'Op dit kantoor vindt iedereen zijn draai'

Concentratieruimtes
Als we het nog wat breder trekken dan alleen innovatie: de juiste werkomgeving kan werknemers helpen het beste uit zichzelf en hun werk te halen. In die zin is werkomgeving een belangrijke factor in bedrijfsprocessen en daarmee een wezenlijk onderdeel van het businessmodel van een bedrijf. Werknemers willen graag controle hebben over waar en hoe ze werken. Hoe beter dat lukt, des te groter de kans dat hun betrokkenheid en tevredenheid toeneemt en dat verzuim, een grote kostenpost voor bedrijven, afneemt. Bij die behoefte aan controle hoort ook, al verschilt dat uiteraard per persoon, een zekere behoefte aan privacy. Soms wil je de gelegenheid hebben een paar uur te werken in een aparte ruimte, waar je alleen of met hooguit een paar collega’s zit, en waar het voor collega’s duidelijk en zichtbaar is wat de functie van zo’n private space is. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een transparante concentratieruimte, waar van buiten wel duidelijk is dat je even niet gestoord wilt worden (het kost mensen gemiddeld 23 minuten om hun verstoorde concentratie weer te hervinden!) zodat je je goed kunt concentreren en meer complexe taken kunt uitvoeren. En waar je je desgewenst ook even kunt ontspannen. Concentratieruimtes hebben dus een duidelijke meerwaarde, al moet je als werkgever wel zien te voorkomen dat werknemers zich er al te lang in ‘verstoppen’. Als bedrijven volharden in het nog steeds populaire werken in kantoortuinen, houd je de onwenselijke situatie dat medewerkers zich voor bijvoorbeeld het voeren van een telefoongesprek terugtrekken in de gang, het trappenhuis of zelfs de toiletruimte van hun kantoor.

Een dagje thuis, daarna weer interactie
Een andere mogelijkheid die inmiddels vrijwel overal is ingeburgerd, is thuiswerken. De voordelen hiervan zijn evident, de werknemer weet dat zijn privacy min of meer is gegarandeerd. Maar thuiswerken heeft ook nadelen: hoe komt het, zoals we weten uit onderzoek, dat de betrokkenheid van werknemers van met name grotere corporate ondernemingen lager is naarmate ze vaker thuiswerken? De meeste mensen willen graag ergens bij horen, trots zijn op hun werkgever. Als je vaak vanuit huis werkt, blijft die trots achterwege. Je kunt weliswaar heel productief werken, maar sociaal gezien enigszins vereenzamen. Een dag thuiswerken is uiteraard prima, maar daarna hebben de meeste werknemers toch de energie nodig van collega’s. Interactie helpt sneller en creatiever te denken en te doen. En helpt in die zin dus ook om innovatie te stimuleren.

Inrichting van open ruimtes
Het kantoor als werkplek wordt dus weer belangrijker. Binnen kantoren zijn open werkruimtes al geruime tijd populair, en dat is logisch. Het is echter wel belangrijk dat organisaties goed nadenken over de inrichting en benutting van die open kantoorruimtes. Analyseer bijvoorbeeld welke afdelingen met elkaar moeten samenwerken. Zet die afdelingen op dezelfde verdieping met ieder eigen ruimtes maar met daartussen ook een verbindende mixed zone: een open ruimte waarin medewerkers van beide afdelingen elkaar makkelijk kunnen treffen en opzoeken. Het verschil in werkzones kun je bijvoorbeeld benadrukken met verschillende kleurstellingen in meubilair, wanden, et cetera. Vervolgens komt het aan op de inrichting van die open ruimte. De trend is dat bedrijven steeds meer andersoortig meubilair plaatsen en minder standaard bureaus en stoelen. Men investeert steeds meer in soft seating, in lekkere, mooie en stijlvolle zitjes, sofa’s en banken waar mensen zich op hun gemak voelen en makkelijker met elkaar communiceren. Met daarbij hier en daar wat statafels, want volgens menigeen is ‘zitten het nieuwe roken’. We weten uit onderzoek dat zo’n setting veel invloed kan hebben op communicatie. Neem de klassieke rechthoekige vergadertafel: wie gaat er aan het hoofd zitten? Een ronde tafel heeft het voordeel dat iedereen letterlijk in een gelijke positie zit ten opzichte van elkaar. Uiteraard verschilt dit per cultuur. Zo vergadert men in het Midden-Oosten niet aan tafels, maar zittend op lage stoelen of op de grond.

Verbouwing niet nodig
Daarnaast is de vraag of je werknemers de hele dag passief achter een bureau moet laten zitten. Dat hangt uiteraard wel af van het type werk dat die werknemers doen: een controller zal toch graag werken aan een groot bureau. Maar voor functies waarbij veel overleg nodig is, moet je een werkomgeving ontwerpen die interactie stimuleert. Dat geldt ook voor co-working situaties waarbij je met onder meer collega’s, zzp’ers of werknemers van ketenpartners wilt samenkomen. Betekent dit dat je kantoorruimte ingrijpend moet verbouwen? Lang niet altijd. Zo is de kantine in veel bedrijven geopend tussen 12.00 uur en 13.30 uur, de rest van de tijd staat de ruimte leeg. Met een paar simpele ingrepen tover je de kantine om tot een café waar je de hele dag kunt werken en collega’s ontmoeten. Geopend van 7 tot 7, met goede koffie en voldoende oplaadpunten. Bovendien laat je als werknemer, alleen al door hier te gaan zitten, zien dat je openstaat voor communicatie. Collega’s schieten elkaar makkelijk even aan. Dat scheelt veel tijd; denk alleen al aan de situatie dat het in veel bedrijven vrijwel onmogelijk is snel een vergaderruimte te boeken.

Werkomgeving is deel van het businessmodel
De nieuwe generatie talenten werkt makkelijker in allerlei verschillende ruimtes, terwijl oudere generaties meer waarde hechten aan een formelere kantoorsetting. Om nieuwe talenten binnen te halen en te houden, zullen bedrijven zich dus ook moeten profileren in hun kantoorruimtes; in het besef dat de werkomgeving die ze hun werknemers bieden, een belangrijke pijler is van hun businessmodel. En een aanjager voor innovatie.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 02 2017