Hoe te wapenen tegen de huidige informatie overload?

29-01-2008 | Auteur: Leo Klaver | Beeld: Erik van der Burgt

Hoe te wapenen tegen de huidige informatie overload?
Er zijn managers die voor ze naar bed gaan op de trap nog even hun e-mail checken. Werkt het krijgen van informatie verslavend? Een discussie over de huidige informatieberg en hoe die te bedwingen.

Het lijkt wel of we steeds meer informatie nodig hebben om ons happy te voelen. Zijn we bang om iets te missen? Of moeten we met zijn allen nog leren om in dit nieuwe informatietijdperk met zijn vele informatiekanalen om te gaan met de omvangrijke informatiestroom? Daarover discussiëren Prorail-bestuurslid Udo Groen, Rob Elsinga, werkzaam als manager van de divisie Information Worker bij Microsoft, Henny van Egmond, programmamanager Rabo Unplugged bij de Rabobank, en Foppe Vogd, programmadirecteur van het CIO-platform Nederland. Informatieadviseur Guus Pijpers legt hun een aantal prikkelende stellingen voor.


Mijn eerste stelling: information overload bestaat niet. Goede informatie is net als geld, je hebt er nooit genoeg van.

Elsinga: "Er is zeker een teveel aan informatie. Iemand heeft uitgerekend dat een wereldburger op jaarbasis gemiddeld zo'n achthonderd megabyte aan informatie creëert. Aan de andere kant is er ook een underload aan informatie. Managers krijgen nog steeds niet genoeg goede stuurinformatie."


" Managers zitten in een informatietang, ontsnappen is nauwelijks mogelijk" Henny van Egmond (Rabobank)


Groen: "De informatieberg is groot en hoog, zeker, maar daarmee is nog niet gezegd dat iedereen deze berg moet beklimmen. Het probleem is een individueel gedragsprobleem, iedereen moet zelf zien uit te vinden hoe hij of zij het effectiefst met informatie om kan gaan. Het is ook een kwestie van organiseren. In een vroegere werkkring van mij was het usance dat collega's je om elf uur 's avonds nog belden. Toen heb ik op de telefoonlijst, die had je toen nog, aangegeven dat ik na tien uur niet meer gebeld kon worden. Dat werkte prima. Als dan nog iemand om elf uur belde, wist je dat het dringend was. Je kunt het proces wel sturen."
Vogd: "Ik geloof niet in het begrip informatie-overload. Natuurlijk is er veel aanbod aan data, aan gegevens, maar dat is nog geen informatie waar je iets aan hebt. Als ik naar een kiosk ga, word ik ook niet nerveus van alle kranten en magazines die daar liggen. Ik pak wat ik wil lezen. Je moet selectief kunnen zijn."
Van Egmond: "Ik zit er tussenin. Vroeger was een gemiddelde werknemer 75 procent van zijn tijd bezig met zijn taak, 25 procent van zijn tijd reageerde hij op mensen, op informatie uit zijn omgeving. Tegenwoordig is dat precies omgedraaid. En mijn verwachting is dat deze verhouding in de toekomst nog schever komt te liggen. Managers zullen steeds vaker worden afgeleid van hun werk. Veel managers kunnen dat niet goed organiseren."
Groen: "Aan de andere kant is communiceren natuurlijk wel een belangrijke, zo niet de belangrijkste taak van een manager. Het is een zoektocht naar de balans."
Van Egmond: "Over managers gesproken, je ziet in organisaties nog steeds groeiende kleilagen van managers die elkaar met van alles en nog wat aan informatie bestoken. Een organisatie moet zich de vraag stellen of al die lagen nu echt wel nodig zijn. En ook of iedere manager wel een secretaresse of personal assistant nodig heeft. Een directeur van Cisco bijvoorbeeld vertelde mij dat hij alles zelf doet en geen secretaresse meer heeft. Dankzij de beschikbare ICT kan hij alles zelf reserveren, van vliegreis tot vergaderzaal. Het overleg met zijn secretaresse kostte hem in het verleden meer tijd."
Vogd: "De overload aan informatie wordt ook een stuk minder als de afzender goed gaat nadenken of de ontvanger wel prijs stelt op zijn informatie. Ik stuur berichten altijd vanuit het perspectief van de ontvanger."


