Christian Feenstra (BinckBank) wil de rol van de company secretary formaliseren

U stapte over van de advocatuur naar de financiële sector. Hoe was dat?
‘Vóór mijn overstap naar BinckBank in 2003 heb ik gedurende zes jaar bij twee advocatenkantoren gewerkt, vooral op het gebied van ondernemingsrecht. Ik had nauwelijks ervaring met de financiële sector. Deze baan kwam bij toeval op mijn pad. Waar de financiële sector sterk gereguleerd is, had ik binnen het ondernemingsrecht als advocaat vooral te maken met contractvrijheid en vrijheid van handelen. Als advocaat heb je voldoende aan je cliënt, aan veel informatie en een juridisch kader. In de advocatuur gebruik je wet- en regelgeving om een oplossing te creëren, in de financiële sector zijn regels vooral kaderstellend. Dus de overstap was wel even wennen. Bij AOT, ofwel Amsterdam Option Traders, de voorloper van het huidige BinckBank, kreeg ik uiteraard meteen te maken met compliance, ook een gebied waar ik weinig verstand van had. Er moest clearance worden gegeven alvorens handelaren aan de slag mochten. Daarvoor moest ik veel dossiers doorwerken. Ik heb toen in korte tijd dus veel geleerd, bijvoorbeeld het heel strak en pragmatisch toepassen van regels, maar ook het juridische los te laten en bedrijfsprocessen breder te benaderen. Mijn wereld werd een stuk groter. Bij BinckBank heb ik te maken met meerdere disciplines en organen, denk naast de raad van bestuur en raad van commissarissen aan HR of IT, maar ook de ondernemingsraad. Met al die stakeholders heb je intensief en veel persoonlijk contact en daarbij gaat het om samenbrengen, vertrouwen, overtuigen. In de advocatuur heb je minder te maken met een veelheid aan verschillende stakeholders en is het werk wat meer eendimensionaal. De onbekendheid met de financiële sector had ook voordelen: voor mij was niet vanzelfsprekend dat dingen niet mogelijk zijn.’

Hoe houdt een company secretary voeling met de business?
‘Dat gaat hier vanzelf. Processen verlopen hier snel, er is weinig tijd om eindeloos heen en weer te praten. Onze organisatie is tamelijk plat, je schakelt hierdoor vrij gemakkelijk met elkaar en houdt eigenlijk als vanzelfsprekend feeling met de business.’

Hoe positioneert u uw rol?
‘Ik zit tussen raad van bestuur en raad van commissarissen in. Daarnaast ben ik er ook voor de ondernemingsraad. Ik zie mezelf daarnaast nadrukkelijk als een corporate kompas voor duurzame ontwikkeling. In de nieuwe corporate governance code is langetermijnwaardecreatie toegevoegd als verantwoordelijkheid voor het bestuur. Het is een belangrijk ijkpunt. Bij alles wat ik doe, houd ik voor ogen waar we met het bedrijf naartoe willen. BinckBank moet naar een bestendige toekomst toewerken. Is de gekozen weg nog steeds de goede? Passen besluiten die we nemen wel bij de governanceprincipes waarvoor we staan? Hierbij wil ik als trusted advisor ondersteuning bieden. Daarbij kan het gaan om verschillende onderwerpen: bijvoorbeeld de samenwerking tussen raad van bestuur en raad van commissarissen als het gaat om governance. Maar ook praktische zaken, zoals het organiseren van een algemene vergadering.’

Komt u daarmee niet op het werkterrein van de bestuurder?
‘Nee, want de rol van company secretary is onafhankelijk. De besluitvorming ligt bij de raad van bestuur. Langetermijnwaardecreatie wordt voor iedere beursgenoteerde onderneming steeds belangrijker, ook in de rechtspraak wordt daar telkens zwaarder aan gewogen. De besluitvorming en het advies daarover toets je hier dus doorlopend aan. Je hebt daarom als company secretary de verplichting je vinger op te steken als je vindt dat er wordt afgeweken van het duurzaamheidskompas. Natuurlijk kan dat door de bestuurders terzijde worden geschoven, dan is het aan de company secretary om te besluiten te escaleren of in het uiterste geval mogelijk zelfs zijn of haar functie neer te leggen. Trusted advisor is wat mij betreft een goede omschrijving: ik probeer te begeleiden en te steunen, maar ook te waarschuwen.’

Is de rol van de company secretary gebaat bij verdere formalisering?
‘In eerdere interviews met collega’s las ik dat niet iedereen voorstander is van meer expliciet en formeel vastleggen en omschrijven van de rol. Ik ben daar wél voorstander van. Die rol kan bijdragen aan het vertrouwen bij de stakeholders: er is duidelijk iemand aangewezen. Er schuilt zeker een risico in als je die omschrijving in beton giet, maar je zou in de beschrijving prima beide facetten van de rol kunnen laten terugkomen: enerzijds het traditionele, denk aan informatievoorziening, de voorbereiding van besluitvormingen verslaglegging, en anderzijds het governance- aspect. Het betekent ook dat je als company secretary steeds nauwer met bijvoorbeeld communicatiespecialisten gaat samenwerken. Denk aan het verkennen van thema’s die in de buitenwereld spelen en hoe je die intern vertaalt, of aan zaken als reputatie en media.’

