Joyce Leemrijse (Allen & Overy) begeleidde 's lands eerste hybride AVA
Als notaris bij Allen & Overy was ik betrokken bij de juridische begeleiding van KPN’s aandeelhoudersvergadering. Hoewel de mogelijkheid al meer dan 12 jaar in onze wet staat, werd er nog steeds geen adequate technische infrastructuur aangeboden om op deze hybride manier, dus met de keuze om als aandeelhouder fysiek of op afstand aanwezig te zijn, te vergaderen. De laatste jaren zijn in het buitenland, denk aan de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk, de ontwikkelingen op dit gebied snel gegaan en worden aandeelhoudersvergaderingen al volledig virtueel gehouden, zonder dat er een fysieke bijeenkomst plaatsvindt. Dat zie ik er in Nederland voorlopig nog niet van komen, daarvoor zou namelijk de wet moeten worden aangepast en daartoe zijn nog geen initiatieven gedaan. Bovendien is het nog maar de vraag of een volledig virtuele aandeelhoudersvergadering wel zo geschikt is, zolang we die vergadering nog zien als de plaats waar de raad van bestuur en de raad van commissarissen verantwoording afleggen aan de aandeelhouders. Face-to-face ingaan op vragen van aandeelhouders is immers anders dan wanneer dit in een kamer met enkel een camera en microfoon gebeurt.
Meer keuze voor de aandeelhouder
Naar buiten toe ziet het er eigenlijk helemaal niet zo ingewikkeld uit, zo’n hybride algemene vergadering. Dat het uiteindelijk 12 jaar heeft geduurd voordat de eerste is gehouden, heeft ermee te maken dat besluitvorming vanuit juridisch opzicht een zeer formele aangelegenheid is. Er mag niet de minste onzekerheid bestaan dat degene die stemt ook echt aandeelhouder is en dat het aantal stemmen dat hij of zij uitbrengt juist is. Verder moet ook de verbinding stabiel genoeg zijn en moet de apparatuur – denk aan smartphones en tablets – geschikt zijn. Op al deze gebieden zijn de laatste jaren grote stappen gemaakt.
Een hybride algemene vergadering biedt zowel voor de vennootschap als voor beleggers alleen maar voordelen ten opzichte van de conventionele manier waarop aandeelhoudersvergaderingen worden gehouden. Bij een hybride aandeelhoudersvergadering vindt immers altijd nog een fysieke vergadering plaats. Het hybride element zit in het bieden van een extra mogelijkheid om virtueel, op afstand, aandeelhouders de vergadering te laten volgen en real time hun stem uit te laten brengen. Er valt dus eenvoudigweg meer te kiezen, en welke aandeelhouder wil dat nou niet? Om deel te nemen aan de algemene vergadering dient de aandeelhouder in te loggen op een webportal, dat voor de algemene vergadering van KPN werd aangeboden door ABN AMRO Corporate Broking. Vervolgens kan hij of zij zich via een tweefactorauthenticatie als virtuele deelnemer registreren voor de aandeelhoudersvergadering en wordt hij na aanmelding direct doorgelinkt naar de virtuele vergaderomgeving, die gebruikmaakt van de software van Lumi die door Computershare in de Nederlandse markt wordt gezet. Op de dag van de vergadering logt de aandeelhouder met de codes in en kan de aandeelhouder de vergadering via een live stream volgen op zijn of haar device, ziet de agenda van die vergadering en kan dus zijn of haar stem uitbrengen.
Nog geen virtuele vragen
Hoewel het technisch al wel mogelijk is om de virtuele aandeelhouders ook vragen te laten stellen tijdens een algemene vergadering, heeft KPN er bewust voor gekozen om deze mogelijkheid op dit moment nog niet te benutten. Het openstellen voor vragen brengt immers nog een aantal extra uitdagingen met zich mee. Wie worden bijvoorbeeld aangewezen om de virtueel gestelde vragen te inventariseren (zijn de vragen ook al door anderen gesteld, zijn ze relevant?) en deze door te geleiden? Bij aanwijzing van eigen mensen van de vennootschap kan misschien de indruk ontstaan dat door de filtering van vragen de vergadering wordt gestuurd. Wellicht ligt hier in de toekomst een rol voor een onafhankelijke derde, zoals een notaris.
In geval van storing
De beschikbare technische infrastructuur is weliswaar goed, maar omdat het techniek is, wil ik wel benadrukken dat er ook storingen kunnen optreden. Ondanks alle testen en beschermingssystemen kan dat nooit helemaal worden uitgesloten. Denk bijvoorbeeld aan een grote stroomstoring, of aan een cyberaanval waardoor het platform uit de lucht is. Als de vergadering al aan de gang is wanneer zoiets gebeurt, dan moet je wel weten hoe daarmee moet worden omgegaan.
Om de virtuele aandeelhouders zoveel mogelijk in te lichten over deze risico’s en procedures hebben we met ons team van Allen & Overy samen met het team van KPN gewerkt aan een beleid voor de vergadering dat voor aandeelhouders via de website geraadpleegd kon worden. In dit beleid wordt beschreven dat de voorzitter van de aandeelhoudersvergadering (bij beursvennootschappen eigenlijk altijd de voorzitter van de raad van commissarissen) de vergaderorde bewaakt en dat het dus aan de voorzitter is om te beslissen of de vergadering bij een storing door kan gaan, tijdelijk moet worden geschorst of misschien wel moet worden beëindigd en verdaagd naar een nieuwe datum. Die beslissing zal mede worden ingegeven door het aantal stemmen dat de virtuele aandeelhouders vertegenwoordigen.
Toekomstbestendig
Een storing kan zich uiteraard ook alleen aan de kant van een virtuele aandeelhouder voordoen. Het risico is dan altijd voor die aandeelhouder. Wenst een aandeelhouder geen enkel risico te lopen, dan heeft hij of zij de mogelijkheid om zelf naar de fysieke vergadering te gaan en daar te stemmen óf om voorafgaand aan de aandeelhoudersvergadering een steminstructie aan de betrokken notaris te geven. Dat laatste gebeurt veel in Nederland: aandeelhouders kunnen dan toch stemmen zonder zelf de vergadering te bezoeken, maar dit zou weleens kunnen gaan veranderen als de hybride vergadering in zwang raakt. Omdat het zo eenvoudig is om via internet zelf te stemmen tijdens de hybride vergadering, is er niet altijd meer een noodzaak om een steminstructie af te geven. Dit heeft als voordeel dat de aandeelhouder naar aanleiding van de discussie op de vergadering nog kan beslissen om zijn stem misschien toch anders uit te brengen dan hij van tevoren had gedacht.
Is de hybride vergadering de aandeelhoudersvergadering voor de toekomst? Ik denk van wel. Vanuit de vennootschap gezien biedt een hybride aandeelhoudersvergadering een uitgelezen mogelijkheid om de participatiegraad op algemene vergaderingen te verhogen. Kortom, de hybride vergadering blijven we houden!
Projectteams die betrokken zijn bij alle voorbereidingen voor de hybride algemene aandeelhoudersvergadering:
KPN: Jasper Spanbroek, Bieke van Dam - Debruyne, Anya Gruntfest, Erik van Beek
ABN AMRO Corporate Broking & Issuer Services: Richard van Etten, Maaike de Munnik
Computershare/Lumi: Kirsten van Rooijen, Frank Schoonhoven, Jeffrey van Hal
Allen & Overy: Joyce Leemrijse, Raoul Hagens Gunther Rensen, Anna van der Leeuw- Veiksha
Gepubliceerd in Management Scope 05 2019.