De spagaat van het nieuwe werken
Werken kun je tegenwoordig overal. Thuis, op kantoor, in het vliegtuig, maakt niet uit. Wat dat betreft is het nieuwe werken al lang en nagenoeg overal ingevoerd. Discussie gesloten? Niet helemaal. Het kan allemaal nog een stuk beter. En veiliger. Thuis werken op een tablet of de pc is toch wat anders dan op kantoor werken op een computer die rechtstreeks is aangesloten op een beveiligde server in een datacenter. En dan is er nog het probleem dat de hoeveelheid informatie alsmaar toeneemt. Wat moet de mens met al die informatie? Aan tafel zitten Maarten Hillenaar (cio Rijk), Aloys Kregting (cio DSM) en Joost van Hest (General Manager BT Professional Service). Antwoord: de mens zal zijn eigen weg in deze omgeving moeten vinden, stap voor stap. Het nieuwe werken is een metafoor die slechts aangeeft dat anders tegen werken, leidinggeven en het behalen van resultaten wordt aangekeken. Net zoals dat ten tijde van de industriële revolutie werd gedaan. Het nieuwe werken is daarmee van allen tijde.
Welke eerste stappen heeft de overheid gezet als we het hebben over de inrichting van werk in de toekomst? Hillenaar: ‘De rekenkamer heeft een aantal spraakmakende onderzoeken uitgevoerd naar de implementatie van ICT binnen het Rijk. Dat heeft geleid tot onder meer de benoeming van een cio per departement. Ik ben voorzitter van het interdepartementale overleg van cio’s van al deze departementen. De eerste stap die we met elkaar hebben gezet is dat we vrij snel van start zijn gegaan met het zoeken naar een andere manier van werken. Let wel, iedere cio houdt de verbinding met zijn eigen departement vast, maar we hebben ook een eigen agenda, die we gemeenschappelijk gaan uitvoeren.
‘Onze agenda, onze ICT-strategie voor de komende vier jaar, ligt op het ogenblik bij de ministerraad om daarna naar de tweede kamer te gaan. Het doel is ambtenaren een werkomgeving te bieden die past bij wat de maatschappij van hen vraagt. Daarvoor is het nodig dat we onze panden en onze vaste werkplekken loslaten en op zoek gaan naar flexibiliteit en samenwerking. Daarvoor is een gestandaardiseerde en uniforme informatie-infrastructuur nodig waarbinnen iedereen veilig toegang tot informatie kan hebben. Daar begint alles mee. Als je geen informatie kunt delen, dan kun je ook niet goed samenwerken.
‘ICT moet vooral de kerncompetenties van de overheid faciliteren. Er is bij de overheid een enorme verandering gaande, maar deze verandering gaat niet vanzelf. ICT faciliteert weliswaar de verandering naar flexibel en geïntegreerd werken, maar er zijn ook dilemma’s. Aan de ene kant is er een groep binnen de overheid voor wie veranderingen niet snel genoeg kunnen aan. Maar er zijn ook mensen die meer traditioneel zijn ingesteld en die graag ‘s morgens naar dezelfde werkplek gaan als de dag daarvoor en op dezelfde computer werken, en niet zozeer uit zijn op verandering. Beide groepen moet je meenemen in de gewenste en gaande veranderingen. Je kunt geen groep aan zijn lot overlaten. Dat is een geweldige spagaat.’
Samenwerken vereist dat er procedures zijn...Van Hest: ‘Bij BT gaan we ervan uit dat alles wat we klanten aan mogelijkheden bieden, ook intern moeten kunnen. Eat your own dogfood is onze stelling. Het nieuwe werken is ook het ontwikkelen van beleid hierover, met bijbehorende regels. Met de procedures die we voor intern gebruik ontwikkelen, kunnen we ook onze klanten helpen. ‘Uiteraard willen we gewenste veranderingen ook technisch faciliteren. Dat kan op veel verschillende manieren. Zoals de ruimtes waarin onze medewerkers videoconferenties kunnen houden met andere vestigingen en samen aan projecten kunnen werken. Het is opvallend dat vooral mensen die niet al te ver van elkaar werken – bijvoorbeeld in Amsterdam en Brussel – en elkaar kennen meer via videoconferentie doen.
‘Beleid en procedures zijn ook nodig voor gebruik van apparatuur of sociale media als Yammer en Twitter. We zitten nu in de fase dat we accepteren dat medewerkers hun eigen apparatuur meenemen om daarop te kunnen werken, maar dat nog niet volledig faciliteren. Zo posten we via Twitter vacatures, maar eenmaal aangenomen kunnen ze met de zakelijke Blackberry niet meer Twitteren. Dat kan dus niet.’
