nog nauwelijks iets lag. Dus dat was hard werken, een mooie tijd.’

Hoe zou u de bedrijfscultuur van TomTom omschrijven? En hoe past uw rol als company secretary daarin?
‘We werken hier met kleine teams, er is weinig hiërarchie. Het is founder driven: de oprichters lopen nog altijd rond. De wereld van de technologie verandert snel. Het is mijn taak te zorgen dat iedereen geïnformeerd blijft, en de juridische kaders te bewaken. Voor deze functie is het belangrijk goede voelsprieten te hebben, het is echt een people-rol waarvoor je de juiste soft skills nodig hebt. Het juridische deel maak je je snel eigen en voor alles waar je niet in thuis bent, zijn er genoeg advocaten te vinden.’

Hoe houdt u zichzelf scherp in zo’n functie?
‘Ik word graag uitgedaagd en dat wordt vanuit onze boards ook gedaan. Daarin zitten mensen die met andere belangen bezig zijn dan per se de juridische. Zij challengen mij en uiteindelijk komen we er altijd uit. Verder zijn er regelmatig update-sessies met andere juristen. En er is een goed netwerk van bestuurssecretarissen. Elk kwartaal komen we bij elkaar en worden onderwerpen besproken waar iedereen mee te maken heeft. Als company secretaries hebben we veel aan elkaar.’

Het managen van informatiestromen tussen het bedrijf en de board en tussen de boards onderling is één van uw belangrijkste taken. Hoe doet u dat?
‘Ik kan natuurlijk niet zelf zorgen voor alle benodigde informatie, dus het is zaak dat de bronnen waaruit het moet komen, tijdig leveren en dat de kwaliteit voldoende is. Het belangrijkst is dat er duidelijkheid is over de gestelde eisen. Soms moet ik terug, want als er iets onduidelijk is, word ík erop aangesproken. Tussen de managementboard en de raad van commissarissen is het vooral belangrijk dat er vertrouwen is. De raad van commissarissen moet aangehaakt blijven, niet alleen bij ons, maar bij alle ontwikkelingen in de markt. Ik probeer in te schatten waarover de raad van commissarissen misschien meer informatie zou willen hebben en faciliteer dat. Vorig jaar hebben we met de twee boards een reis gemaakt langs twee Amerikaanse vestigingen. Ik bepaal het programma: welke onderwerpen zijn actueel, waar moet de raad van commissarissen meer over te weten komen? Ik zorg dat de managementteams van onze businessunits een platform krijgen richting de commissarissen. Eens in de zoveel tijd komen zij op de vergadering langs om hun eigen strategie te presenteren, zodat ze rechtstreeks vragen van commissarissen kunnen beantwoorden. Dat moet niet allemaal via de ceo gaan, vind ik. Daarnaast houden we elk kwartaal een ontbijtsessie, waarbij senior managers uitgebreid en open spreken met een afvaardiging van de raad van commissarissen.'

Hoe bereidt u de board meetings voor?
‘Voor de vergaderstukken maak ik elk kwartaal een board pack via Diligent. Dat werkt fijn: alles wat nodig is voor de board meetings, zet ik in een beveiligde digitale omgeving. Daar kunnen bestuurders en commissarissen via een speciale app op hun iPad of laptop bij, waar en wanneer ze maar willen. De stukken zijn op die manier altijd up-to-date en de gebruikers kunnen zelf op- of aanmerkingen maken en uitwisselen. Dat maakt de vergaderingen een stuk efficiënter, omdat iedereen zich makkelijker heeft kunnen voorbereiden dan wanneer je met enorme pakken papier werkt. Elke keer probeer ik dat digitale pakket beter te maken. Het lukt niet iedereen iets kort en krachtig op papier te zetten, maar de stukken mogen van mij niet langer zijn dan twee, drie pagina’s.’

