Eke Bijzitter (Gemalto): 'Je moet weten waar het bedrijf naartoe gaat'

Bent u zelf een voorstander van een richtlijn voor het vak van company secretary?
Nee, ik ben niet direct een voorstander van een uitgebreide formalisering van de rol. Vanuit mijn eigen functie beredeneerd, vind ik het fijn om een grote mate van vrijheid te hebben en om mijn rol zelf in te vullen, op basis van de wensen van het bedrijf.

Wat ziet u als belangrijkste taak van de company secretary? En hoe proactief moet de company secretary zijn?
De functie bestaat uit twee belangrijke onderdelen. Aan de ene kant, het faciliterende deel: het ondersteunen van het bestuur en de raad van commissarissen. En aan de andere kant een heel duidelijke taak om toe te zien op wet- en regelgeving. Die laatste taak leidt er haast vanzelf toe dat je niet alleen reactief, maar ook proactief bent. Als company secretary moet je wel je grenzen kennen. Soms zie je company secretary’s tegen het bestuur aanschurken. Maar dat zie ik niet als taak van de bestuurssecretaris, je moet niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. Ieder zijn eigen verantwoordelijkheid. Maar wel op een proactieve manier.

Een proactieve company secretary betekent ook dat je meer accountable wordt, dat je verantwoordelijkheid neemt en verantwoordelijk bent. Het is misschien comfortabel om dat niet te zijn, maar kan dat nog wel? Hoe kijkt u naar accountability?
Dat ligt aan je precieze definitie van accountability. Bij de functie van company secretary hoort dat je er voor zorgt dat de juiste punten op het juiste tijdstip worden behandeld en dat je tijdig de relevante vragen opwerpt waar het bestuur zich over moet buigen.
Natuurlijk moet je daarbij oog hebben voor strategische zaken in de business, voor digitalisering bijvoorbeeld of voor de concurrentiepositie. Je speelt als bestuurssecretaris een hele belangrijke rol, want jij bent degene die de agenda opstelt. Op dat terrein ben je accountable.

Vroeger had de bestuurssecretaris vooral een financiële achtergrond; daarna werd het meer iets juridisch. Moet de functie niet meer richting business?
Je hoeft zeker niet alleen een standaard juridisch profiel te hebben, al blijft een juridische achtergrond vanwege alle regelgeving wel handig. Wat belangrijk is, is dat je in ieder geval op de hoogte bent van wat er in de business gebeurt. Je moet weten waar het bedrijf naartoe gaat, want uiteindelijk is dat ook het niveau waarop je het bestuur en de raad van commissarissen moet ondersteunen. Het is belangrijk om als bestuurssecretaris echt tijd te maken om je op dat terrein te ontwikkelen.

Krijgt u daar voldoende gelegenheid voor?
Het is in alle eerlijkheid elk jaar een punt van aandacht. Je moet af en toe stil staan bij de vraag: wat wil ik nog verbeteren in mijn functie?

Zou dat geen mooi punt zijn om op te nemen in een richtlijn? Dat je aan je eigen professionalisering moet kunnen werken?
Ik weet niet direct of je dat moet opleggen. Ik denk dat je als company secretary zelf bij je manager moet aangeven wat belangrijk voor je is, bijvoorbeeld dat je regelmatig wilt spreken met de hoofden van de verschillende business units. Meestal ziet men daar de toegevoegde waarde wel van in.

Maar moeten we het dan aan elke individuele corporate secretary overlaten om dat te bevechten, om die prioriteiten te stellen?
Dat is natuurlijk een interessante vraag. Ik zeg eerlijk: vanuit mezelf beredeneerd zit ik niet verlegen om verdere formalisering of vastlegging. Maar dat wil niet zeggen dat andere mensen het op dezelfde manier ervaren. Ik merk dat sommigen inderdaad meer guidance wensen. Voor iemand aan het begin van zijn loopbaan is houvast vermoedelijk wel prettig. Ik kan me ook voorstellen dat je, als je nieuw bent als company secretary, je af en toe verkijkt op hoe breed en gevarieerd de functie is. Het is zeker nuttig om als beroepsgroep de discussie hierover te voeren.

Interview door Jesse Thiel, Country Manager Benelux & Austria bij Diligent.