Tijd voor moderne governance: van data naar inzicht

Tweetrapsraket
Die gewenste digitalisering van het besluitvormingsproces bestaat eigenlijk uit twee delen die nauw met elkaar verbonden zijn en samen modern governance genoemd kunnen worden. Het ene deel is heel basaal en hands-on: het stroomlijnen en moderniseren van het vergader- en besluitvormingstraject zelf. Anderzijds gaat het om iets toekomstgericht en – let op mijn woorden – van steeds crucialer belang: het omzetten van data naar inzicht.
Om met het eerste te beginnen: veel bedrijven zijn druk bezig het productieproces te digitaliseren, maar in vergaderingen nog steeds ‘papier zitten te schuiven’. Ze maken aan de productiekant gebruik van de meest flitsende computers, robots en apps, maar in de bestuursvergadering worden de besluiten genomen op basis van vorige week uitgeprinte stukken naar aanleiding van de vergadering van twee maanden terug, die op haar beurt ook weer gebaseerd was op oude printjes. Uiteraard gechargeerd, maar het gaat me erom dat bedrijven nog altijd worden bestuurd op basis van de informatie van gisteren, op basis van stukken die mogelijk alweer achterhaald zijn.
In de bestuurskamer anno 2019 is dat, pardon my french, natuurlijk van de gekke. Het is bovendien onnodig. Er is uitstekende software beschikbaar, die het mogelijk maakt om te besturen op basis van de allerlaatste gegevens; een tool die veel verder gaat dan uitsluitend ‘papierloos vergaderen’ en waarbij er op basis van data aandacht is voor alle indicatoren, ofwel KPI’s, waaraan het succes van een bedrijf kan worden afgemeten. Het belangrijkste voordeel is dat iedere bestuurder daardoor de beschikking heeft over dezelfde actuele gegevens. Niemand hoeft nog eigenhandig op zoek naar aanvullende informatie.

Prooi
Dat brengt ons bij het tweede en minstens zo belangrijke deel van de digitalisering van het besluitvormingsproces: het omzetten van data naar inzicht. Want geloof me: Insight-driven business is here to stay. Bedrijven die overleven, beschikken niet alleen over data, ze beschikken vooral over inzicht op basis van die data. En ze beschikken niet alleen over de gegevens van gisteren, maar ook over die van morgen. Bedrijven die data weten om te zetten naar inzichten, zullen de markt gaan domineren. Uit analyses van het Amerikaanse onderzoeksbureau Forrester uit 2017 komt naar voren dat insight- driven ondernemingen wereldwijd jaarlijks 30 procent in omvang groeien en dat de dertig grootste van deze bedrijven in 2021 samen 1,8 biljoen dollar zullen verdienen. Deze bedrijven hebben bovendien beter zicht op de wensen van de klanten en – derhalve – een betere band met de klant.
Nog wat interessante cijfers: Amerikaans wetenschappelijk onderzoek (Brynjolfsson et al., 2011) toont aan dat bedrijven met een ‘datagestuurde besluitvorming’ 5 tot 6 procent productiever zijn dan bedrijven zonder. In onderzoek van softwareleverancier Diligent van dit jaar zijn de cijfers nóg overtuigender: bedrijven die gebruik maken van wat wij noemen strong corporate governance scoren aanzienlijk beter dan bedrijven die dat niet doen. Uit onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek in Nederland komt naar voren dat bedrijven die data-analyses uitvoeren, innovatiever zijn. Bedrijven die een visie hebben op data gaan meer en meer vooroplopen. Vermoedelijk is de volgende stelling dan ook prima verdedigbaar: als u geen insight-driven bedrijf bent, zult u een prooi worden voor bedrijven die dat wel zijn.
De vraag is dus: hoe zorgt u ervoor dat u niet de prooi maar het roofdier wordt? Dat u ‘eet’ in plaats van ‘gegeten’ wordt? Zoals gezegd gaat het erom wat u met de data doet. Data is daarbij een breed begrip. Het gaat niet om abstracte enen en nullen, het gaat om voor uw bedrijf relevante informatie, om de gegevens die van belang zijn voor de toekomst van uw business. Dat kan taaie nieuwe wetgeving zijn, maar ook de directe respons die u van uw klanten krijgt via social media. Het zijn gegevens die u in staat stellen om de sentimenten in de markt te volgen, om te zien wat de concurrentie doet en om bij te houden welke innovaties er zijn.

