Veroni Feenstra (KPMG): 'De kunst is om de spagaat zo klein mogelijk te houden'
Is er sprake van een spagaat in uw eigen werk: heeft u het gevoel dat u met dusdanig uiteenlopende zaken bezig bent dat het werk als een balanceeroefening voelt?
Ja, ik herken die spagaat zeker. Sterker nog: ik zou bijna zeggen dat de spagaat er ook hóórt te zijn. Als company secretary zit je bij uitstek tussen allerlei processen, thema’s en gremia.
De spagaat als soort van functievereiste?
Zo kun je het zeggen ja. Je moet in deze functie zeker met de spagaat kunnen dealen. Het hoort er gewoon bij. De kunst is om de spagaat zo klein mogelijk te houden. En je toegevoegde waarde zit erin om telkens weer op enigszins elegante wijze uit de spagaat omhoog te komen.
Wat is belangrijke voorwaarde voor een company secretary om goed te kunnen functioneren?
Het basisingrediënt is toch wel rolzuiverheid. Het gaat goed zolang helder is wie welke rol en welke verantwoordelijkheid heeft op welk moment. Als er problemen ontstaan, als de raad van commissarissen en de raad van bestuur op elkaars stoel gaan zitten, dan moet je zo snel mogelijk terug naar de rollen. De company secretary is bij uitstek iemand die kan wijzen op die verschillende rollen.
Is de company secretary een speciaal soort mens?
Nee, maar je hebt voor deze rol wel een bepaald aantal eigenschappen nodig. Empathisch vermogen bijvoorbeeld. Weten wat er onder de oppervlakte speelt en dat goed aanvoelen - dat is belangrijk. Los van alle feitelijke kennis over governance-processen.
Bij KPMG is er een aparte secretaris voor de raad van bestuur en de raad van commissarissen. Is dat aanbevelenswaardig?
Het werkt heel prettig. Ik ben zelf secretaris van de rvb. Met mijn collega die de rvc doet, kan ik samen sparren. We nemen allebei onze eigen specifieke kennis en ervaring mee. Ik vind vanuit mijn ervaring een splitsing aanbevelenswaardig. Wat bij een splitsing wel verloren gaat, is de rol van verbinder tussen beide gremia. Je kunt moeilijker bruggen slaan. Maar uiteindelijk denk ik dat het niet langer geloofwaardig is als je alles in één persoon probeert te vervatten. Je hoort wel eens dat de secretaris ook nog compliance officer is, of er de investor relations naast doet. Ik ben daar niet voor. Je kunt niet op een onbeperkt aantal onderwerpen geloofwaardig zijn. Als je ‘expert in alles’ bent, dan geloven mensen je niet.
Is beroepsgroep van company secretaries bezig met dit soort zaken?
Ik hoor en voel wel dat men zich bewust is van een veranderende context. Maar ik proef niet direct een sense of urgency om het anders te gaan doen. In die zin is de beroepsgroep conservatief. Er is nog geen besef dat het zo niet langer kan. Toch voorzie ik dat de discussie hierover sterker gaat worden de komende periode, vooral onder invloed van de toenemende wet- en regelgeving.
Hoe houdt u zichzelf scherp?
Ik zorg dat ik heel regelmatig, minimaal eens in de twee maanden, een moment voor mezelf neem om alle besluiten en processen nog eens op een rij te zetten. Hoe is het gelopen, wat ging goed, waar ontstond wrijving? Dat vraagt veel reflectie en zelfreflectie. Af en toe probeer ik er ook over te sparren met anderen, al is dat toch ook heel lastig vanwege de vertrouwelijkheid van de functie. In die zin heeft de company secretary soms best een eenzaam bestaan.
Dit artikel is voor het laatst aangepast op 23-07-2018