Perpetuum mobiel

Opvallend is dat twintig procent van de smartphonebezitters aangeeft helemaal niet met het toestel te bellen, maar het voornamelijk te gebruiken voor berichtenapps als WhatsApp (67 procent), mailen (72 procent) en surfen (78 procent). Ook wordt er steeds vaker betaald met mobile devices. Zo wordt van alle online bestellingen 23,3 procent vanaf een tablet of mobiele telefoon betaald, zo blijkt uit de Mobile Index van betalingstechnologiebedrijf Adyen.

GEMEENGOED
Communiceren en zakendoen vinden kortom allang niet meer uitsluitend plaats op gezette tijden in een afgebakende setting als een kantoor met vaste devices. In plaats daarvan wordt er door de gemiddelde Nederlandse werknemer bij voorkeur 24/7 gecommuniceerd vanaf willekeurige locaties met mobiele apparaten die onafhankelijk van tijd of plaats snel en eenvoudig functioneren. Als gevolg van de ontwikkelingen die laptops, smartphones en tablets hebben doorgemaakt, is het afgelopen decennium de kantoorfunctie veranderd van een werkplek waar medewerkers fysiek aanwezig moeten zijn, naar een ontmoetingsplaats waar collega’s elkaar desgewenst kunnen treffen. Medewerkers beschikken immers vrijwel allemaal over (wel of niet hun eigen) mobile devices met daarop razendsnel betaalbaar internet en opslagcapaciteit in de cloud. Was dit alles enkele jaren geleden nog weggelegd voor de early adopters, inmiddels zijn mobile devices – die 24/7 toegang bieden tot alle informatie die iemand maar nodig denkt te hebben – gemeengoed geworden.
Door dit soort technologische ontwikkelingen is het werk in organisaties de afgelopen jaren al ingrijpend veranderd en is ‘het nieuwe werken’ inmiddels ingeburgerd geraakt. Maar het werk zal de komende tijd nog verder blijvend veranderen. In de eerste plaats lopen als gevolg van nieuwe technologieën, en daarbij behorende apparatuur en gadgets, zakelijk en privé meer dan ooit door elkaar. Er wordt tenslotte niet alleen meer gewerkt op kantoor en tijdens kantoortijden. Data, of dat nu berichten zijn van collega’s, inzage in CRM-systemen of de notulen van de laatste vergadering, zijn desgewenst overal en altijd beschikbaar. Dat betekent dat bedrijven hun medewerkers meer dan ooit als consumenten van mobile devices moeten zien. Medewerkers gebruiken hun smartphone of tablet immers ook privé. En dus is het belangrijk dat ze hun eigen devices ook veilig op het werk kunnen gebruiken.

PRODUCTIVITEITSGROEI EN INNOVATIE
Een tweede verandering is dat de productiviteit van medewerkers als gevolg van mobiel werken alleen maar verder omhoog gaat, zo blijkt onder andere uit onderzoek van het Centre for Economics and Business Research (Cebr) in opdracht van Cordys. En wat blijkt? De productiviteitsgroei in middelgrote bedrijven is hoger dan de groei in productiviteit van grote bedrijven. Dit komt omdat Nederlandse middelgrote bedrijven een inhaalslag hebben gemaakt ten opzichte van grote bedrijven door enterprise software, ofwel zakelijke software gericht op een groep medewerkers, via de cloud af te nemen. Mobiele software maakt hier onderdeel van uit. Hiermee kan informatie op een makkelijke manier worden ontsloten, kunnen beslissingen sneller worden genomen en is innoveren eenvoudiger. Wanneer hiërarchische structuren plaatsmaken voor een structuur waarin medewerkers en leidinggevenden gemakkelijk en op gewenste tijdstippen digitaal kunnen communiceren met collega’s en klanten, kunnen nieuwe ideeën sneller landen in de organisatie. Fysieke barrières worden eenvoudig geslecht doordat projectgroepen spontaan en onafhankelijk van afdelingen virtueel kunnen worden geformeerd.

