Hilde Mulder (Ordina): ‘De information overload valt me nog mee’

Hoe voelt dat nieuwe normaal? Is dat toch niet even omschakelen?
‘De mens heeft een groot aanpassingsvermogen. Het wende snel en ging vrij gemakkelijk omdat de techniek gelukkig goed werkt. Beeld en geluid is er nog steeds, daarin verschilt het werken op afstand niet van fysieke vergaderingen. Het fysieke contact is er natuurlijk even niet, en de plussen en minnen die daarmee gepaard gaan.’

Diligent kaartte al voor de coronacrisis in interviews de information overload aan, waarmee veel company secretaries en general counsels zich geconfronteerd zien. Omdat er nu minder fysiek contact is, wordt er nu nog meer gemaild en komt informatie van nog meer kanten. Wat is uw ervaring?
‘In mijn ervaring valt het met de toename van mailverkeer nog wel mee. Wel een verandering zijn de videocalls die de plaats hebben ingenomen van fysieke meetings. Die zijn net zo intensief, zo niet intensiever. Even bij mensen langslopen, geeft een andere dynamiek. We zijn al wel aan het kijken hoe we het werk straks kunnen inrichten. We hebben een business continuity team dat per dag actuele ontwikkelingen vertaalt naar passende maatregelen voor bijvoorbeeld de terugkeer naar kantoor.’

Technologie zal een belangrijke rol blijven spelen. Bedrijven worstelen soms met alle verschillende platforms die er zijn voor werken op afstand. Hoe zorgt u ervoor dat uw bestuur en commissarissen goed geïnformeerd blijven en al hun informatie centraal hebben? 
‘Wij gebruiken nu één tool met goede functionaliteit om stukken met elkaar uit te wisselen en elkaar te spreken. De grote uitdaging is wel: waar brengen we informatie samen en hoe blijft het overzicht bewaard? Daar ligt een belangrijke uitdaging voor de company secretary: zorgen dat de informatievoorziening voor rvb en rvc in sync blijft.’

Hoe gaat u die uitdaging aan?
‘Ordina is een vrij plat bedrijf, de lijnen zijn kort. Ik hoef niet uit alle hoeken en gaten van het bedrijf informatie te halen. Die uitdaging valt voor mij dus gelukkig mee en ik probeer op dezelfde manier te blijven werken als ik al deed. We hebben de tools om dat goed te kunnen doen. Het feit dat de uitwisseling van informatie geïntensiveerd is, maakt dat vooralsnog niet anders.’ 

De rol van de company secretary zal waarschijnlijk groter worden. Vaak is die rol gecombineerd met die van general counsel. Gaat dat knellen, denkt u? 
‘Voor mij persoonlijk niet, denk ik, maar dat verschilt natuurlijk per type onderneming. Binnen Ordina kent de rol een inhoudelijke en een procesmatige kant. De vraag of we inhoudelijk goed voorbereid waren op een ontwrichtende gebeurtenis, is er één die we pas na afloop kunnen beantwoorden. De kracht zit er meer in om te zorgen dat de inhoudelijke processen zo zijn ingericht dat we adequaat en snel kunnen reageren op de nieuwe, veranderende werkelijkheid. Bij de procesmatige kant is dat niet anders, het gaat erom of het goed is neergezet. Elkaar niet zien hoeft niet te betekenen dat er langs elkaar gewerkt wordt, zolang de processen maar robuust zijn.’

En waren uw processen robuust genoeg?
‘Voor zover ik nu kan zien wel. Tegelijkertijd moeten we reageren op de mogelijkheden die de wetgever biedt, zoals de noodwet voor aandeelhoudersvergaderingen. Die mogelijkheden moeten we vertalen naar onze huidige situatie, en de afweging maken of het zinvol is om daar gebruik van te maken.’

U had het eerder over de uitdaging om informatie centraal te houden als besluitvorming steeds meer digitaal wordt. Hoe gaat u daarmee om?
‘Mensen hebben behoefte aan contact, om dingen live met elkaar af te stemmen. IT kan nooit helemaal de mens vervangen, daar zullen we een modus in moeten zien te vinden. Wij zijn ingericht op werken op afstand, dat deden we al en dat blijven we doen – maar de een-op-een afstemming, die ook de efficiency ten goede komt, die mist. Het is ook altijd een mix van omstandigheden. Iedereen vroeg zich de laatste tijd af hoe we productief konden blijven, maar dat kwam ook omdat de scholen dicht waren. Ik denk dat technologie as such het prima mogelijk maakt een modus te vinden die qua productiviteit net zo goed of misschien wel beter werkt.’ 

Uiteindelijk zal er een blend komen van fysiek en niet-fysiek contact. Hoe zou dat kunnen gaan, als technologie een prominentere rol gaat spelen?
‘Er ontstaat deels een nieuw normaal, bij onze klanten en bij onszelf. Dat maakt ook dat we kijken naar wat juist goed gaat en wat we wellicht willen behouden. Daarover zijn en blijven we in goed overleg met onze klanten. Voor sommige klanten is de oplossing eenvoudig, voor anderen ligt dit ingewikkelder. Voor de medewerkers die niet bij klanten zitten, zal de uitdaging wellicht kleiner zijn.’

Bent u in nauw overleg met uw peers? Heeft u een netwerk?
‘Ja, ik ben lid van enkele netwerken, maar richt me nu vooral informatie op inhoudelijk juridisch vlak. Ik denk dat het waardevol is om als dit achter de rug is samen terug te kijken. Iedereen baant zich nu een weg door de situatie zoals die is en maakt zijn of haar beste afwegingen. Terugkijkend kunnen we daar samen lessen uit trekken en met elkaar delen. Omdat we er nu nog midden in zitten, denk ik dat terugkijken misschien nog wel het meeste zin heeft.’

Wat was uw grootste eye opener?
‘De flexibiliteit, zowel bij onze klanten als bij mijn collega’s bij Ordina. Het viel me op dat de stap naar zo veel gebruik van technologie kleiner leek dan we eerst hadden gedacht. Daarmee wil ik niet zeggen dat alles feilloos werkte, en ook hier trekken we uiteraard weer lessen uit, maar we weten onze weg zeker te vinden.’

In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.