TomTom is een technologiebedrijf. Hoe ziet u de invloed van technologie op uw eigen vak?
‘Technologie faciliteert ons leven, daar geloven we erg in bij TomTom. De digitalisering van board packs heeft mijn leven makkelijker gemaakt. Ik heb nu meer tijd voor andere taken. Voor de board members levert het ook efficiëntie op, omdat ze de meetings overal kunnen voorbereiden. Commissarissen hebben bovendien hun andere boards in dezelfde tool zitten, dus dat scheelt tijd. In de vergaderstukken vind ik het belangrijk dat de soms complexe technologische materie duidelijk wordt uitgelegd. Ik zit dan wel dag in, dag uit in deze omgeving, maar ik blijf een jurist en geen techneut. Pas als ik het snap, mag het door.’

Was het lastig om de omslag te maken naar die digitale manier van werken?
‘Voor mij niet. Ik hoop dat er nog veel meer van dit soort tools komen die het leven van een company secretary makkelijker maken. Het kan altijd efficiënter. Het heeft wel even geduurd voordat iedereen mee was met de digitale verwerking van de board-stukken en er zijn nog steeds mensen die hechten aan hard copy. Daar zorgen we dan ook voor. Maar over het algemeen is iedereen er blij mee.’

De wereld en de markten veranderen heel snel. Wat betekent dat voor de rol van de company secretary?
‘Er komen steeds meer regels, op het gebied van governance, remuneratie, privacy, noem maar op. Alleen: hoe belangrijk die regels ook zijn, de belangrijkste uitdaging is het vertalen ervan naar de praktijk en de maatschappij. Je kunt precies aan de wet voldoen, maar vaak gaat het erom wat de buitenwereld ervan denkt. Communicatie daarover is allesbepalend – zeker in deze tijd, waarin via social media verhalen razendsnel verspreid worden. En juist omdat we in een techbusiness zitten waarin de ontwikkelingen heel snel gaan, is het zaak dat iedereen in de raad van commissarissen blijft aangehaakt. Daarom zijn diversiteit en verjonging binnen die raden zo belangrijk.’

Hoe zit het met het vak van company secretary zelf, ziet u daar verjonging?
‘Ja, redelijk wat. Toen ik me vier jaar geleden aansloot bij het netwerk van bestuurssecretarissen, voelde ik me nog wel jong. Maar inmiddels zie je dat de oudere garde plaatsmaakt voor een jonge generatie company secretaries.’

Vindt er binnen dat netwerk zoiets als mentoring plaats?
‘Niet structureel. Ik hoor steeds vaker dat er behoefte is aan een soort portal waarin kennis over ons vak wordt verzameld. Sommige advocatenkantoren zijn ermee bezig, hoewel die meestal een erg juridische en minder pragmatische invulling geven, terwijl company secretaries juist vaak pragmatisch moeten zijn. Er is zeker behoefte aan een meer systematische manier van uitwisselen van best practices.’

Wat zou u alvast willen overdragen aan nieuwe bestuurssecretarissen?
‘Ik denk dat je de rol zo moet invullen dat die past binnen de organisatie. Je kunt een heel juridische instelling hebben, dat zal in bepaalde sectoren goed werken. Maar bij ons past die houding minder. Ik kan binnen TomTom niet als een soort agent gaan rondlopen en roepen: zo moet het. Want daarmee bereik ik mijn doel niet. Dus moet ik andere manieren verzinnen om te zorgen dat ik mijn doel bereik. Daar is veel vertrouwen voor nodig.’

En dat vertrouwen krijgt u, want u zit op de goede plek.
‘Ja. Voor mij zijn de afgelopen tien jaar voorbij gevlogen. Elke dag van mijn werk is anders. We zijn actief op zo veel markten en in zo veel landen… ik vind het een voorrecht dat van dichtbij mee te maken. Er verandert zó veel in de markten waar wij opereren. Het feit dat de oprichters hier nog altijd rondlopen, maakt het extra bijzonder. Het geeft mij een bepaalde, motiverende energie.’


Jesse Thiel is sales & business development director bij Diligent.


Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 02 2016.

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 5 | 3 Waarderingen

Mathilde Alberts

Functies Mathilde Alberts


- VP corporate law & company secretary TomTom

Jesse Thiel

Functies Jesse Thiel


- Sales & Business Development Director Diligent Corporation

Meer interviews