State-of-the-art is snel achterhaald

In 2013 werd het concern overgenomen door Microsoft. Ook het handelsbedrijf Van der Moolen, ooit een bekende naam op Wall Street, redde het niet. De handel op de financiële markten werd niet langer fysiek bedreven, maar via de computer. Omdat de markt veranderde en het bedrijf hier niet tijdig een antwoord op had, ging het in 2009 failliet. Hetzelfde gold voor elektronicaketen It’s, dat in 2011 de deuren moest sluiten. De opkomst van e-commerce, nieuwe concurrenten als de Mediamarkt en de economische tegenwind maakten dat ook dit bedrijf van de kaart is verdwenen. En wat te denken van familiebedrijf Oad, dat in 2013 ten onder ging. In tien jaar tijd zag de familie Ter Haar haar bezit verdampen. Dit alles omdat het bedrijf de aansluiting met de nieuwe tijd langzaam maar zeker was kwijtgeraakt.

VOORTDUREND UPDATEN
Het is inmiddels een cliché, maar daarom niet minder waar: een van de grootste uitdagingen voor organisaties is snel en lenig mee te bewegen met de ontwikkelingen in de markt. IT speelt hierbij een rol van belang. Wat te denken van cloudtechnologie, waardoor het mogelijk wordt om bijvoorbeeld softwarecapaciteit uit te breiden op momenten dat dat nodig is. Big Data-technieken kunnen beslissers helpen om snel geïnformeerde besluiten te nemen, waarbij honderd procent van de data wordt gebruikt. En wat te denken van ingebouwde beveiligingstechnieken waarmee data snel, veilig en flexibel kunnen worden uitgewisseld.

Klanten verwachten bovendien meer dan ooit dat bedrijven state-of-the-art producten en diensten leveren. Ze willen 24/7 worden bediend en altijd over het beste kunnen beschikken. We leven immers in een tijd waarin het voortdurend updaten van de laatste software voor producten zoals mobiele telefoons en tablets gemeengoed is geworden. Alles moet sneller en beter. De uitdrukking ‘stilstand is achteruitgang’ is nog nooit zo waar geweest. Ook dit kan mogelijk worden gemaakt door IT. De meeste organisaties zijn echter nog niet in staat om zich die lenigheid eigen te maken. Vastgeroeste processen, trage besluitvormingen en achterhaalde IT-systemen en softwareapplicaties zijn daar vaak debet aan. Vaak vindt er hierdoor niet meer dan één of twee keer per jaar een optimalisatieslag plaats, als het gaat om IT-gerelateerde diensten. Soms zelfs nog minder. En dat is in een tijd als deze eenvoudigweg te weinig.

WATERVAL OF AGILE
Organisaties die willen mee-ademen met de omgeving, zullen niet één of twee keer per jaar, maar bij voorkeur om de vier tot zes weken hun IT-diensten en -producten moeten optimaliseren. De meeste organisaties doen dat momenteel echter via een gefaseerde en daarmee tijdrovende aanpak. De eerste fase betreft het benoemen van het IT-probleem. Vervolgens wordt hier een oplossing voor bedacht. Daarna wordt de oplossing gebouwd, volgt er een testfase en vindt implementatie plaats. Dit hele traject, ook wel de watervaltechniek genoemd, neemt vaak al snel een jaar in beslag.

In IT-bedrijven waar applicaties voortdurend moeten worden ontwikkeld en aangepast, is deze techniek allang achterhaald. Daar wordt al menig jaar gewerkt volgens de zogenaamde agile-methode, dat letterlijk ‘lenig’ betekent. Optimalisatie vindt hier niet schoksgewijs plaats, zoals bij de watervalmethode het geval is, maar op basis van iteraties, waarbij een product of dienst tijdens een cyclus van zo’n vier tot zes weken wordt vernieuwd. Aan het eind van elke cyclus is er sprake van een werkend en verbeterd product en kan er zo nodig verder worden bijgestuurd tijdens een volgende cyclus. Elke cyclus leidt kortom tot een verbetering van het product. Men gaat daarbij niet in een rechte lijn van a naar b, maar volgt een natuurlijke route waarbij onderweg ruimte is voor voortschrijdend inzicht.

NIEUWE MINDSET
Alle organisaties die voor een groot deel afhankelijk zijn van IT, denk aan de zakelijke dienstverlening, retail en manufacturing, kunnen in principe werken via de agile-methode en hun lenigheid daardoor fors verbeteren. De technologie om op een agile manier optimalisaties door te voeren aan softwareapplicaties, is ruimschoots voorhanden. De interactie met klanten is dankzij internet bovendien sneller en intenser dan ooit, waardoor men voortdurend een vinger aan de pols van de klant heeft en deze informatie middels handige tools kan omzetten in nieuwe of vernieuwde producten. Belangrijk is wel dat er een mindset, een cultuurverandering, plaatsvindt. Het uitsluitend inzetten van IT-tools om agile werken mogelijk te maken, is niet voldoende. Old school-gedachten over optimalisatie en vernieuwing moeten plaatsmaken voor een nieuwe manier van kijken, waarbij optimalisatie als een continu proces wordt beschouwd. Een proces dat ook vereist dat de business wordt afgestemd op dit agile proces. Dat betekent bijvoorbeeld dat operationele afdelingen nauw zijn aangesloten bij de voortdurende ontwikkelingen en verbeteringen van nieuwe applicaties. Kleinere organisaties kunnen dit doorgaans vrij snel realiseren. Het zijn vooral de grote organisaties die te maken hebben met oude IT-systemen, tradities en met ingesleten manieren van werken. Met name hier zal een ware transformatie moeten plaatsvinden.

DE TREIN IN BEWEGING ZETTEN
Dit alles klinkt ingrijpender dan het is. Een transformatie wordt namelijk al in gang gezet wanneer er een samensmelting plaatsvindt van een aantal teams. Hierdoor ontstaan multidisciplinaire eenheden die gezamenlijk aanpassingen en verbeteringen kunnen uitvoeren aan een applicatie. De kunst is om deze teams zoveel mogelijk vrijheden en verantwoordelijkheden te geven. De richting is duidelijk, de rest vullen ze zelf in. Wanneer deze trein in gang is gezet en alle software in de organisatie voortdurend up-to-date is, komt de organisatie vanzelf in een flow terecht en is mee-ademen met de wensen van klanten en de eisen die de markt stelt eenvoudiger dan ooit. Wanneer de watervalmethode heeft plaatsgemaakt voor een iteratief optimalisatieproces, kan een organisatie gaan spelen met de frequentie van de aanpassingen en bijvoorbeeld besluiten om niet eens in de zes weken, maar elke maand of elke twee maanden met nieuwe releases te komen. De markt vraagt, de organisatie draait.

Jeroen Bronkhorst is Chief technology officer bij HP Global Accounts.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 02 2015.