Een veilige poort naar de board
‘Mijn rol laat een gebrekkige focus niet toe. Afgeleid worden is geen optie. Ik moet altijd on point zijn.’ Dat stelt Heineken-ceo Jean François van Boxmeer in het boek One second ahead, van Rasmus Hougaard en Jacqueline Carter. Het citaat is illustratief. Voor bestuurders en commissarissen van grote organisaties mogen de razendsnelle veranderingen in de wereld geen reden zijn hun focus kwijt te raken. Ook als alles om hen heen verandert (denk maar aan nieuwe businessmodellen of de robotisering van productieprocessen), of juist ómdat alles verandert, moeten bestuurders het overzicht houden. Om te helpen bij het houden van die focus, worden steeds meer digitale tools ontwikkeld. Die tools stellen bestuurders in staat de controle te houden en in een hoog tempo beslissingen te nemen. Maar wat zijn de juiste digitale tools? Zijn die al beschikbaar, of is er nog veel ontwikkeltijd nodig eer deze software volwassen is? In dit artikel werpen we een blik op de in toenemende mate digitale toekomst van de boardroom. Hoe zal die eruit zien? En welke kansen biedt die toekomst voor bestuurders, commissarissen en boardroom- professionals van nu?
Sneller, complexer en strenger gemonitord
Een van de impactvolle trends voor bestuurders is de snelheid waarmee markten veranderen. Marktleiders komen soms razendsnel op om vervolgens net zo snel weer terrein te verliezen. Vooral in sterk door technologische vernieuwingen gekenmerkte markten verschuiven de onderlinge verhoudingen tussen de spelers snel. De ene technologie is nog niet doorontwikkeld, of een nieuwe vinding wordt gelanceerd. Voor bestuurders betekent dat een noodzaak tot wendbaarheid. Beslissen zal dan ook iets zijn dat in de toekomst voortdurend zal gebeuren. Bestuursvergaderingen zijn nu vaak nog vaste geplande momenten in de week- of maandagenda, die zorgvuldig worden voorbereid. De toenemende snelheid van veranderingen in de wereld maakt dat vaker ad hoc moet worden beslist.
Dat geldt niet alleen voor bestuursvergaderingen. Ook raden van commissarissen zullen in de toekomst vaker met elkaar moeten afstemmen, met als gevolg dat beslissingen vaker buiten kantoor zullen worden genomen. En die beslissingen hoeven niet langer een kwestie van uitgebreide deliberatie te zijn. Ook een snelle afstemming, al dan niet online of via een messenger-applicatie, zal normaal worden. Ook fysiek samenkomen is dus geen noodzaak meer.
Inzicht halen uit complexiteit
Daarmee is niet gezegd dat besturen een kwestie wordt van reageren op de buitenwereld. Focus is als gezegd cruciaal. Om die focus te realiseren, zijn betrouwbare data over de eigen bedrijfsprestaties van verleden en heden en van de ontwikkelingen in de buitenwereld nodig. In veel bedrijven worden die data nu op verschillende plekken gegenereerd. Ze worden in verschillende applicaties verwerkt en opgeslagen en geraadpleegd via verschillende platformen en devices. Er is dan ook een bestuurstool nodig die al deze datastromen verwerkt en beslissers in de gelegenheid stelt analyses te maken. Die trend is onvermijdelijk.
Binnen afzienbare tijd zal alle software voor enterprise resource planning communiceren en rapporteren aan bestuurders. In deze bestuursapplicatie zijn in de toekomst alle relevante gegevens die voor bestuurders nodig zijn, direct op te vragen. Snelle analyses kunnen real time worden gemaakt en bij het nemen van beslissingen zal in een digitaal dashboard ondersteunende informatie voortdurend beschikbaar zijn.
Kritieke applicatie
Door mondialisering zijn steeds meer ondernemingen internationaal actief. Ook dat vergroot de complexiteit van het bestuur. Hoe valt effectief te besturen als een onderneming bestaat uit tientallen, zo niet honderden, dochter- bv’s, joint ventures en minderheidsbelangen die elk aan de organisatie bijdragen? Door het snel toegenomen aantal bedrijfsovernames en fusies van de afgelopen vijf jaar, neemt die complexiteit hand over hand toe. In een recent artikel schreef het magazine Harvard Business Review dat de markt voor fusies en overnames nog groter kan worden. Waar afgelopen jaren al volume- en dealwaarderecords werden gebroken in de markt voor bedrijfsfusies en overnames, verwacht de auteur in 2018 nieuwe records. Daarbij noemt het zakentijdschrift de ‘remix van assets’, een herindeling van activa, leidend. Dat wil zeggen: de leidende spelers in veel markten zijn bezig hun kaarten opnieuw te schudden met vooral horizontale overnames tot gevolg. Zo nam techbedrijf Intel het Israëlische Mobil- Eye (dat software maakt voor zelfrijdende auto’s) over, en e-commercegigant Amazon kocht het Amerikaanse supermarktbedrijf Whole Foods. Denk ook aan private equity-bedrijven, met een steeds groter aandeel in veel sectoren, of aan de beweging van conglomeraten als Philips die juist de focus vernauwen. Complexere deals en razendsnel verschuivende concurrentieverhoudingen maken dat beslissers steeds meer op hun hoede moeten zijn. In de toekomst neemt de complexiteit van informatie toe, maar maakt de juiste softwaretoepassing alle bewegingen in een grote organisatie inzichtelijk. Daarmee wordt de tool zelf een kritieke applicatie voor elke onderneming, zelfs voor midden- en kleinbedrijven.
Instappen: een kwestie van timing
Die toekomst is dichterbij dan ooit. De ingrediënten voor het ontwikkelen van een alomvattende besturingstool bestaan al: een vergaderapplicatie, een dashboard voor key performance indicators en software voor enterprise resource planning. Het is slechts een kwestie van tijd eer die software soepel in één pakket geïntegreerd is. De techniek biedt echter ook nú al voldoende mogelijkheden om bestuurders, commissarissen en company secretaries stevig te ondersteunen: dat kan met een board portal.
Dit essay is gepubliceerd in Management Scope 02 2018.