Gitte Kristiansen: ‘Zet verzuimmanagement op de bestuursagenda’

Kunt u ons vertellen waarom u dit onderwerp zo belangrijk vindt?
‘Het World Economic Forum en de VN erkennen onderrugklachten als een universeel probleem en beschouwen het net zo belangrijk als diabetes en eenzaamheid. In de EU meldt 58 procent van alle werknemers spierproblemen, dat zijn 115 miljoen mensen. Statistieken tonen ook aan dat werkgerelateerde lichamelijke uitputting de hoofdoorzaak is van een derde van al het ziekteverzuim. Het is een enorm probleem voor bedrijven. Alleen al in Denemarken wordt het totale ziekteverzuim jaarlijks op zo'n 6,7 miljard euro geschat.’

Wat heeft u gedaan bij ISS?
‘Als global risk manager was ik uiteraard geïnteresseerd in ons ziekteverzuim enerzijds en onze verzekeringen en andere ‘people costs’ anderzijds. Vanaf het begin, op mijn derde dag bij ISS, heb ik onze verzekeraar bij het project betrokken. Eerlijk gezegd deed ik dit in eerste instantie om te onderhandelen of de premie verlaagd kon worden. Het gesprek verschoof al snel naar preventie, waardoor onze verzekeraar mij in contact bracht met het Deense bedrijf Precure. Zij zijn gespecialiseerd in de preventie van werkgerelateerde onderrugklachten en andere letsels aan het bewegingsapparaat met op ai gebaseerde apparaten.
De grondgedachte was dat verzuimkosten enorme verborgen kosten zijn voor bedrijven. Maar wie heeft eigenlijk het totaaloverzicht van alle people costs? Eigenlijk niemand. Dat nam ik dus op me. Ik was me ervan bewust dat mijn aanpak anders was dan die van andere risicomanagers. Gelukkig kreeg ik de volledige steun van onze ceo.’

Wat heeft u bedacht?
‘In veel industrieën krijgen medewerkers te maken met tillen, duwen en vreemde houdingen, wat zwaar is voor het lichaam. Verkeerde en onbedoelde bewegingen kunnen veel schade aanrichten. Daarom hebben we dit op ai gebaseerde vest mede gecreëerd. We hebben het vest in eerste instantie gedurende zes weken getest bij een diverse groep van schoonmakers, chef-koks en facilitair managers. Na analyse van de resultaten gaf Precure ons aanbevelingen voor het verbeteren van werkplekken om het risico op letsel te verminderen. Vervolgens bezochten we na enkele maanden de vijf meest getroffen collega’s opnieuw om verdere veranderingen te bespreken.’

Hoe werkt het vest?
‘Het vest is gevuld met sensoren die gegevens verzamelen over lichaamsbeweging en houding. Met behulp van kunstmatige intelligentie kun je tijdens het werk bewegingen analyseren en de druk op de wervelkolom meten. Via een gekoppelde app kunnen vestgebruikers hun eigen gegevens bekijken en kan de app interventies bieden: het geeft deelnemers specifieke instructies en tips om hun houding te veranderen naar een ergonomischer gedrag dat je lichaam niet schaadt.’

Wat heeft u waargenomen bij de mensen die bij het project betrokken waren?
‘Tijdens de proefperiode leverde het al veelbelovende resultaten op en eindigden we met een gemiddelde afname van de druk op de wervelkolom met 28 procent. Dat is een stuk minder pijn. Deze 28 procent werd vervolgens ‘geconverteerd’ naar verbeterde prestaties, wat uiteraard ook een geldelijke waarde vertegenwoordigt voor elk bedrijf. Op basis van de data zouden we ook ergonomische maatregelen kunnen nemen op de werkvloer. De feedback van de medewerkers was zeer positief, omdat ze leerden hoe hun lichaam reageert en hoe ze pijn of delen van de dagelijkse pijn kunnen vermijden. Alle deelnemers vonden het nuttig en zelfs leuk om het vest te dragen, omdat ze het leuk vonden om inzicht te hebben in verschillende gegevens over hun houding. Het vest is supergemakkelijk om mee te werken. Sommigen merkten op dat het downloaden van de app het moeilijkst was.’

Wat zijn de belangrijkste conclusies die u trok?
‘Het vest zorgde voor een win-winsituatie voor alle betrokken partijen. De voordelen voor de medewerkers zijn evident. Ze hebben minder last van rugpijn waardoor ze comfortabeler hun werk kunnen doen, minder bezoeken aan de fysiotherapeut, meer tijd voor hun gezin en uiteindelijk neemt de kwaliteit van leven toe. Werkgevers hebben aanzienlijk minder ziekteverzuim, wat uiterst belangrijk is omdat ziekteverzuim deze meer verborgen indirecte kosten zijn. Het is ook goed nieuws voor verzekeraars omdat er minder claims binnenkomen. En voor de samenleving als geheel is het ook goed nieuws, want preventie verlaagt de zorgkosten.’

