Dorothea Godijn: 'Een digitaal spreekuur voor meer zichtbaarheid'

Heeft u daar een andere rol in moeten aannemen, meer de leiding moeten nemen?
‘Niet echt, het crisisteam doet het goed. Wel moest ik ervoor zorgen dat de link tussen het crisisteam en de rvb goed is, en dat de rvc op tijd wordt geïnformeerd. De lijnen goed laten lopen zorgde voor meer werk dan in een normale situatie, dat heeft mijn rol wel veranderd.’

Moest u uw processen aanpassen?
‘Met de exco, rvb en rvc waren we gewend de vergaderingen fysiek te doen. Bij het omschakelen naar digitaal moeten we testen of men elkaar kon verstaan en of stukken goed gedeeld konden worden. Jezelf langer dan 75 minuten concentreren is digitaal lastig, dus we hebben ervoor gekozen om korter maar meer te vergaderen.
We moesten ook bewaken dat de verbinding met medewerkers thuis goed was. Hoe zorg je dat mensen zich gehoord voelen? Letten we bijvoorbeeld goed op mensen die alleen wonen, voelen die zich niet eenzaam? Ook met externen is die verbinding belangrijk. Een goede relatie is nodig om goed digitaal met elkaar te kunnen werken.’

Wat heeft u in uw rol anders gedaan?
‘Digitaal vergaderen vereiste, zoals gezegd, meer afstemming dan normaal. Maar deze andere manier van werken liet ook zien dat dingen makkelijker digitaal kunnen dan gedacht. Nu thuiswerken meer de norm wordt, moeten we sowieso anders gaan werken – ook omdat wij als medewerkers de spits zo veel mogelijk gaan mijden. De afstemming met mensen verandert, je mist snel dingen die je normaal in de wandelgangen hoort. Ik hoop dat mensen die met vragen zitten mij nog steeds aanspreken. Dat kan natuurlijk ook telefonisch.’

Heeft u er een beeld bij hoe dat goed kan?
‘Ik heb nu een open spreekuur voor bepaalde onderwerpen. Dan zit ik bijvoorbeeld met de chief legal officer, collega’s van corporate control en public affairs om vragen te beantwoorden. Dat werkt digitaal ook goed en zou ik kunnen uitbreiden naar andere onderwerpen, zodat mensen weten wanneer ze me kunnen bereiken. Ik zou het heel vervelend vinden als mensen door technologie een drempel ervaren.’

Ik vind dat een mooie aanbeveling, een digitaal spreekuur! Dat helpt ook bij uw zichtbaarheid als company secretary. Zou het goed zijn als de company secretary zichtbaarder wordt binnen de organisatie?
‘Ik probeer in ieder geval zichtbaar te zijn, bijvoorbeeld door digitale koffiemomenten in te plannen om bij te praten met mijn collega’s. Veel van mijn gesprekken gingen de laatste maanden gewoon over hoe het met mensen ging. Dan komt vaak vanzelf ook zakelijke informatie naar voren.’

Zou u iedereen aanbevelen om zulke momenten te plannen?
‘Ik vind dat heel nuttig. In mails vergeet je makkelijk dingen, of is het moeilijker om ergens de precieze bedoeling van mee te krijgen. Je moet in deze tijd oppassen dat je niet alleen maar mails stuurt, vanuit je eigen kolom werkt en zo het overzicht verliest.’

Is dit heel erg van u als persoon afhankelijk? Of zit dat in het DNA van ProRail?
‘Nee, hier ligt een taak voor alle leidinggevenden. ProRail hecht belang aan het feit dat leidinggevenden goed contact houden met medewerkers. We hebben aparte sessies met groepjes leidinggevenden waar we informatie over dit soort dingen delen. Dat is echt nuttig.’

Wat zou een aanbeveling zijn aan uw collega’s?
‘Als ik het persoonlijk mag maken: ik vind het erg belangrijk om de balans werk/privé goed te houden, zeker in het begin was dat met die lange dagen lastig. Kijk dus ook hoe je het gemis van collega’s kunt opvangen. Wij komen bijvoorbeeld binnenkort met de exco weer bij elkaar bij iemand in de tuin, op anderhalve meter afstand natuurlijk.’

In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.