Best practices voor digitale bestuursvergaderingen

Om digitaal werken veilig en effectief te kunnen faciliteren, is het voor bestuurssecretarissen essentieel dat zij de beschikking hebben over de juiste technologie om effectief op afstand te kunnen vergaderen. Moderne oplossingen voor digitale bestuursvergaderingen zijn gericht op optimale veiligheid en maken deel uit van een omvangrijk ecosysteem van digitale governance-oplossingen. Met een goede voorbereiding, de juiste hulpmiddelen en voldoende follow-up na de vergadering, krijgt een digitale vergadering dezelfde hoge kwaliteit als een fysieke vergadering.

Het op een veilige manier kunnen organiseren van digitale bestuursvergaderingen zorgt voor gemoedsrust, want bestuurders weten dat zij belangrijke bestuursaangelegenheden zonder onderbreking kunnen blijven behandelen. Dat is met name belangrijk, omdat bedrijven vaker dan in normale omstandigheden online meetings nodig zullen hebben om adequaat te kunnen reageren op de effecten van de COVID-19-crisis. Een bijkomend voordeel is dat bestuursvoorzitters en bestuurssecretarissen beter in staat zullen zijn om digitale bestuursvergaderingen uit te voeren. Deze ervaring zal hen, ook als deze pandemie voorbij is, goed van pas komen.

Tips voor een optimale digitale bestuursvergadering
Met de volgende tips en aanwijzingen, in combinatie met een hoogwaardige oplossing voor digitale boardmeetings, kan de company secretary bijdragen aan een efficiënte digitale bestuursvergadering.

1. Stel de agenda op voor de digitale bestuursvergadering
   Een efficiënte digitale bestuursvergadering begint met het opstellen van een agenda en het uitnodigen van de deelnemers. De beheerder voegt vanuit het board portal-systeem een link voor de videoconferentie toe aan de e-mail waarmee de deelnemers worden uitgenodigd. Hiermee nodigt de beheerder de deelnemers tevens uit om een blik te werpen op de agenda van de vergadering, die deel uitmaakt van hun vergaderboek. Steeds wanneer de beheerder in het board portal de agenda uitbreidt of aanpast, worden de deelnemers aan de vergadering daarvan direct op de hoogte gebracht. Ze beschikken dus realtime over de meest actuele informatie.
   
   Als deelnemers afkomstig zijn uit verschillende tijdzones, kies dan een tijdzone die voor de meeste deelnemers zo handig mogelijk is. Zorg er ook voor dat de deelnemers aan de vergadering weten in welke tijdzone de vergadering wordt gehouden om te voorkomen dat iemand uren te vroeg of te laat komt.
   
   Online bestuursvergaderingen verlopen meestal beter als er minder deelnemers zijn. Een te groot aantal deelnemers kan ertoe leiden dat deelnemers minder snel actief participeren. Nodig daarom de juiste deelnemers uit voor de vergadering en probeer indien mogelijk het aantal deelnemers te beperken tot niet meer dan tien mensen.
   
   
2. Bepaal of u video wilt toepassen tijdens de vergadering
   Misschien twijfelt u over het gebruik van webcams tijdens de vergadering. Toegegeven, uw vergadering wordt in dat geval zeker interessanter en boeiender, maar u moet dan wel rekening houden met het aantal deelnemers aan de vergadering. Het gebruik van webcams is behapbaar bij een vergadering van ongeveer vijf deelnemers, maar bij meer personen wordt het zichtvlak op uw scherm beperkt. Houd er ook rekening mee dat online vergaderen mét beeld extra bandbreedte kost en de kwaliteit van de audio en video kan verlagen.
   
   
3. Test uw online vergaderoplossing vóór de vergadering
   Er zijn tal van oplossingen en platforms voor digitaal vergaderen en online samenwerken. Welke u ook kiest, zorg ervoor dat u het platform laat proefdraaien. Daarmee krijgt u inzicht in verschillende functies, zodat u tijdens een vergadering niet voor verrassingen komt te staan, waardoor u de oplossing het meest effectief kunt gebruiken en eventuele problemen tijdens het gebruik sneller kunt oplossen.
   