Kregting: ‘DSM wil het nieuwe werken internationaal doorvoeren. Dan dien je met drie aspecten rekening te houden: werkplek, technologie en mens. Voor alle aspecten geldt dat het nieuwe werken aantrekkelijk moet worden gemaakt. Anders doen mensen het niet. Wat betreft de werkplek, niemand in onze Sittardse vestiging bijvoorbeeld heeft nog een eigen kamer. Ik ook niet. Alleen de secretaresses hebben een vaste werkplek. Vaste telefonie is er eigenlijk ook niet meer. Deze aanpak heeft in Sittard geleid tot een vloerreductie van dertig procent. Daarmee hebben we een grote verbouwing in hetzelfde jaar terugverdiend. ‘Dat ik geen eigen kamer meer heb, was aanvankelijk een aparte ervaring, maar daarna een verademing. Ik hoef nu niet meer de hele dag in hetzelfde hok te zitten, niet elk gaatje in mijn agenda wordt onmiddellijk opgevuld, ik hoef niet meer als een machine te worden geoptimaliseerd. Ik houd meer tijd en ruimte over, heb wat minder meetings, minder e-mails te verwerken en kan nu met behulp van collaboration tools meer met anderen samenwerken waardoor er meer kennis van buiten naar binnen komt.’
Het wordt steeds zichtbaarder dat de gebruiker zelf wil bepalen op welke apparatuur hij wil werken. Betekent deze ontwikkeling niet het einde van de traditionele IT-afdeling? Hillenaar: ‘Dat een ICT-afdeling niet alles hoeft te leveren, betekent nog niet dat er geen rol meer voor deze afdeling is. Wat blijft is de zorg voor grote delen van de infrastructuur, zoals de netwerken, de opslag van de informatie, de applicaties. Daarnaast moet er aandacht blijven voor de wijze waarop medewerkers maar ook anderen met het nieuwe werken of sociale media omgaan. Een politicus moet vanwege zijn eigen veiligheid niet Twitteren waar hij naar toe gaat, maar als hij dat wil alleen melden waar hij vandaan komt en wat hij daar heeft gedaan. ‘Medewerkers moeten een grote betrokkenheid hebben bij de manier van werken en snappen wat ze aan het doen zijn. Ze moeten snappen dat er veilig gewerkt moet worden, omdat vertrouwelijkheid van gegevens bij de overheid heel zwaar weegt. Het is inmiddels een vanzelfsprekendheid geworden om te werken met een iPad en Blackberry, maar voor veilig werken is meer nodig. Medewerkers moeten bijvoorbeeld snappen dat ze hun apparatuur moeten wipen, gegevens eraf moeten halen voordat ze het wegdoen opdat er geen vertrouwelijke gegevens op straat komen te liggen. Dat proces moet je sturen en begeleiden.’
Kregting: ‘Bij DSM hanteren we het triple A-principe: elke werkplek moet anytime, any place, en met any device toegang hebben tot onze webmail, applicaties en informatie. Bovendien willen we dat alle applicaties via een browser (internet centric) te benaderen zijn. ICT blijft ook nodig om op een veilige en gestructureerde manier toegang te geven tot de infrastructuur en om basiszaken zoals identity and access management zo te regelen dat iedereen toegang krijgt tot informatie en applicaties die hij in zijn functie mag en moet gebruiken. Wie is wie en wat mag hij doen met welke apparatuur? De apparatuur aan de voorkant maakt slechts tien procent uit van de gehele infrastructuur.
Hillenaar: ‘Precies. De achterkant van ICT groeit nog steeds. Zo stijgt de behoefte aan opslagcapaciteit behoorlijk. We hebben nu 64 datacentra die met elkaar 18.250 vierkante meter vloeroppervlakte innemen. Door te standaardiseren en te rationaliseren kunnen we dit terugbrengen naar 2500 vierkante meter, maar ik weet zeker dat de vraag naar opslagcapaciteit veel groter wordt de komende vijf jaar.’
Van Hest: ‘Je zult altijd randvoorwaarden moeten opstellen voor het gebruik van apparatuur, maar ook voor het gebruik van WiFi, wipen, sociale media et cetera. IT Governance blijft nodig, ook in een consumerized omgeving. In de toekomst zul je je als bedrijf moeten voorbereiden op een situatie waarin mensen bij meer dan één werkgever gaan werken. Dan zijn goede afspraken onontbeerlijk. ‘Overigens is apparatuur die draait op het Android open source-platform van Google net als een iPad technisch gezien goed te beveiligen. Ik ben natuurlijk een echte gadgetman die weet hoe je dat moet doen. Als je een apparaat hebt dat goed werkt, dan heb je zo een community van zestig man om je heen die er ook alles van willen weten. Goed voorbeeld doet goed volgen. Beveiligingsissues zijn goed in en door communities op te lossen.’