BinckBank hoort inmiddels tot de gevestigde orde. Hoe voorkom je dat de organisatie last krijgt van traditioneel denken en doen?
‘BinckBank heeft niet alleen een andere achtergrond dan de grootbanken, het oorspronkelijke DNA is ook nog steeds nadrukkelijk bepalend. Natuurlijk is BinckBank ten opzichte van 15 jaar geleden veranderd: langetermijnwaardecreatie staat nadrukkelijk op de agenda. We hebben veel jonge mensen aan boord en we hebben nog altijd geen traditionele bankcultuur. We zijn informeel, plat en open, er wordt op moderne manieren gewerkt, bijvoorbeeld digitaal en dus tijd- en plaats-onafhankelijk. Verder probeer ik de organisatie scherp te houden om dingen niet moeilijker of complexer te maken dan ze zijn. Dat geldt voor onze producten en ons dienstenaanbod, maar ook voor onderlinge communicatie. Ik stap bijvoorbeeld snel op mensen af om persoonlijk contact te leggen. Even naar elkaar toe lopen en vijf minuten overleggen is vaak effectiever dan een e-mailcorrespondentie optuigen. Je kunt daar zo een hele dag mee kwijt zijn, terwijl je daar vaak relatief weinig mee bereikt en daar waak ik actief voor. Ik stap dan echt op mensen af: blijf to the point.’

De wereld is complexer en sneller geworden, zeker na 2008. Hoe houdt de company secretary vat op informatiestromen?
‘We maken volop gebruik van de mogelijkheden die de technologie biedt – bijvoorbeeld om online samen te werken in teams. Datzelfde gebeurt op bestuursniveau: er wordt ook tussentijds gemakkelijk en veilig gecommuniceerd. Alle informatie is online beschikbaar en goed terug te vinden. Daarnaast wordt er veel vanuit huis gewerkt. Het is belangrijk dat processen binnen de organisatie snel verlopen, dus er is aandacht voor een zekere mate van ‘vloeibaarheid’: minder vastleggen van zaken. Kortom, veel in deze organisatie is al gericht op flexibel samenwerken met een goed gebruik van technologie. Ik hoef daar niet veel in te stimuleren. Onze commissarissen zijn sterk betrokken en komen dus vaak over de vloer, waardoor informeel en persoonlijk contact – mondeling en ook telefonisch – mogelijk wordt.’

Hoe zal de rol van company secretary zicht ontwikkelen in de toekomst?
‘De functie van company secretary is nu niet vastomlijnd gedefinieerd en verschilt van persoon tot persoon. Ik heb ook voorbeelden gezien waarbij de rol een onderdeel kan zijn van een management development-traject. Het gaat wat mij betreft om de vraag hoe de company secretary vanuit governanceperspectief een bijdrage kan leveren aan duurzame waardecreatie. Ik denk dat op dit vlak de toegevoegde waarde van de company secretary groter zal worden. In beginsel heb ik binnen BinckBank zelf mijn functie moeten inrichten, maar ik heb daarbij ook afspraken kunnen maken met de bestuurders. Bijvoorbeeld dat ik spreekplicht heb als ik zaken waarneem die ik moet melden, omdat we afwijken van ons kompas. Daarom denk ik dat de functie ook een onafhankelijk karakter moet hebben. Nogmaals, dat is een belangrijk signaal richting stakeholders als het gaat om het creëren van vertrouwen.’

Wie zou het initiatief moeten nemen om de rol van company secretary verder te formaliseren?
‘Het denken over de functie staat nog behoorlijk in de kinderschoenen. De bestaande company secretaries zouden hierover het gesprek met elkaar kunnen aangaan. Dat is een mooi zetje om de rol van de company secretary meer handen en voeten te geven. Daarnaast is er de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen ofwel VEUO, waar dit vraagstuk op de agenda kan worden geplaatst. In de financiële sector hebben we veel te maken met de toezichthouders De Nederlandsche Bank en de AFM. Die hebben wellicht ook belang bij een functie die de langetermijnwaardecreatie bewaakt. De discussie over de company secretary komt ook terug in de juridische wereld. Misschien moet er een keer een goed stuk worden geschreven in een gezaghebbend juridisch tijdschrift.’

Wat verstaat u onder succes?
‘Persoonlijk vind ik resultaat erg belangrijk. Ik ben in mijn nopjes als de doelstelling wordt gehaald, de strategie wordt gerealiseerd en ik daar een bijdrage aan heb kunnen leveren. Het eerste deel van mijn leven is bepaald door een tenniscarrière. Daarbij sta je steeds tegenover elkaar op de baan en is de uitslag altijd bepalend, maar aan de andere kant moet je ondertussen blijven investeren in de ontwikkeling van je spel. Dat laatste betekent dat je onnodige ballast vermijdt en – wanneer je investeert in een doel waarin je zelf gelooft – rekening houdt met tegenslag en weerstand. Als je meer aanvallend wilt gaan spelen, zul je eerst een flink aantal wedstrijden verliezen. Pas na verloop van tijd slaat dat om in succes.’