Rondetafeldiscussie: De ideale werkomgeving
Waar kun je een gesprek over de ideale werkomgeving nou beter houden dan op het bureau van Mecanoo Architecten in Delft? Architect Francine Houben ontvangt ons in de vergaderzaal van het schitterende patriciërs huis aan de Oude Delft, een van de mooiste grachten van de stad. Houben heeft met haar ‘symfonieorkest’ van architecten, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en interieurontwerpers een rijkgeschakeerd oeuvre opgebouwd. Van het National Kaohsiung Center for the Arts in Taiwan (een giga-theatercomplex van ruim 140.000 vierkante meter) tot het Paleis van Justitie in het Spaanse Córdoba, van woningen en wijken tot bibliotheken en bedrijfspanden.
De andere gesprekspartners zijn Ellis ten Dam en Bas van Holten. Ten Dam is global business development director van Royal Haskoning DHV. Het advies- en ingenieurs bureau opereert in 35 landen en telt zo’n zevenduizend medewerkers.
Projectontwikkelaar Van Holten werd vier jaar geleden ceo van Merin, dat kantoor- en bedrijfsruimte verhuurt in 165 eigen gebouwen. Merin ontstond nadat twee Amerikaanse private equity partners de vastgoed portefeuille van Uni-Invest hadden overgenomen. Interviewer Rick Bomer wil weten of de rondetafel deelnemers het met hem eens zijn dat het belang van een inspirerende werkomgeving bijna niet te overschatten is.
De factor ‘werkomgeving’ is uitgegroeid tot een wezenlijk onderdeel van het businessmodel vaneen bedrijf. Wat merkt u daar vanuit de eigen professie van?
Ten Dam: ‘Het is mijn overtuiging dat je bij de eindgebruiker moet starten, als je echt duurzaam en toekomstbestendig vastgoed wilt neerzetten. En dan moet die eindgebruiker, en dan denk ik zowel aan de organisatie als aan medewerkers, het lef hebben uit te gaan van de eigen ambitie en doelstellingen. Ik zie nog vaak dat een bedrijf naar een makelaar stapt met de vraag: ik moet een pand hebben voor duizend medewerkers. Helemaal verkeerd! Die vraag zou moeten zijn: 'dit is de ambitie van onze organisatie, welke werkomgeving past daar voor ons het beste bij?'
Van Holten: ‘Het past binnen onze visie werk plekken te creëren waar de mensen erg graag naar toe gaan. Ineen omgeving die bij ze past, of dat nou bruisend is of juist heel stil. Slaag je daarin, dan kan dat wezenlijk bijdragen aan het succes van een organisatie. Wij bedienen zowel heel grote bedrijven als mkb-bedrijven. Bij de grote bedrijven beslist meestal een facilitaire of andere afdeling over een nieuw kantoor, terwijl het bij het mkb meestal de eigenaar zelf is die die knoop doorhakt. En die snapt veel beter welke werkomgeving voor zijn medewerkers het meest geschikt is.’
Houben: ‘De kunst is dat je binnen een gebouw varieert met de ruimtes. Wij hebben met Mecanoo meerdere bibliotheken ontworpen, en daarbinnen ontwerpen we altijd heel uiteenlopende ruimtes. De een wil absolute rust in een bibliotheek, de ander zoekt een bepaalde social space. Logisch, ieder mens is nou eenmaal anders. We ontwerpen daarom een bibliotheek met heel veel kleine, uiteenlopende bibliotheekjes daarbinnen. Datzelfde geldt voor de werkomgeving. Door variatie maak je een ruimte die voor iedere werknemer wel wat heeft te bieden.
’Wat zijn belangrijke trends in de markt voor kantoorpanden en de inrichting daarvan?
Van Holten: ‘Bedrijven willen meer flexibiliteit. Ze huren voor kortere periodes. Daarnaast willen ze minder kopzorgen, dus geen gedoe over gas, water en licht, onderhoud, schoonmaak, et cetera. Daar willen ze echt vanaf. Qua locaties zie je dat de bedrijfs- en kantoorpanden langs de snelwegen weer winnen aan populariteit, dat had ik niet verwacht. Maar dan moetje er als projectontwikkelaar wel eerst het nodige aandoen. Toen ik vier jaar geleden bij Merin startte, stond de helft van onze portefeuille leeg. We wisten dat een betere makelaar of een lagere prijs niet zou zorgen voor snellere verhuur. Dus gingen wij in overleg met potentiële huurders. Wat was voor hen belangrijk? Welke werkomgeving zochten ze? Met een architect liet ik hen dan een aantal mogelijkheden zien: is dit watje zoekt, wat jouw organisatie weerspiegelt? Zeker in oudere panden moet je dan wel extra voorzieningen aanbrengen; met alleen wat nieuwe verlichting ben je er niet.’
