Michel Pouw (ForFarmers): 'Company secretary's zouden zelf een richtlijn op maat moeten maken'
Is er sprake van een spagaat in uw eigen werk: heeft u het gevoel dat u met dusdanig uiteenlopende zaken bezig bent dat het werk als een balanceeroefening voelt?
‘Ik moet zeggen dat het in de praktijk meestal wel meevalt. Ik denk dat het heel belangrijk is om steeds duidelijk te maken wat je positie is en daarbij het belang van de vennootschap voor ogen te houden. Voor mijn activiteiten als compliance officer heb ik een reglement geschreven dat ook ingaat op de onafhankelijke rol van deze functie. De rol van company secretary ligt daar natuurlijk tegen aan.’
Wat zijn de overeenkomsten?
‘Governance en compliance lopen in elkaar over. In mijn rol opereer ik met name in het speelveld tussen de raad van bestuur en de raad van commissarissen en aandeelhouders. Je moet dus goed weten hoe je dat aanpakt, welke besluitvormingsprocessen er zijn, welke volgorde je hanteert en hoe je alles organiseert. Dat geldt zowel voor de company secretary als voor de compliance officer. Het is belangrijk dat governance en compliance zijn ingebed in de organisatie. Dat vereist duidelijke communicatie. Ik merk weleens dat bij die woorden al snel wordt gedacht aan allerlei procedures, regels en richtlijnen. Voor het gemak noem ik het weleens officer voor ‘goed bestuur’ en ‘verantwoord zaken doen’. Dan is het meteen duidelijk voor wie we er zijn: voor medewerkers, klanten en andere stakeholders.’
Bent u naast company secretary en compliance officer ook de general counsel?
‘Nee, die functies zijn bij ons gesplitst. In het verleden was het wel een gecombineerde rol, maar daar is men vanaf gestapt omdat de combinatie te zwaar werd. Er was meer behoefte aan een ‘hands on’ company secretary. Die taak ben ik gaan vervullen. Natuurlijk trek ik nog altijd veel met de general counsel op. We hebben een directe lijn en toetsen steeds bij elkaar wat we van kwesties vinden.’
U heeft net als veel company secretary’s een juridische achtergrond. Zou het profiel niet anders moeten zijn; iets meer businessgericht bijvoorbeeld?
‘Het gaat om het evenwicht. Je moet beide elementen, het juridische en het zakelijke, in je verenigen. Je moet breed georiënteerd zijn. Een juridisch deel zal er altijd bij horen. Je moet goed thuis zijn in besluitvormingstrajecten. Coöperatie FromFarmers heeft bijvoorbeeld een prioriteitsaandeel met bijzondere rechten. Je moet dan weten op welk moment je de prioriteitsaandeelhouder betrekt in de besluitvorming.’
U heeft zelf een richtlijn voor uw werkzaamheden opgesteld. Zou zo’n richtlijn of een functieprofiel er niet voor alle company secretary’s moeten zijn?
‘Dat zou kunnen helpen, ja. Maar ik vind eigenlijk dat de company secretary’s van iedere organisatie zelf een richtlijn op maat moeten maken. Denk maar eens na over je eigen rol. Samen met de raden van bestuur en commissarissen kun je dan ook verschillende accenten leggen. Maatwerk is van belang. In een wettelijke regeling geloof ik niet zo. Want dan is de vraag of dat past bij je organisatie. Een algemene leidraad als startpunt zou ik nog wel zien zitten. Daar zou ik graag over in gesprek gaan met mijn collega company secretary’s.’
Dit artikel is voor het laatst aangepast op 29-10-2018