Hoe kan de “hybride” werkplek eruit komen te zien?
Hoe ziet de toekomst van ‘werk’ eruit? Printerfabrikant en kantoorautomatiseerder Xerox heeft onderzoek laten uitvoeren naar hoe het ‘werk in de toekomst’ er volgens bedrijven en organisaties uitziet. Voor het onderzoek - The Future of Work in a Pandemic Era - zijn zo’n 600 IT-leiders ondervraagd. Ze zijn werkzaam bij grote, internationale ondernemingen die actief zijn in meer dan tien verschillende branches. Uit het onderzoek is een aantal interessante conclusies te trekken. Zo zal de workflow de komende periode verder worden geautomatiseerd (zie artikel 1 - Automatisering van workflow), zo zal de interactie met klanten verregaand gepersonaliseerd worden (zie artikel 2 - Personaliseer je customer journey) en zal de behoefte aan flexibele werkplekken in de toekomst verder toenemen. We zoomen nu in op die laatste trend.
Uit het wereldwijde onderzoek komt onder meer naar voren dat ongeveer de helft van de ondervraagden zegt te verwachten dat de werknemers van hun bedrijf op termijn weer volledig terugkeren naar de oude, vertrouwde werkplek. Zo’n eenderde van de geënquêteerden (32 procent) zegt zijn beleid te willen aanpassen ten aanzien van kantoorwerk en thuiswerk. Wat hen betreft worden er meer mogelijkheden voor het laatste geschapen.
Ondanks alle voornemens om zo snel mogelijk medewerkers terug te laten keren naar hun oude werkplek, is de houding ten opzichte van ‘op afstand werken’ drastisch veranderd. Uit onderzoek van Xerox blijkt dat 82 procent van de ondervraagden verwacht dat hun werknemers binnen twaalf tot achttien maanden weer volledig zijn teruggekeerd naar hun vertrouwde werkplek. Toch is het duidelijk dat we (voorlopig) niet zullen terugkeren naar de oude situatie. Gelukkig ligt het vertrouwen in thuiswerk wereldwijd overal boven de 75 procent, zo blijkt uit het onderzoek. Inmiddels zeggen de meeste organisaties erop te vertrouwen dat ze genoeg adaptief vermogen hebben om de verdere gevolgen van de covidcrisis op te vangen.
Uit alle markttrends en uit dit eigen onderzoek kunnen we de conclusie trekken dat de weerstand tegen thuiswerken en tegen hybride werkoplossingen (thuis, kantoor, elders) is afgenomen. Voor de medewerkers is dat vermoedelijk goed nieuws: zij krijgen meer vrijheid, een prettiger verhouding tussen werktijd en vrije tijd, ze staan minder in de file en krijgen straks meer keuze om een woonplaats te kiezen. Ook voor werkgevers zijn er grote voordelen: ze kunnen bijvoorbeeld voortaan besparen op kantoorruimte, hun ecologische voetafdruk wordt kleiner én ze kunnen hun ‘jachtgebied’ naar nieuw talent vergroten; dat hoeft immers niet meer om de hoek te wonen.
Een en ander betekent wel dat organisaties zich beter zullen moeten inrichten op die toekomst. Ze zullen zich nog meer moeten richten op het faciliteren van flexibele werkplekken en -processen. Gelukkig zijn er genoeg voorbeelden van bedrijven die deze stappen eerder hebben gemaakt. Een daarvan is de Fairfield Chair Company, een
meubelmaker uit de Amerikaanse staat North Carolina. Fairfield is een familiebedrijf met zo’n 500 medewerkers dat volgend jaar zijn honderdste verjaardag viert. Samen met Xerox maakte Fairfield de overstap van de vorige naar deze eeuw: van analoog naar digitaal werken. Tot voor kort moesten medewerkers van de meubelmaker geregeld bellers in de wacht zetten om in ouderwetse archiefkasten op zoek te gaan naar documenten met een antwoord op de gestelde vraag. Door de kantooromgeving verregaand te automatiseren (in dit geval met het invoeren van Xerox DocuShare) konden 180 archiefkasten ‘naar de kringloop’. Medewerkers van Fairfield kunnen nu alle cruciale data raadplegen op een centraal content managementsysteem in de cloud. De klanttevredenheid nam flink toe.
Door de digitaliseringsslag - in twee jaar tijd werd 60 procent van de operatie ‘digitaal’ - heeft een deel van de werknemers nu ook de mogelijkheid om flexibel en op afstand te werken en kunnen de meubelmakers zich richten op hun corebusiness: meubels maken, een proces waar de meubelmakers van Fairfield overigens nog wel voor naar de meubelmakerij komen.
Het onderzoek van Xerox, The Future of Work in a Pandemic Era, is te raadplegen op xerox.com.