Jorn Palm (Ahold Delhaize): 'Het begint met proactiviteit'

‘De rol verder naar mijn hand zetten’ - waar denkt u dan aan?
Ik denk dat deze rol een enorme mate van vrijheid geeft om zelf in te richten, om zelf de accenten te leggen. En dan heb ik het zowel over persoonlijke accenten als over accenten die bij het bedrijf passen. Je kunt dan denken aan het agenderen van thema’s als diversiteit, cultuur en sustainability. Op dat soort terreinen kun je als company secretary echt een versnelling aanbrengen.

U komt zelf uit de business; is het een voordeel of zelfs voorwaarde voor een company secretary om daar ervaring te hebben?
Ja, ik denk dat enig gevoel voor de business onwijs nuttig is. Je begrijpt daardoor waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en waarom bepaalde discussies spelen. Daardoor kun je als company secretary de discussie ook verder helpen, een volgende stap zetten.  Ahold Delhaize was op zoek naar digital expertise. Dat is een onderwerp waar ik het netwerk heb, waar ik zelf gevoel voor heb. Dus natuurlijk ga ik met dat onderwerp aan de slag.

Ziet u het als rol van de company secretary om te challengen?
Dat denk ik wel. Al kun je dat uitdagen op veel verschillende manieren doen. Je speelt een faciliterende rol bij het vaststellen van de agenda en kunt daarover in conclaaf gaan met de ceo over de voorzitter van de raad van commissarissen. Daar kun je belangrijke stappen zetten.

Moet de company secretary meer zichtbaar worden?
Mijn eerste reflex is om daar ‘ja’ op te zeggen. Natuurlijk moet je een bepaalde zichtbaarheid hebben. Tegelijkertijd blijft het een rol die tussen de zware bodies van het bedrijf in zit. Dus je moet vooral op een slimme en effectieve manier handelen. Het vereist echt wat van je social skills om daar mee om te gaan en daarin goed te manoeuvreren. Als het over zichtbaarheid gaat, moet ik vooral zichtbaar zijn naar mijn ceo en naar de commissievoorzitter. Bij hen moet ik voldoende credits hebben opgebouwd om mijn agendapunten in te brengen. Als je het vertrouwen hebt, kun je veel mogelijk maken.

Hebben andere company secretary’s, bij andere bedrijven, ook de mogelijkheid om mede de koers te bepalen? Je hoort wel eens dat slechts twintig procent met de toekomst bezig is en dat tachtig procent er achter aan hinkt….
Ik vind het moeilijk om over de collega’s te spreken, maar ik vermoed dat de verhouding binnen onze beroepsgroep anders ligt. Eerder fifty-fifty. Binnen het ene bedrijf is er natuurlijk meer ruimte voor dan bij het andere, maar ik merk dat onder company secretary’s deze discussie gevoerd wordt en dat dit aan het verschuiven is. 

Als het over de community gaat, de vakgroep, wat ontbreekt er dan?
Als ik de voorzitter van de spreekwoordelijke club was, zou ik iets meer structuur proberen aan te brengen. Je kunt nog meer met elkaar optrekken, ervaringen delen, best practices bespreken. Dat is voor iedereen nuttig en leerzaam. Je versterkt elkaar dan enorm. Als ik voor mezelf spreek ben ik niet direct voorstander van een verdere regulering van de rol van company secretary. Ik denk dat je dan het mooiste van de rol weghaalt: namelijk dat je door vertrouwen te winnen zaken in gang kan zetten.

Die rol is bij Ahold Delhaize kennelijk helder, maar bij andere bedrijven ligt dat mogelijk anders. Is ieder individu verantwoordelijk voor het bevechten van zijn eigen territorium?
Dat is een terechte vraag. Ik denk dat de community elkaar zeker kan helpen bij het aanbrengen van een duidelijkere structuur.

Waar gaat het heen met de company secretary?
De basis blijft natuurlijk dat je de winkel op orde hebt, dat de ‘besluitvormingsprocessenfabriek’ goed draait. Vervolgens moet je die basis gebruiken om in de breedste zin des woords te helpen bij de rol die wij als bedrijven in de maatschappij willen innemen. Je hoort vaak over de kloof tussen het bedrijfsleven en de samenleving. Ik denk echt dat secretarissen daar een rol kunnen spelen. Wij kunnen helpen om zaken als cultuur en diversiteit onder de aandacht te brengen. Wij hebben het netwerk en de organisatie, we hebben toegang tot heel veel informatie.

En is dat dan faciliterend of op de voorgrond?
Vooral veel proactiever. Is dat op de voorgrond treden? Dat kan. Misschien is dat in een zeker stadium een logisch vervolg. Maar het begint met proactiviteit, met het aannemen van een sturende rol, met aandacht vragen voor bepaalde zaken. Ik denk dat we daar absoluut geschikt voor zijn. We zijn onafhankelijk, we hebben de legitimiteit en we hebben dus echt een hele mooie springplank om aandacht te vragen voor belangrijke zaken. Het is niet iedereen gegeven om vrijwel dagelijks contact te hebben met zowel de chairman als de ceo. Ik zou bijna zeggen: secretarissen mogen minder bescheiden zijn.