Bring your own
Privéapparatuur meenemen naar het werk is de trend. Dat maakt de invoering van desktopvirtualisatie noodzakelijk. Hoe kun je dat als cio in goede banen leiden; technisch, juridisch en financieel?
Een werkgever koopt een computer waarmee medewerkers op kantoor kunnen werken. Dat klinkt logisch, en toch verandert het snel. Een groeiende groep werknemers brengt eigen apparaten mee (smartphones, tablets en laptops) en steeds meer bedrijven zien hier de voordelen van in. Het verbieden van privéapparaten op de werkvloer wordt langzaam maar zeker vervangen door het stimuleren hiervan. En waarom ook niet? Het kan veilig, het hoeft niet meer te kosten en het houdt werknemers tevreden. Bovendien kunnen bedrijven hierdoor de nieuwste technologieën binnen de bedrijfsmuren halen. De opkomst van deze bring your own (BYO)-trend vergt wel een nieuwe technologie: desktopvirtualisatie. daarmee kunnen programma’s, bestanden en complete besturingssystemen vanuit een datacenter aan elke pc, laptop of tablet worden geleverd. Zo kan een werknemer zijn Windowsdesktop die hij gewend is van zijn pc op kantoor, ook oproepen op de iPad thuis.
Consumeration van IT
Kostenbesparingen, eenvoudiger IT-beheer en meer continuïteit; de voordelen zijn voor de IT-afdeling en het management meestal duidelijk, maar niet alle werknemers zijn direct enthousiast over het werken op hun eigen apparatuur. Vaak wordt gedacht dat het de werkgever puur om een kostenbesparing gaat, omdat voor de gebruikers de voordelen nog niet altijd helder zijn. Al helemaal niet als de prestaties achteruit gaan of als ze ineens moeten werken met een ander bureaublad. Wat zij vaak niet weten, is dat een virtuele desktop juist een vooruitgang kan zijn. Als consument weten veel mensen precies wat ze willen. De consumerization van de ICT – consumenten bepalen de trends en de veranderingen binnen de bedrijfsmuren – zal volgens analistenbureau Gartner de komende tien jaar meer veranderingen op gang brengen dan welke trend dan ook. Dat is nogal ingrijpend: het bedrijfsleven is gewend om nieuwe ontwikkelingen te domineren.
CONSUMERIZATION
Het beste voorbeeld van consumerization is het lezen van werkmail op de privé smartphone. Ook laten werknemers wel eens presentaties zien op hun eigen tablet. Met name de opkomst van mobiele apparaten is verantwoordelijk voor deze revolutie. Een recent rapport van IDC wijst uit dat tachtig procent van de consumenten internettoegang heeft via een smartphone en 36 procent via een tablet. Dat is indrukwekkend, als je bedenkt dat deze apparaten zo’n vier en anderhalf jaar op de markt zijn. Het komt steeds vaker voor dat bedrijven een apparaat deels of helemaal bekostigen. De werknemer heeft vervolgens de keuze wat hij doet met dit budget: een laptop, tablet of pc aanschaffen. Om zo’n beleid te laten werken, zijn goede afspraken nodig. Het gaat erom een balans te vinden tussen de wensen van de gebruikers en de voorwaarden van de cio. Werknemers willen een eenvoudige toegang tot hun desktoptoepassingen, vanaf elk persoonlijk apparaat, zoals een tablet of smartphone. Cio’s willen volledige controle over de beveiliging en de prestaties, terwijl ze de kosten voor it-support willen minimaliseren. Naast de technische kant, zitten er aan het gebruik van privéapparaten op kantoor ook financiële en juridische kanten. Er zijn zeven factoren die kunnen bijdragen aan het succesvol invoeren van een ByO-programma:
1. BEOORDEEL WERKNEMERS
Voor wie is BYO geschikt? Niet alle werknemers zullen bereid zijn om mee te doen aan een BYO-programma. Het is daarom belangrijk om te toetsen wie er geïnteresseerd is en er ook daadwerkelijk voordelen uithaalt.
2. ONTWIKKEL BELEID MET STAKEHOLDERS
Een voorwaarde voor het implementeren van een BYO-programma in de gehele organisatie is dat alle stakeholders zoals ICT, HR en de juridische afdeling, het eens zijn over een overkoepelend beleid om het resultaat te optimaliseren. Het beleid moet ingaan op toegankelijkheid, eigendom van apparaten, contractuele verplichtingen en omstandigheden waaronder werknemers verantwoordelijk gehouden worden bij contractbreuk.
3. BESCHERM BEDRIJFSDATA
Beveiligingskwesties rondom BYO vloeien voort uit het feit dat het apparaat zelf geen eigendom is van het bedrijf, maar van de werknemer. Dit beveiligingsprobleem is niet nieuw voor de ICT-afdeling; elke organisatie die haar werknemers van een laptop van het bedrijf voorziet, heeft te maken met zaken als het verlies van data, diefstal of beveiligingsissues buiten het werk. Om een BYO-programma zinvol te maken, moet een organisatie haar werknemers altijd en overal toegang verlenen tot virtuele en bedrijfsoverkoepelende desktops, toepassingen en data. Dit betekent dat sommige data waarschijnlijk op het apparaat van de gebruiker opgeslagen worden. Essentieel is echter dat bij een BYO-oplossing de ICT-afdeling de mogelijkheid behoudt om bedrijfsdata te beveiligen, te controleren en om, indien nodig, zakelijke data op apparaten van werknemers te wissen als er sprake is van een beveiligingsbreuk. Dit kan het geval zijn als de werknemer weg gaat, of als het apparaat gestolen wordt.
4. MANAGERS EN WERKNEMERS OP ÉÉN LIJN
Managers en werknemers moeten het eens zijn met alle BYO-regels, zodat het programma zowel aansluit op de bedrijfsstructuur als op de toenemende vraag naar een virtuele levensstijl door flexibel gebruik van apparatuur door werknemers te ondersteunen.
5. OVERWEEG EEN SPONSORPROTGRAMMA
Om werknemers aan te moedigen hun eigen apparaten te gebruiken, zouden bedrijven een sponsorprogramma moeten overwegen om zo de langetermijnkosten te verminderen die verbonden zijn aan het gebruik van bedrijfsapparatuur.
6. MOEDIG GEBRUIK VAN EIGEN APPARATEN AAN
Organisaties moeten hun werknemers stimuleren om hun eigen apparaten te kopen en te gebruiken voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden. Aangezien het apparaat eigendom is van de werknemer, moet er een verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkeld worden voor de zakelijke data die er op staan.
7. INVESTEER IN DESKTOPVIRTUALISATIE
Desktopvirtualisatie maakt het mogelijk om vanuit een centraal punt de desktop van werknemers te beheren en toepassingen op aanvraag te leveren. Het werken op een eigen apparaat zal de tevredenheid van de gebruiker doen toenemen, aangezien werknemers de vrijheid krijgen om hun persoonlijke mix samen te stellen van opties, kenmerken en stijlen die bij hun persoonlijkheid en individuele behoefte past. Het geeft hen ook de optie om hun device te personaliseren, wat meestal de voorkeur heeft bij de generatie ‘digital natives’.
Rob van der Hoeven is Area vice President & Managing director bij Citrix Systems.
Lees ook:
> Citrix directeur Van der Hoeven: telewerken kan altijd overal
> De consumerization van IT