Je doet het er niet even bij

ENORME POTENTIE
Toen we de Nuon Foundation oprichtten, deden we dat vanuit ons gezonde verstand. Hoewel het goed voelde, kregen we de behoefte aan analyse. Organiseerden we het wel op de goede manier? En wat zouden we nog meer kunnen doen om de participatie, die inmiddels rond de vijfentwintig procent ligt, te verhogen?
Lucas Meijs, hoogleraar strategische filantropie aan de Rotterdam School of Management (RSM), stelt dat er een plafond is aan betrokkenheid van werknemers bij sociale initiatieven: dertig procent lijkt het maximaal haalbare. Maar uit onderzoek dat hij samen met zijn promovenda Lonneke Roza bij ons heeft uitgevoerd, blijkt dat zelfs meer dan de helft van ons personeel ervoor openstaat. De potentie is dus veel groter. En wat heel opmerkelijk is: een groot deel van de werknemers dat participeert, doet verder nooit vrijwilligerswerk. Het zijn dus niet alleen de usual suspects, degenen die het anders ook wel zouden doen, die de handen uit de mouwen steken. Je boort echt een nieuwe groep vrijwilligers aan.
Ook al faciliteer je vrijwilligerswerk, niet alle medewerkers voelen zich aangesproken. Niettemin blijkt uit het onderzoek van RSM dat er allerlei praktische oplossingen zijn om eventuele barrières te doorbreken. Zo laten veel bedrijven vrijwilligerswerk aansluiten bij hun eigen professionaliteit: financieel experts gaan helpen met schuldhulpverlening, of verpleegkundigen doen iets met gehandicapte kinderen. Daarmee werp je al een eerste drempel op voor participatie, want het veronderstelt dat mensen in hun vrije tijd werkgerelateerd bezig willen zijn terwijl dat lang niet altijd het geval is. Bovendien geldt: zoveel mensen, zoveel wensen. De een houdt van klussen of tuinieren, een ander doet liever iets met mensen. Zorg daarom voor diversiteit in het aanbod én zorg ervoor dat er meerdere mogelijkheden zijn om deel te nemen. Niet iedereen voelt zich op z’n gemak in de omgang met iemand met een mentale handicap. Zij voelen zich buitengesloten als het team met zo’n groep naar de dierentuin gaat, tenzij je voor hen een aansprekend alternatief bedenkt, zoals het opknappen van de huiskamer van de zorginstelling.
Een tweede barrière is meer psychologisch. Sommige mensen moeten zich over een mentale drempel zetten. Ze kennen vrijwilligerswerk niet van huis uit of zien ertegenop om nieuwe dingen te doen. Zeker als het gaat om teamactiviteiten, kun je met een goede voorbereiding veel angsten wegnemen. Bespreek goed wat iedereen wil en wat de voor- en nadelen van sommige activiteiten zijn. Bespreek ook waar de grenzen liggen: als je vrijwilligerswerk doet, is het verwisselen van een stoma een stap te ver. Mensen moeten weten dat ze terechtkomen in een veilige omgeving, waar ze ondersteuning krijgen bij de dingen die ze lastig vinden en waar alles wat ze doen echt vrijwillig is. Dat moet je dus ook goed afstemmen met de organisatie die de vrijwilligers ontvangt en begeleidt. Aan beide kanten moet het verwachtingspatroon kloppen met de realiteit.

AMBASSADEURS
Als medewerkers het vrijwilligersprogramma niet kennen, zullen ze ook niet deelnemen. Neem het aanbod dus consequent mee in je communicatiestrategie. Ga langs bij teams en vertel wat er mogelijk is, gebruik intranet, nieuwsbrieven en jaarverslagen om het onder de aandacht te brengen of laat de directeur er regelmatig over spreken. Vergeet ook de communicatie achteraf niet. Erkenning is belangrijk. Dat kan een aandenken of een cadeautje zijn, of een foto of filmpje van de activiteit op intranet. Zo bereik je dat erover wordt gesproken, dat collega’s het aan elkaar doorvertellen en elkaar enthousiasmeren. Stel dat iemand met gasten van de Zonnebloem naar een concert gaat en dat geweldig vindt. Misschien zegt hij dan tegen een ander die een grotere drempel heeft: ‘Ga gewoon een keer vrijblijvend mee. Als je het leuk vindt, doe je het volgend jaar zelf.’ Dat kan net het zetje in de rug zijn dat iemand nodig heeft. Dan is het niet ‘het moet’, maar ‘het mag en het is hartstikke leuk’. Je kunt zulke ambassadeurs ook actief werven. Vaak is het gewoon een kwestie van iemand vragen om mee te doen: collega’s onderling kunnen dat het beste. Zo vergroot je de respons en krijg je een steeds breder draagvlak binnen de organisatie.

INVESTEREN IN LOYALITEIT
De link met het HR-beleid is duidelijk. Je investeert immers in de loyaliteit en duurzame ontwikkeling van medewerkers. Niet alleen zijn ze trots op hun bedrijf omdat het hen ondersteunt bij het doen van vrijwilligerswerk, het vrijwilligerswerk draagt ook bij aan de ontwikkeling van bijvoorbeeld communicatievaardigheden, probleemoplossend denken en samenwerken. Mensen ontdekken andere, nieuwe kwaliteiten bij zichzelf en bij collega’s. De gedeelde ervaring kan het wederzijds begrip versterken en teams dichter bij elkaar brengen. Als jij al jarenlang met iemand samenwerkt, kan het heel verrassend zijn om te zien hoe handig zij is of hoe geduldig hij omgaat met iemand met een handicap.

DUURZAME RELATIE
Terug naar het onderzoek van RSM. Daaruit blijkt dat mensen het leuk vinden om zelf initiatieven aan te dragen, maar dat ze toch vooral veel behoefte hebben aan activiteiten die in groepsverband worden georganiseerd. Ze ervaren het als positief om hun netwerk uit te breiden, zowel intern als extern. Zelfs als mensen van verschillende bedrijven samen vrijwilligerswerk doen, kan dat resulteren in een sterkere organisatie-identiteit. Tegelijk bestaat het risico dat zo’n teamactiviteit blijft hangen in een leuke dag met toevallige resultaten, maar zonder effect op de lange termijn. Zo horen we van organisaties dat het voorkomt dat er een clubje uit een bedrijf komt invliegen, een hek schildert en de organisatie vervolgens met de troep zitten laat zitten. Inmiddels hebben we ontdekt dat je met een planmatige aanpak veel meer toegevoegde waarde kunt bieden. Wij werken daarom niet incidenteel met partners samen, maar gaan een duurzame relatie aan waarin we samen een meerjarenplan opstellen: welke behoeften hebben zij? Hoeveel mensen zijn daarvoor nodig? En ook andersom: Wat heeft jouw bedrijf van hen nodig om medewerkers een interessant, gevarieerd programma te bieden? Als je je langere tijd aan elkaar verbindt en tussendoor telkens evalueert, leer je van elkaar, kun je het programma telkens verbeteren en ga je steeds professioneler met elkaar om. Ga dus niet lukraak activiteiten organiseren, maar doe een stap terug en denk na over hoe je het vrijwilligerswerk duurzaam kunt aanpakken. En werk daarbij samen met non-profitorganisaties die dezelfde professionele kwaliteit hanteren als je eigen organisatie, zodat je medewerkers terechtkomen in een setting die ze herkennen. Ga kortom met werknemersvrijwilligheid net zo om als met alle andere projecten die je initieert. Je doet het er niet gewoon even bij. Het moet in het DNA van je bedrijf gaan zitten.

Alice Diels is directeur Human Resources bij Nuon.