INTELLIGENTE TANDENBORSTELS
De toepassingen van een mobiele informatieomgeving zijn ontelbaar. Zo kunnen verkoopmedewerkers in winkels de volledige productlijn aan de klant laten zien op hun tablet. Wat te denken van intelligente tandenborstels – in feite ook een mobile device – die het poetsgedrag maar ook de samenstelling van stamcellen in speeksel digitaal kunnen doorgeven aan huisartsen of fabrikanten (uiteraard met toestemming van de gebruiker). En medewerkers op een bouwplaats kunnen voortaan via hun smartphones met apps hun projectdocumentatie rechtstreeks vanaf externe werklocaties raadplegen en nieuwe data direct doorgeven aan de IT-systemen in de organisatie.
Het begrip ‘het nieuwe werken’ wordt door al dit soort ontwikkelingen steeds opnieuw geladen. Nieuw is allang niet meer het feit dat medewerkers zo nu en dan thuis kunnen werken en op kantoor met hun laptop op een beschikbare werkplek inloggen. Nieuw is wel het feit dat steeds meer bedrijven, en vooral – zoals blijkt uit het eerdergenoemde onderzoek – de middelgrote bedrijven, de toegevoegde waarde inzien van de state of the art IT-mogelijkheden. Zij realiseren zich dat mobiel werken de innovatiekracht kan versterken, de productiviteit kan vergroten en de klantgerichtheid kan doen toenemen. Mobiel werken is dan ook niet meer weg te denken uit de zakelijke omgeving en zal de komende jaren alleen maar verder terrein winnen.

INGRIJPENDE VERANDERINGEN
De ontwikkelingen op het gebied van mobiele devices staan niet stil. Zo zien momenteel de zogenaamde wearables massaal het daglicht. Dit zijn mobiele devices in de vorm van bijvoorbeeld kleding, horloges en brillen. Hierdoor wordt communiceren nóg comfortabeler en nóg eenvoudiger. Ook zijn er tablets die in combinatie met een docking station en afklikbaar toetsenbord kunnen fungeren als een reguliere pc, maar eenvoudig kunnen worden meegenomen. Daarnaast wordt de mobiele software steeds geavanceerder. Afgezien van het explosief groeiend aantal apps die gebruikers eenvoudig toegang geven tot specifieke (bedrijfs)informatie, ontstaan er telkens nieuwe vormen van mobiele software die naadloos aansluiten op de bestaande enterprise software. En daar blijft het niet bij. De ontwikkelingen op het gebied van grote hoeveeleden informatie (Big Data) en het feit dat in principe alles met alles draadloos kan communiceren (the internet of things) maken dat het einde van de mobiele communicatiemogelijkheden nog lang niet in zicht is. Integendeel. De maatschappij staat aan de vooravond van ingrijpende technologische ontwikkelingen en voor bedrijven is dat niet anders.

MAATWERK
IT is en blijft echter maatwerk. Dat geldt ook voor mobiele IT. In feite zijn er drie groepen gebruikers van IT waar mobiele devices een steeds groter deel van uitmaken: de gebruiker, de manager en de business leader. De gebruiker, in dit geval de medewerker, wil zelf kunnen kiezen welk device hij wil gebruiken en let daarbij vooral op nieuwe mogelijkheden, snelheid en gebruiksgemak. Het arbeidsmarktimago van bedrijven die aantrekkelijke mobiele devices aanbieden aan hun medewerkers, wordt hierdoor alleen maar versterkt. De IT-manager ziet graag dat it in de organisatie wordt gestandaardiseerd, zodat het vrij makkelijk door grote groepen mensen kan worden gebruikt. Hierdoor is het zaak ervoor te zorgen dat mobiele software naadloos aansluit bij de bestaande software en systemen in de organisatie. Tot slot de business leader. Deze is met name geïnteresseerd in effectiviteit en kostenbesparingen. Ziedaar het speelveld waarbinnen organisaties op zoek moeten gaan naar oplossingen.

Rob Idink is Country manager bij Hewlett-Packard Printing/Personal Systems.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 10 2014.