Ten Dam: ‘Ik ben met u eens dat het ontzettend belangrijk is dat werknemers graag naar kantoor komen. Dat is essentieel voor het succes van een organisatie. De kunst is om binnen een kantoor een situatie te creëren waarbij mensen elkaar geregeld toevallig ontmoeten. We weten uit onderzoek dat juist die toevallige ontmoetingen zorgen voor meer samenwerking en een beter innovatieklimaat. Dat besef zie ik wel toenemen in de markt. Daarnaast gaat het bij het zoeken naar de juiste werkomgeving uiteraard ook om wat er rond je eigen pand allemaal gebeurt. Google koos twee jaar geleden voor een nieuw pand in Londen. Ze hadden de keus uit wel tien locaties, maar ze kozen voor een pand op King’s Cross, omdat daarnaast een Art School zit met drieduizend studenten. Juist dat draagt in hun ogen bij aan een inspirerende werkomgeving voor hun mensen.’
Houben: ‘Een andere trend is dat opdrachtgeversmeer letten op de duurzaamheid van een pand. Dat is essentieel, maar de focus ligt met name op technische zaken, denk aan energie besparing. Maar je bent pas echt duurzaam bezig als je al in de ontwerpfase nadenkt over eventuele toekomstige bestemmingen van een pand. In een lange termijn visie past dat een gebouw ook moet kunnen veranderen van functie. In mijn geboorteplaats Sittard hebben we een nieuw pand ontworpen voor de Rabobank. Als ik een foto laat zien bijeen lezing, denken mensen vaak dat het gaat om een bibliotheek. Die functie zou het ook makkelijk kunnen hebben. Of een plek waar zzp’ers kunnen werken en elkaar ontmoeten. Iets wat ook de filosofie van de Rabobank is.
’Ik zie wereldwijd een trend dat architecten en designers vaker nauw samenwerken. Zou dat kunnen bijdragen aan een customization, die je in andere sectoren al langer ziet?
Houben: ‘Grappig dat je dat vraagt, want ik erger me eerlijk gezegd al jaren aan de uniformiteit van de grote meubelleveranciers. Iedereen levert min of meer hetzelfde, waardoor je in kantoren veel eenheidsworst tegenkomt. Wat wij ook ontwerpen, al die gebouwen lijken van binnen op elkaar, als je niet oppast ;in andere landen net zo goed, zo kom je in Amerika overal cubicles tegen in kantoren. Daarom besloot ik een jaar of tien geleden om vanuit Mecanoo ook zelf interieur te gaan ontwerpen. Twee jaar zijn we gaan samenwerken met Gispen om de leeromgeving van de toekomstvorm te geven. Met hen hebben we flink geïnvesteerd in een productenlijn, alles geheel circulair: klanten kunnende producten inleveren wanneer ze willen. Voor ons is dat heel leerzaam en inspirerend. Dat illustreert voor mij dat innovatie vooral op gang komt als je intensief gaat samenwerken met andere disciplines.'
Van Holten: ‘Bedrijven kunnen zich bij de inrichting van hun pand inderdaad profileren met onder meer de keus van de meubels. Daarnaast, en dat vind ik belangrijk, met de entree: die moet net zo gastvrij zijn als in hotels. Dus geen meneer achter een hoge balie met zo’n grote V op zijn uniform, maar een omgeving waar je bij binnen komst meteen prettige, persoonlijke aandacht krijgt. Waar je je welkom voelt. Ook geen tl-verlichting in een laag systeem plafond maar een fijne omgeving waarbij gebruik is gemaakt van mooie materialen. Daarnaast moet je ruimte bieden aan een grote, centrale ruimte met allerlei faciliteiten, zoals een koffiebar, een restaurant, vergader faciliteiten en een lobby waar je lekker kunt werken. In ons Johnny River-gebouw in Amsterdam hebben we een biljart inde lobby neergezet. Dat geeft reuring, mensen lopen er omheen en leggen makkelijk contact met elkaar. Zo stimuleer je die toevallige ontmoetingenwaar we het net over hadden.’
