Ludo Mees: 'Coördinatie van beleid blijft een uitdaging'
U was een halfjaar geleden hard bezig vorm te geven aan het beter faciliteren van bestuurlijke communicatie. Bent u daar verder in gekomen?
‘Daar hebben we zeker stappen in gezet. We maken nu veel meer gebruik van beeldbellen. Toch voelen we het gemis van fysieke afspraken, zeker in deze situatie die zakelijk een enorme impact heeft. Als groepsmanagement wil je toch een keer het management van de businessunits in de ogen kunnen kijken. We denken ook al na over onze volgende algemene vergadering van aandeelhouders (ava) in 2021. Als het over een half jaar mogelijk is om weer fysiek bij elkaar te komen, wordt het waarschijnlijk alsnog een hybride vergadering, waaraan aandeelhouders ook virtueel kunnen deelnemen. Ik ben ervan overtuigd dat het fenomeen van de virtuele vergadering niet meer verdwijnt. De grootste vraag bij de volgende ava is hoe de interactie met aandeelhouders te regelen. Daar zijn verschillende modellen voor, met bijvoorbeeld vragensessies vooraf, of juist tijdens de vergadering.’
> Lees hier het vorige interview met Ludo Mees: 'Onze AvA is nu voor het eerst virtueel'
AMG, dat gespecialiseerde metalen, grondstoffen en vacuümovens produceert, werkt met veel redelijk zelfstandige internationale businessunits. U heeft dus de laatste maanden veel te maken gehad met allerlei verschillende en veranderende regelgeving per land.
‘Zeker. De COVID-19-maatregelen worden centraal per land bijgehouden, net als het aantal besmettingen. Gelukkig vallen die erg mee bij ons. Centrale coördinatie van beleid blijft uiteraard een uitdaging. We hebben regelmatig contact over de implementatie van besluiten van het groepsmanagement. Daar merken we het gemis van fysiek contact, maar dat zal een leerproces zijn waar iedereen doorheen moet. Er is ook minder of geen sociaal contact met collega’s bij online meetings, dat maakt het efficiënter maar minder persoonlijk. Als er eens een overleg op kantoor plaatsvindt, is dat meteen een moment om bij te praten. Mensen hebben daar behoefte aan.’
Gaat door die verzakelijking besluitvorming wel sneller?
‘Ja, de keerzijde op boardniveau is dat het team moeilijker even een half uurtje stilstaat bij een bepaald punt, daar leent een fysieke vergadering zich bij uitstek voor. Met de raad van commissarissen (rvc) organiseerden wij regelmatig offsite-meetings, dan gingen we bijvoorbeeld naar een fabriek om te kijken hoe de lokale operatie werkt. Dat geeft een andere dynamiek, maar dat is nu allemaal niet mogelijk. Onze rvc vergadert vooral de laatste maanden zeer regelmatig per telefoon of via beeldbellen. Besluitvorming moet en gaat ook efficiënter, ondanks het gegeven dat je elkaar niet vaak fysiek spreekt.’
Kan iedereen goed omgaan met digitale vergadertools?
‘Ja, maar het blijft een punt van permanente aandacht. Voor de een is het makkelijker dan voor de ander. Bij boardmeetings doen we vaak een dry run, om te kijken of alles werkt. Niets vervelender dan een meeting die een kwartier later begint omdat het systeem niet werkt, of omdat iemands verbinding is weggevallen. Het gaat nu wel beter dan zes maanden geleden, men went er noodgedwongen aan omdat er geen alternatief is. Het is de vraag wat we echt zullen meenemen als het virus onder controle is. Ik neem aan – en hoop zelf ook – dat thuiswerken blijft, maar dan op een gebalanceerde manier. De positieve effecten op bijvoorbeeld CO2-uitstoot zijn enorm. En dat is ook wat waard, ondanks dat het niet altijd optimaal werkt. Ik blijf bij wat ik zes maanden geleden zei: Never waste a good crisis.’
In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.