Chef data
Het gaat er dus om of u de juiste tools hebt en de juiste mensen om de relevante data om te zetten naar inzicht. Dat brengt mij bij de rol van de company secretary, ofwel bestuurssecretaris. Deze functionaris heeft binnen bedrijven vaak de rol van manusje van alles. Hij of zij houdt zich bezig met het verzamelen en verstrekken van informatie. Uit mijn doorlopend onderzoek naar de werkzaamheden van, en contacten met, company secretaries komt naar voren dat die rol de afgelopen jaren veel arbeidsintensiever en complexer is geworden. Dat is niet alleen zo door de toegenomen wet- en regelgeving, maar ook door de toegenomen informatiestromen. Bovendien is de focus van de company secretary verschoven van het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten van raden van bestuur en raden van commissarissen naar activiteiten die gericht zijn op waardecreatie voor de onderneming. De company secretary is in toenemende mate sturend in de strategische besluitvorming van het bestuur.
Toch wordt de rol van company secretary vaak nog als een soort van bijbaantje gezien, een klus die je er wel even naast doet, bijvoorbeeld naast de ‘veel belangrijkere’ functie van legal counsel. Maar juist in tijden waarin relevante data zo extreem belangrijk zijn, moet er iemand binnen een bedrijf zijn die de informatiestromen beheert en kanaliseert, iemand die oog heeft voor de dag van morgen, iemand die vandaag ‘de bonen plant’ die later geoogst kunnen worden. De company secretary is die spin in het web. Hij of zij heeft alle opportunities om door te groeien tot chef data of chef informatievoorziening.

Nieuw samenspel
Hoe de naam van het beestje ook luidt, de company secretary kan de sleutel zijn tot het succes van morgen. De company secretary kan de bestuurder of commissaris voeden met de juiste data, informatie die is gericht op waardecreatie, op nieuwe bedrijfsmodellen en nieuwe kansen. Van de company secretary op zijn beurt mag een veel proactievere rol worden verwacht.
Suggestie is dat de company secretary de discussie faciliteert, door niet alleen uit te voeren wat de board vraagt, namelijk gebruiksgemak, maar door ook verder te kijken wat voor het bedrijf belangrijk is. Wat hebben mijn bestuurders naast de informatie die gisteren is samengesteld nodig aan informatie over vandaag en morgen om de juiste vragen te kunnen stellen bij de stukken waar ze straks over vergaderen? Wat zijn de trends? Wat doet de concurrentie? Hoe staat het met de regelgeving? Met wie in de business moet ik praten om daarachter te komen? Heb ik er zelf verstand van? Wat moet ik doen om in het belang van mijn functie of bedrijf er meer verstand van te krijgen?
Het is goed als de company secretarz zijn rol opeist: kansen zien, niet afwachten en zich zeker niet de kaas van het brood laten eten. Het wordt dus tijd voor een nieuw samenspel tussen de board en de company secretary.

Ronkende etiketten
Dit is overigens niet een verhaal dat alleen opgaat voor de grootste beursgenoteerde ondernemingen. Alle bedrijven zijn in principe met data bezig. En dat betekent eigenlijk dat alle bedrijven de ontwikkeling naar insight-driven in de boardroom zouden moeten inzetten. Data verzamelen, data verbinden, uit de brij aan informatie de relevante gegevens halen en op basis van die gegevens het bedrijf besturen. Het is een slag die ieder bedrijf, groot of klein, beursgenoteerd of startend, moet maken om voorop te blijven lopen.
Volgens sommige publicisten zijn data ‘de nieuwe olie’, of zelfs ‘de vierde productiefactor’. Maar ook zonder deze ronkende etiketten erop te plakken moge duidelijk zijn dat we niet meer om data heen kunnen. Het is niet langer een verkooppraatje. De markt spreekt. Het bewijs is er. Maak er dus op een relevante manier gebruik van. Juist ook in de bestuurskamer. Het wordt tijd voor modern governance.

Dit essay is gepubliceerd in Management Scope 06 2019.