Ten Dam: ‘Het is goed om de ontwerpers en leveranciers tegelijk bij een project te betrekken. Dan krijg je de nodige kruisbestuiving. Nu is het nog vaak zodat een hoofdaannemer een prijs neerlegt bij de klant, en vervolgens partijen na elkaar inschakelt. Maar zo komen leveranciers die innovaties op de plank hebben liggen nooit in contact met de eindgebruikers.
’Heeft de opkomst van nieuwe technologie, van The Internet of Things, ook consequenties voor deinrichting van kantoren?
Ten Dam: ‘Vaak worden we benaderd door leveranciers met allerlei technische gadgets. Je wilt als werkgever toch een smart office? Met overal sensoren? We moeten echter niet in een discussie belanden over gadgets. Begin met de vraag wat de toegevoegde waarde kan zijn voor eindgebruikers. Bijvoorbeeld op basis van real time data informatie geven waar plekken vrij zijn. Of hoe je het best naar kantoor kan komen die dag. We hebben al veel ervaring met ‘loopstroom-analyses’ in bijvoorbeeld stationsgebouwen en ziekenhuizen, die waarde geven voor de gebruiker en de beheerder.’
Van Holten: ‘Technologie wordt steeds goedkoper, dus ik denk dat die trend van alles kunnen uitrusten met chips en sensoren zeker toeneemt. Het gaat erom: wat doe je met al die data? Hoe koppel je data, waardoor je voor werknemers een werkplek creëert die ze geweldig vinden?
’Houben: ‘Gadgets zijn snel ouderwets. Dat hele futuristische denken met allerlei technologie in je kantooromgeving is sowieso uit de tijd omdat het binnen drie jaar toch achterhaald is.
’Het kwam al eerder ter sprake: je moet bij het inrichten van de werkomgeving starten bij de eindgebruiker. Maar hoe pak je dat aan?
Van Holten: ‘Wij werken binnen Merin met drie kantoren in Nederland, waarvan eentje in Amsterdam-Zuidoost. We hebben laatst besloten om dit kantoor opnieuw in te richten. Wij hebben als directie een stap terug gezeten onze medewerkers gevraagd dat samen op te pakken. Ze krijgen van ons een budget, en verder: regel het maar. Het zijn allemaal professionals, die moeten er samen toch wel uit kunnen komen. Je ziet dan dat een paar mensen spontaan opstaan en gewoon beginnen. Voor welk meubilair kiezen ze? Komt er een bar, hoe richten ze het verder in? Erg leuk en spannend om te zien hoe dat proces verloopt. En sowieso werken ze dus straks in een omgeving die ze zelf hebben gecreëerd. Dat is goed voor hun betrokkenheid. We hebben hier ook voor gekozen, omdat we niet langer klanttevredenheid centraal zetten, maar de tevredenheid van medewerkers. Is die goed, dan komen de resultaten vanzelf wel.'
Ten Dam: ‘Interessant. Ik merk bij grotere bedrijven dat er inderdaad een extra schil tussen zit met een facilitaire afdeling die te weinig contact heeft met de echte business en de eindgebruikers. Van belang is om de werkelijke drivers van je organisatie te benoemen. Daarop moet de fysieke en it-werkomgeving een antwoord geven. Omdat mensen niet allemaal hetzelfde zijn, is diversiteit bieden erg belangrijk, ook wat betreft het werken op verschillende locaties, onderweg en thuis. Zorg daar bij dat je overal goede toegang tot internet hebt en tot je werkdocumenten, via de cloud. Velen kunnen hier goed mee omgaan, maar besef ook dat er mensen zijn die nog leren om goed met elkaar samen te werken op afstand.’
Houben: ‘En dat lukt lang niet altijd. Ik hoor ook wel eens een medewerker zeggen ‘dat ik er niet was’ en daarom niet mee kon kijken met bijvoorbeeld een tekening. Maar ik ben er altijd, zeg ik dan. Ik kan toch meekijken op afstand? Soms weet ik niet eens of ik iemand fysiek heb ontmoet of via een beeldscherm. Zo zie je maar, je moet medewerkers zien te inspireren om een leven lang te blijven leren.’
Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 02 2017