De tweede stelling. Voor goede besluiten heb je vaak niet meer informatie nodig. Je moet gewoon meer tijd nemen om goed te reflecteren over de informatie die je al hebt. En ik ben het met Foppe Vogd eens dat je geen non-informatie moet rondsturen.
Vogd: "Daarmee gooi je ook alleen maar je eigen glazen in. Als ik Udo Groen dertien keer non-informatie over seminars en dergelijke stuur, dan zal hij mijn veertiende mail waarin echt wat staat, zeker niet lezen, laat staan beantwoorden."
Van Egmond: "Het is een illusie te denken dat in een grote organisatie mensen zo gaan denken. Grote organisaties in het westen zoals de Rabobank werken op een traditionele manier. Er worden veel lijvige rapporten en analyses gemaakt en rondgestuurd. Ik denk niet dat er iemand is die zo'n rapport verstuurt en zich afvraagt of ik of een andere manager dat wil lezen of wil hebben. Je kunt dat niet beheersen. Een grote organisatie is als een mierenhoop. Je kunt er op staan en stampen en dan wordt de hoop plat, maar de volgende dag is de hoop er weer en zijn de mieren weer druk doende om er een nog grotere hoop van te maken. Bovendien is er de toenemende druk van toezichthouders, waardoor er steeds meer rapportages moeten worden gemaakt. Veel managers zitten daardoor in een informatietang waaruit ontsnappen nauwelijks mogelijk is. Je moet daarvoor echt anders gaan werken, en wel op basis van vertrouwen en afspraken in plaats van de traditionele aanpak van command and control."


Is de informatie-overload niet technisch te regelen, door te voorkomen dat er informatie bij je binnenkomt? Of moet je de afzender trainen, feedback geven?
Elsinga: "Technisch is denk ik alles wel te regelen, maar ik denk dat het meer een bewustwordingsproces is. Het is inderdaad goed om na te denken of de ontvanger wel iets aan de verzonden informatie heeft. Zelf geef ik nooit feedback op ontvangen mails. Je doet er iets mee of je stuurt ze door. Intern voeren we regelmatig de discussie over hoe in zijn algemeenheid om te gaan met informatie. Het heeft weinig zin via ongevraagde e-mails zomaar informatie aan iemand op te dringen. Daarom maken we steeds meer gebruik van informatieportals, waarbij de gebruiker zelf kan bepalen wat hij interessant vindt. Voor stuurinformatie zijn we overgestapt op performance score cards. Ging het vroeger vooral om financiële informatie, nu wordt ook informatie gegeven over andere onderwerpen uit de score card, zoals klanttevredenheid en hoe we het doen als werkgever. Dat zorgt ervoor dat het gevoel van ‘wat moet ik met deze informatie' veel minder wordt en het voorkomt dat iedereen op zoek gaat naar dezelfde informatie."
Groen: "Ik train de afzender van informatie niet. Ik stuur alleen maar mails die tot een bepaalde actie moeten leiden. Ik stuur nooit zomaar informatie rond."


" Ik voel me minder verplicht om achter elke rollende bal aan te hollen" Rob Elsinga (Microsoft)


Hoe vaak hebben jullie de laatste tijd gesnoeid in je informatiebronnen?
Groen:
"Voor mij geldt zeker dat minder meer is. Ik snoei veel. Wat ik wil blijven lezen zijn de krant en The Economist. Als ik die twee niet lees, heb ik echt het gevoel dat ik iets mis. Ik ben zelfs van mening dat ik door het grondig lezen van beide uitgaven beter geïnformeerd ben dan mensen die, zeg, honderd verschillende bronnen lezen. Ik weet overigens dat ik niets mis omdat ik op gezette tijden nog wel eens andere bronnen raadpleeg. Dan denk ik meestal: o, dat weet ik al."
Vogd: "Ik snoei ook, maar anders. Informatie die ik binnenkrijg, scan ik op relevantie voor de leden van het CIO-platform. Wat goed is voor mij in mijn rol als programmadirecteur is goed voor hen. De effectiefste manier van snoeien blijft voor mij het lezen van informatie een week nadat zij is binnengekomen. Dan zie je hoeveel informatie inmiddels weer is verouderd en je dus terzijde kunt leggen."
Elsinga: "Ik kan heel goed snoeien. Daarnaast heb ik nu minder informatie nodig dan vier jaar geleden toen ik bij Microsoft begon te werken. Toen vond ik het lastig om te bepalen welke informatie zinvol was, moest ik alles weten van Microsoft Corporate of Micro-soft Nederland. Ik weet nu veel beter waar ik naar toe wil en voel me minder verplicht om alles te lezen en om achter elke rollende bal aan te hollen."