Ik kan me voorstellen dat het verzamelen van data controversieel kan zijn. Heeft u nagedacht over de privacywetgeving?
‘Wij voerden het project bij ISS op vrijwillige basis uit. Het was gemakkelijk om voldoende vrijwilligers te vinden. We hebben iedereen schriftelijk geïnformeerd over het proces en alle gegevens zijn AVG-conform verwerkt. Het was ook leuk om te zien dat zelfs de vakbonden positief waren; zij zagen ook dat dit vest een positieve impact kon hebben op hun leden.’

Dit project is een goed voorbeeld van employee wellbeing. Waarom denkt u dat dit iets is dat in de bestuurskamer besproken moet worden?
‘Verzuimmanagement is niet het meest besproken onderwerp in de boardroom. Maar naar mijn mening is het de verantwoordelijkheid van het volledige management, en niet iets dat alleen door HR moet worden afgehandeld. Het zou dus zinvol zijn om bijvoorbeeld een keer per jaar te rapporteren over verzuimmanagement, inclusief de daarmee samenhangende kosten en genomen initiatieven van de organisatie. De verantwoordelijkheid voor verzuimmanagement moet uiteraard bij het topmanagement blijven liggen, maar een terechte vraag van ieder bestuur is wat de kosten van ziekteverzuim zijn en wat er wordt gedaan om deze te verlagen. Daarom moedig ik elke ceo altijd aan om te vragen om rapportage, zodat ziekteverzuim en de onderliggende oorzaken kunnen worden besproken, inclusief preventieve maatregelen om de totale kosten te beperken.’

U heeft nu ISS verlaten en uw eigen bedrijf opgericht, Insurance at Heart. Wat was daarvoor de belangrijkste motivatie?
Het project met de smart vests werd twee keer bekroond: ik werd uitgeroepen tot risk manager of the year in Denemarken, en van de Federation of European Risk Management Associations kreeg het project de prijs voor meest innovatieve verzekeringsprogramma van het jaar. Toen werd ik van alle kanten benaderd: vanuit het bedrijfsleven, verzekeringsmaatschappijen en de zorgsector. Ze waren allemaal geïnteresseerd in mijn onconventionele aanpak. Het was leuk om te ervaren. Ik denk dat ik iets heb geraakt dat weerklank vond bij bedrijven die ik kan adviseren in de hele waardeketen van operatie, financiën, health & safety en HR. Mijn bedrijf voor verzekeringsrisicobeheer werkt met het concept total cost of people, zodat elke ceo, cfo en chief people officer beslissingen kan nemen op basis van financiële feiten. Mijn passie om bedrijven te helpen de technische wereld van verzekeringen te begrijpen, is voor mij een sterke drijfveer. Met mijn nieuwe bedrijf wil ik bedrijven en hun medewerkers helpen – met besparingen, kostenvermijdingsscenario’s en preventieve acties die daaruit volgen.’

Wanneer beschouwt u deze missie als geslaagd?
‘Nooit. Ik denk dat er nog veel te doen is om de verbinding te leggen tussen verzekeraars, adviseurs en bedrijven. Eén doel is in ieder geval bereikt als we het ziekteverzuim door spier- en gewrichtsproblemen sterk kunnen terugdringen. Een andere droom van mij is om meer aandacht te krijgen voor ergonomie op scholen. Deense scholen hebben bijvoorbeeld een ‘geldweek’. Hoe mooi zou het zijn als we ook een ergonomieweek zouden hebben, waarin kinderen leren hoe ze hun lichaam goed kunnen gebruiken en wat er gebeurt als ze dat niet doen. Ik denk dat preventie en zelfzorg niet vroeg genoeg kunnen beginnen.’

Heeft u een aanbeveling voor de bestuurskamer?
‘Ik kan alleen maar mijn aanbeveling aan bestuurders herhalen om de kosten van zorg- en ziekteverlof de komende jaren op de agenda te zetten. Dit is de reden waarom een risico- en preventiecultuur de toekomst heeft en weerklank zou moeten vinden in elke boardroom. Als je een deel van de onderliggende oorzaken van ziekteverzuim kunt voorkomen is dat goed voor je bedrijf, omdat dan verzekeraars hun premies niet verhogen.’

Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 02 2024.