   Test bijvoorbeeld de functies voor individueel microfoongebruik, stemmen en het delen van bestanden op een scherm of het uitwisselen van bestanden tijdens het overleg. Gewone e-mails zijn niet veilig en grote bijlagen kunnen niet altijd per e-mail worden verzonden. Als u van plan bent om de vergadering te registreren, sla deze dan op een veilige locatie op, ook dat kan doorgaans binnen een board portal.
   
   Zorg ervoor dat u weet hoe u deelnemers aan de vergadering kunt toevoegen. Kies voor een terugval-scenario voor die gevallen dat iemand onverhoopt geen toegang heeft tot de software – denk bijvoorbeeld aan een inbel-optie. 
   
   
4. Online vergaderen? Timing is alles
   De bestuursvoorzitter of degene die vergadering faciliteert, moet ten minste vijf minuten voor aanvangstijd aanwezig zijn. Door de virtuele ruimte op tijd te betreden, heeft de voorzitter geen enkele reden om in de war raken en kan de voorzitter de deelnemers begroeten als ze zich voor de vergadering aanmelden. Als er laatkomers zijn, stel de vergadering daarvan dan op de hoogte; het is niet nodig om alle aanwezigen opnieuw te introduceren op het moment dat een laatkomer zich meldt.
   
   Neem een paar minuten de tijd om uzelf en iedereen die deelneemt aan de vergadering voor te stellen. Deelnemers zijn eerder geneigd om actief te participeren als ze weten wie er nog meer in de virtuele vergaderruimte aanwezig is. Het is verstandig om voordat de vergadering begint een paar huishoudelijke mededelingen te doen. Laat de deelnemers weten of u ze wilt dempen om afleidende geluiden te voorkomen en hoe ze zichzelf kunnen dempen. Zorg ervoor dat u computermeldingen, pop-ups en geluiden van de computer van de host van de vergadering uitschakelt, zodat ze de deelnemers niet van de vergadering afleiden.
   
   Vergaderetiquette is net zo belangrijk voor digitale bestuursvergaderingen als voor fysieke vergaderingen. Een ervaren bestuursvoorzitter weet hoe hij/zij de vergadering soepel kan laten verlopen, nodigt alle betrokkenen uit om volwaardig deel te nemen en voorkomt dat de deelnemers door elkaar heen spreken. Sommige voorzitters passen, zeker wanneer er geen ruimte is voor uitloop, spreektijd per deelnemer toe, zodat niemand de discussie domineert en de vergadering op tijd kan eindigen. Voeg deze tijdslimiet toe aan het huishoudelijk reglement voordat de vergadering begint.
   
   
5. Maak slim gebruik van functies voor stemmingen en besluitvorming
   Dankzij Modern Governance-instrumenten hoeft u geen stemopties op te offeren bij het houden van digitale bestuursvergaderingen. Een hoogwaardig board portal voorziet in mogelijkheden die de besluitvorming ondersteunen voor uiteenlopende situaties.
   
   
6. Vraag feedback na afloop
   Als u zich goed voorbereidt, zal uw digitale bestuursvergadering soepel verlopen en behoorlijk productief zijn. Het digitaal opvragen van feedback kan u helpen om uw digitale vergadervaardigheden aan te scherpen en onnodige fouten te voorkomen.
   
   Een goed toegerust online platform voor boardmeetings geeft de mogelijkheid om vervolgacties na de vergadering veilig en zorgvuldig af te ronden. Denk hierbij aan het goedkeuren van notulen en stem- en projectbeheertaken.

Manage de crisis met een online boardmeeting
Digitaal werken hoeft niet ten koste te gaan van de efficiëntie van vergaderingen. Als u enkele basisregels in acht neemt, en werkt binnen het gesloten ecosysteem van een goede board portal heeft u alle functies bij de hand om veilig en efficiënt bestuursvergaderingen op te zetten, consistent met het bestuur te communiceren en zorg te dragen voor de benodigde follow-up na vergaderingen. Zeker in deze crisistijd is dat hard nodig, maar ook als we teruggaan naar ‘het nieuwe normaal’ zullen digitale vergaderingen niet meer weg te denken zijn.