" Ik stuur alleen maar mails die tot een bepaalde actie moeten leiden" Udo Groen (Prorail)


Van Egmond: "Ik snoei niet. Ik ben van de oude stempel. Ik leg alles keurig op een stapeltje en als dat dreigt om te vallen, scheur ik alle voor mij relevante artikelen eruit. Dan heb ik weer een nieuw stapeltje, maar dan een stuk kleiner. Misschien komt die houding voort uit mijn vroegere werk als journalist. Ik wil alles kunnen vin-den en terug kunnen zoeken. Nu weet ik ook wel dat de praktijk steeds weer leert dat je dan alsnog veel niet weet. We denken dat we alles weten, maar dat is niet zo."


Volgende stelling. We zijn vervreemd van ons vroegere informatiegedrag. Toen kwam veel informatie van andere mensen. Nu denken we dat via internet of de eigen IT-systemen alle wijsheid is te krijgen. Mensen praten nog steeds het liefst met mensen.
Van Egmond: "Er zit veel inflatie in informatie. Iedereen kan tegenwoordig zelf voor journalist spelen en informatie waar dan ook op internet zetten. Deze informatie is vaak van een andere kwaliteit dan van professionele journalisten. Toch is het waardevolle informatie omdat zij afkomstig is van mensen. Je krijgt geen waardevolle informatie uit systemen, maar uit mensen die het al dan niet in systemen hebben gestopt. Wat je moet faciliteren is het uitwisselen van ideeën tussen mensen. Zelf heb ik uitstekende ervaringen met netwerken als LinkedIn. Vragen die ik in dit netwerk gooi, worden uitstekend beantwoord, vaak door mensen die ik niet ken."
Groen: "Contact met mensen geeft kleur aan de informatie. De combinatie mens en ICT is mooi, maar nog waardevoller als je het nodige taalgevoel hebt. Als iemand iets op een bepaalde manier beschrijft, dan weet ik dat er iets niet lekker zit. Dan bel ik hem of haar even op. Als je dat gevoel niet hebt, dan gaat het ergens mis."
Vogd: "Je kunt wijsheid niet uit elektronica halen. Wijsheid haal je uit menselijk contact en vaak vooral uit het praten met mensen die anders denken."
Henny van Egmond: "Binnen de Rabobank wordt er steeds meer gechat, ofwel ideeën uitgewisseld. Het grappige is dat daardoor het e-mailverkeer veel minder is geworden. We zien een verschuiving van fysieke ontmoetingen naar virtuele bijeenkomsten. Dat zal alleen maar toenemen. "


Klopt de stelling dat medewerkers nog steeds niet goed worden opgeleid in de effectieve inzet en het juiste gebruik van informatie?
Elsinga: "De jeugd vindt zijn weg wel. Die hoef je niet op te leiden. In het zakelijke werkverkeer zou er wel meer aandacht voor opleiden mogen komen, te meer omdat de werkomgeving in de komende tien jaar nog heel erg sterk en snel zal veranderen. Je zult daarom met elkaar moeten gaan afspreken hoe je gaat werken. Je moet afspraken maken hoe je informatie gaat opslaan, welke informatie je gaat delen. Dat proces moet begeleid worden."


" Het wordt steeds belangrijker om je weg te vinden in de hoeveelheid informatie" Foppe Vogd (CIO-platform Nederland)


Van Egmond: "Ik reis regelmatig met de trein tussen onze vestigingen in Eindhoven en Utrecht. Dan hoor of zie ik collega's die bellen en openlijk allerlei zaken bespreken of naast iemand stukken zitten te lezen. Soms laten mensen zelfs stukken liggen. Mensen moeten veel beter beseffen hoe ze met informatie in verschillende situaties moeten omgaan."


De meeste informatie is na een tijd automatisch overbodig geworden. Daarom kan het geen kwaad eens een tijdje een information sabbatical te nemen. Hebben jullie nog tips voor overvoerde managers?
Van Egmond:
"Geniet van de informatie. Het is geweldig wat er allemaal beschikbaar is."
Elsinga: "Probeer zo dicht mogelijk bij je eigen interesses te blijven. Loop niet overal achteraan."
Groen: "Word nog beter in taal."
Vogd: "Bepaal je eigen rol, weet wat daarin voor jou relevant is en ga dan kiezen wat je wilt weten."

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 5 | 1 Waardering

Meer achtergrond artikelen