Kregting: ‘Je hebt een ICT-afdeling ook altijd nog nodig om gesprekken te voeren over licentievergoedingen. Wat dat betreft staan we ook aan de vooravond van mogelijke grote veranderingen waarin licenties steeds meer een vergoeding moeten zijn voor het gebruik, in plaats van een vergoeding per gebruiker. Dat is natuurlijk een bedreiging voor de vendors. Zij moeten in het kader van de flexibilisering van arbeid en software gaan nadenken over nieuwe verdienmodellen.’
Is het denkbaar dat in de toekomst het nieuwe werken geheel kan worden ondersteund door middel van cloudcomputing? Van Hest: ‘Nee, het zal voorlopig een combinatie zijn van cloudcomputing en traditionelere vormen van automatisering. Vergeet niet dat veel bedrijven en zeker ook de overheid nog veel legacy-systemen kennen. Het omschakelen naar een volledige cloudomgeving zou te prijzig zijn.’
Kregting: ‘DSM denkt ook dat hybride-oplossingen voorlopig de toekomst zullen zijn. Wat betreft cloudcomputing zijn overigens twee zaken nog niet goed geregeld: security en interoperabiliteit ofwel het kunnen samenwerken van verschillende ICT-systemen.’
Hillenaar: ‘Ik gebruik een stuk of vijf apparaten dwars door elkaar, privé en op kantoor, androidtelefoon, android-tablet, pc, iPad. Dat gaat prima. Daar zit natuurlijk al een stuk cloud in. Verder zijn we bij de overheid vooral bezig met standaardisatie en bekijken we de infrastructuur vanuit de noodzaak om gegevens met elkaar te delen. Die standaardisatie is nodig om ons vervolgens vrijheden als cloudcomputing te kunnen veroorloven.’
Zitten er ook nadelen aan het nieuwe werken? Kregting: ‘Of je nu thuis werkt of op kantoor of waar dan ook, je moet doen wat van je wordt verwacht. Tegenstelling met wat vaak wordt geschreven, willen juist veel jonge mensen helemaal niet graag thuiswerken. Die werken graag fysiek in teamverband en willen juist van andere en meer ervaren collega’s leren. Die moeten hun plek nog vinden in deze maaschappij, leren begrijpen wat hun eigen toegevoegde waarde is ten opzichte van de strategie van DSM en dat gaat in een virtuele wereld wat moeilijker dan een fysieke. We besteden daarom binnen DSM veel tijd aan virtuele teamworking en cultural awareneser zijn virtuele teamcoaches die mensen begeleiden en meetings helpen opzetten opdat men elkaar kan ontmoeten. Zo wordt er bijvoorbeeld per team gedefinieerd hoe vaak dat team minimaal fysiek bij ekaar moet komen. ‘Een nadeel is ook dat het nieuwe werken goed werkt voor een grote middengroep, de mensen die tevreden zijn in hun huidige baan. Maar voor collega’s die of niet zo positief zijn of juist heel erg positief zijn over een bedrijf, is er een groot risico. De eerste groep zou wel eens heel andere dingen kunnen gaan doen dan werken voor de baas. De andere groep zou zo maar eens dagen kunnen gaan maken van zeven uur ‘s ochtends tot elf uur ‘s avonds. In die laatste groep zitten veel high potentials die het gevaar lopen een burn-out te krijgen. Die beide groepen moet heel goed in de gaten houden. Dit betekent voornamelijk veel voor het management: dat moet echt output gaan managen in plaats van aanwezigheid.’
Hillenaar: ‘Privé en werk lopen tegenwoordig volledig door elkaar. Het feit dat je altijd bij informatie kunt komen, heeft zo zijn voordelen, maar ook zijn nadelen. Zelf vind ik e-mail een absoluut drama, zeer frustrerend. En er is zo véél informatie, het volgen daarvan is al lastig. Je zult daarin je eigen weg moeten vinden. Of je nu directeur bent of een zzp’er. Iedereen zal op zoek blijven naar zingevin. Wat wil en kun je doen? Het nieuwe werken is voor mij dan ook meer een metafoor voor verandering en anders met elkaar samenwerken.’
Rob van der Hoeven is Area vice President & Managing director bij Citrix Systems.
Lees ook:
> CV Maarten Hillenaar
> CV Aloys Kregting
> CV Joost van Hest