Effectieve directievoering? Er is nog veel winst te halen
Uit een analyse van de Board Room Barometer 2020 van boardroomsoftwareontwikkelaar Diligent blijkt dat er, als het gaat om effectieve directievoering, op veel punten winst te boeken is. Directies moeten juist in economisch uitdagende tijden snel en slagvaardig kunnen beslissen, om zo de performance op peil te houden en wendbaar in te spelen op de ontwikkelingen. Voor het onderzoek bevroeg Diligent een originele doelgroep: managementassistenten en executive assistants van grote Nederlandse en Vlaamse bedrijven.
Uit de Board Room Barometer 2020 komt naar voren dat de ondervraagden maar matig tevreden zijn over de effectiviteit van de directieteams. Het gemiddelde rapportcijfer dat zij aan hun directieteam geven, is een 7,3. Dat is op zich een mooie voldoende, maar opvallend is wel dat ongeveer de helft van de ondervraagden een 7 of lager geeft. Met name het directiesecretariaat gaf matige scores aan de effectiviteit van hun eigen teams. Hoe dichter men bij het vuur zit, hoe ontevredener men is.
Geen sense of urgency
De barometer laat ook zien dat kostenverlagingen momenteel bovenaan de prioriteitenlijstjes van directies in de lage landen staan. Kostenverlaging scoort daarmee hoger dan businessinnovatie (dat op de tweede plaats staat) en klanttevredenheid (derde plaats). In een vorig onderzoek, drie jaar geleden, stond kostenbesparing nog op de vierde plaats. Wellicht heeft het verschil te maken met de coronacrisis: veel bedrijven staan in de overlevingsstand en willen hun financiële reserves verhogen door de kosten te drukken. Opvallend daarbij is dat digitale transformatie pas op de vierde plaats van topprioriteiten staat, terwijl juist digitalisering kan zorgen voor kostenbesparing én voor meer klanttevredenheid.
Een groot deel van de ondervraagden vindt dat hun directieteam te veel bezig is met de waan van de dag. Bijna de helft van de ondervraagden ziet de focus op dagelijkse zaken als grootste belemmering om het directieteam beter te laten functioneren. Bedrijven die zich te veel richten op ‘brandjes blussen’ maken vaak te weinig tijd vrij voor structurele verbetering van de operatie en vernieuwing van de propositie. Een aanzienlijk deel van de ondervraagden mist bij het directieteam een sense of urgency.
Integrale informatievoorziening
Het gemiddelde directieteam in Nederland en Vlaanderen telt ruim vijf leden en het merendeel van de teams vergadert wekelijks. In de handel en retail komt de directie circa twee keer per week bij elkaar. Een hogere frequentie blijkt de vergaderingen overigens niet direct effectiever te maken. Het merendeel van de directiebijeenkomsten wordt zowel gebruikt om elkaar te informeren als om besluiten te nemen. Bij een vorig onderzoek, in 2017, werden vaker vergaderingen georganiseerd om uitsluitend elkaar te informeren of om strategische knopen door te hakken. Die noodzaak is nu kennelijk afgenomen. Vrijwel alle onderzochte bedrijven gebruiken inmiddels technologische hulpmiddelen om de directievergaderingen te ondersteunen. Er wordt veel vaker gezoomd, geyammerd en geslackt dan een paar jaar geleden. Met name tools voor beeldbellen en online samenwerken zijn snel populairder geworden. Daarnaast wordt steeds vaker gebruikgemaakt van hulpmiddelen voor het opslaan van documenten en zijn digitale vergadersystemen in opmars. Punt van aandacht is wel dat al deze oplossingen an sich slechts point solutions bieden. Effectieve directievoering vraagt eigenlijk om een integrale informatievoorziening.
Mede door de toename van de technologische hulpmiddelen zegt bijna de helft van de ondervraagden zich zorgen te maken over de risico’s van datalekken, cybercrime, ransomware en malware. Bijna een derde ziet het verlies van data als een punt van zorg en een vergelijkbaar percentage is bang dat vertrouwelijke mails onder ogen komen van de verkeerde personen.
Excelleren door digitale hulpmiddelen
Uit de barometer komt ook naar voren dat de kennis over het gebruik van digitale vergadertools vaak ontbreekt. Wat dat betreft zijn er nog de nodige stappen te maken in de digitalisering van het directieoverleg. Bijna 70 procent van de deelnemers aan de barometer stelt dat er meer gedaan zou moeten worden om de effectiviteit van het directieteam te verbeteren. Er wordt met name weinig ondernomen om sneller de agendapunten te bepalen en de vergaderstukken te versturen. Verder treft men te weinig maatregelen om meer feedback op de stukken te genereren. Ook het innovatief vermogen zou volgens de ondervraagden opgevoerd moeten worden.
Een ander in het oog springend feit is dat bedrijven die goed scoren op efficiëntie vaak innovatieve, digitale vergaderhulpmiddelen zoals board portals gebruiken. Dat zorgt er opvallend genoeg ook voor dat ze daardoor excelleren op andere punten: zo kost besluitvorming bij deze aanzienlijk minder tijd en worden beslissingen doorgaans beter onderbouwd. Ook is bij deze bedrijven het oordeel over de ontwikkeling van de omzet, de winst en de groei van de organisatie positiever. Directies van deze bedrijven slagen er beter in om succesvolle nieuwe verdien- en servicemodellen te ontwikkelen. Ook zijn ze beter in staat om het bedrijf ‘op afstand’ te besturen door gebruik te maken van relevante digitale hulpmiddelen.
Ondersteuning is onontbeerlijk
De Board Room Barometer 2020 leidt tot een aantal conclusies. Het feit dat veel directies matig of slecht op beslissingsvaardigheid scoren is zorgelijk – dat betekent immers dat deze bedrijven niet wendbaar genoeg kunnen inspelen op de snel veranderende marktontwikkelingen. Verder is de conclusie gerechtvaardigd dat een effectieve directievoering om de juiste technologische hulpmiddelen vraagt, en ook om kennis en een netwerk om kansen tijdig te signaleren en bedreigingen te pareren. Een effectief directieteam moet snel kunnen beslissen. Ondersteuning voor een moderne organisatie, onder meer in de vorm van slimme hulpmiddelen en technologie, is hiervoor tegenwoordig onontbeerlijk.
De volledige Board Room Barometer 2020 is te downloaden van de site van Diligent. Essay door Liam Healy, managing director EMEA bij Diligent.