Ludo Mees (AMG): 'Onze algemene jaarvergadering is nu voor het eerst virtueel'

Is het daarmee business as usual?
‘Dat niet, de crisis heeft uiteraard zakelijk een enorme impact. Maar op het gebied van interne communicatie is er nog weinig veranderd. 

Iedereen werkt nu vanuit huis. Heeft u daar aanpassingen voor moeten doen?
‘Er werd altijd al veel getelefoneerd, er is nu wel een push om het allemaal via beeldmedia als Teams of Zoom te doen. Ik verwacht dat dat verder gaat toenemen. Virtueel werken is bij ons al langer een geaccepteerd verschijnsel, maar de intensiteit waarmee het gebeurt wordt wel anders.’

Wat denkt u dat er gaat veranderen vanwege die intensiteit?
‘Ik verwacht dat wij nog vaker virtueel gaan vergaderen en dat daardoor vergaderingen efficiënter worden. Steeds voor commissarissenvergaderingen het hele circus bij elkaar brengen kost geld en tijd. Over het algemeen gaat er niks boven fysieke meetings, maar het zullen er wel minder worden.’

Had AMG een business continuity plan voor al die snelle verandering in regelgeving? En hoe zijn governance, risk en compliance daarin verwerkt?
‘De units, dochterbedrijven van de AMG Groep, hebben een grote mate van eigen verantwoordelijkheid. Dat geldt ook voor legal en compliance. Ieder land heeft zijn eigen regels, de board laat zich informeren met behulp van ons corporate legal & compliance team over waar er knelpunten zijn in de governance- en compliancestructuur. De verantwoordelijkheid ligt heel duidelijk bij de units. De raad van bestuur stuurt hen rechtstreeks aan en grijpt in waar nodig. Mijn rol is mede om dat te faciliteren.’

Is meer centrale coördinatie nodig nu alles meer virtueel wordt?
‘Ik denk dat er, zeker waar het gaat om bijvoorbeeld cybersecurity, wel dingen gaan veranderen. Ook in het onderlinge communicatieproces. De business heeft nu prioriteit, maar in de secundaire processen om al die communicatie te faciliteren, zullen wel stappen worden gezet. Het zou leuk zijn om dit gesprek over zes maanden nog eens te voeren en te zien wat er daadwerkelijk veranderd is.’

Dat is inderdaad een goed idee. We kunnen wel zes maanden terugkijken: als u toen had geweten wat u nu weet, had u dan technologisch beter voorbereid kunnen zijn?
‘Nee, dat denk ik niet. Binnen onze organisatie zijn de lijnen tussen rvb en units kort. Onze IT kan het voorlopig allemaal aan. Dat heeft ook te maken met de aard van ons bedrijf. We zitten in de industrie, de helft van onze medewerkers ziet nooit een laptop voor werk – zij staan in de mijn of in de fabriek. We merken wel dat, nu reizen plots niet mogelijk is, het contact met klanten over bijvoorbeeld de installatie van systemen lastig is.’

Maar als het bijvoorbeeld gaat om dataveiligheid? Juist vanwege het feit dat de business prioriteit heeft, gaat men misschien nu even voor snelheid en gemak. Blijft dat een thema op de agenda?
‘Zeker. In onze risk assessments is dataveiligheid een belangrijk thema, maar niet nummer één. Het lijkt me wel interessant om te bekijken of datasecurity-problemen bij bedrijven toenemen vanwege deze crisis. Ik kan me voorstellen dat niet iedereen direct in staat is om goed en veilig om te gaan met de technologie die virtueel werken met zich meebrengt.’ 

Wordt omgaan met technologie een belangrijke competentie waarop bestuurders en commissarissen worden beoordeeld?
‘Ik denk dat dit voor iedereen in het bedrijfsleven geldt. Zeker voor bestuurders, maar ook toezichthouders moeten die skills gewoon hebben. Binnen toezichtsrelaties is het nodig gemakkelijk in een virtuele omgeving met mensen van gedachten te kunnen wisselen.’

Waar haalt u zelf informatie vandaan?
‘Ik heb een ruim zakelijk netwerk, bijvoorbeeld middels de VEUO,  NIVE, IBA en diverse externe adviseurs in binnen- en buitenland. Iedereen is op dit moment bezig manieren te vinden om dingen virtueel te doen. Ik vind dat webinars goed werken. Al die seminars hoeven niet meer. Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Deze crisis heeft een grote impact op mobility. Alleen al het feit dat we nu niet mogen vliegen en we dat waarschijnlijk ook nog een tijdje niet kunnen doen: wat betekent dat?’

Als u nog een laatste inzicht zou willen delen, wat zou dat zijn?
‘Ik denk in deze tijd vaak aan het adagium never waste a good crisis. We zitten nu echt middenin de storm, maar het is ook dé kans om grote stappen te zetten. Voor de hele maatschappij, maar ook voor ons bedrijf. Onze algemene jaarvergadering is nu voor het eerst virtueel, met bestuurders en toezichthouders die meedoen van over de hele wereld. Ik vind dat eerlijk gezegd heel spannend. Het moet wel goed gaan. Alles is in één klap nieuw, maar het is mogelijk ook meteen een grote stap richting verandering. De ava zoals we die nu kennen, met een kopje koffie en een broodje tijdens de lunch en al snel zo’n 100 aanwezigen op één locatie, daar is zeker winst te behalen.’

In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.