MCF-interview Ben van der Veer: Vraag het een kind

Laurentien: ‘Waar word jij blij van, Ben?’
Ben: ‘Ik word blij als het mooi weer is en ik een stukje kan fietsen in de duinen, dat vind ik heerlijk. Maar ik word ook blij als dingen lukken. In mijn werk heb ik te maken met problemen, dilemma’s, keuzes. Die moeten worden voorbereid en als er dan een goede discussie komt in een vergadering met goede besluiten, dan rij ik in mijn auto naar huis met een gevoel van: yesss!’

Willemijn en Ahmed moeten lachen, het ijs is gebroken. Aan deze bijzondere rondetafel zitten één topcommissaris en twee afgevaardigden van de Raad van Kinderen van de Missing Chapter Foundation (MCF). Laurentien van Oranje, die het gesprek leidt, richtte de stichting in 2010 op met de bedoeling een dialoog tot stand te brengen tussen kinderen en bestuurders, directieleden en commissarissen. Want, zo is de gedachte, ‘de toekomstige generatie’, het belang van onze kleinkinderen’ en ‘strategie 2050’ blijven holle frasen als de kinderen over wie het gaat niet zelf worden betrokken bij de dilemma’s en besluiten van vandaag de dag. Welke adviezen geven kinderen aan volwassenen? Kunnen zij met hun open en creatieve blik oplossingen bieden voor problemen waar leiders mee zitten? Die laatste vraag wordt door zeker zestig organisaties bevestigend beantwoord, aangezien zij hun strategische vraagstukken regelmatig voorleggen aan hun eigen Raad van Kinderen. Des te meer reden voor Management Scope een serie rondetafelgesprekken te beginnen, waarbij elke keer een commissaris in gesprek gaat met twee kinderen van de Raad van Kinderen van MCF. Het thema van de eerste bijdrage aan deze serie is ‘samenwerken en vertrouwen’, en wat blijkt: er is op dat gebied niet zoveel verschil tussen de boardroom en de klas. Het gaat in beide werelden over hoe je als groep tot een goed besluit komt, het gaat over problemen oplossen, over eerlijk je mening durven geven, over een sfeer creëren waarin iedereen zich prettig voelt, over kritiek geven en over de vraag wie de leiding neemt.

MENINGEN
Ben: ‘In het woord samenwerken zitten twee begrippen: samen en werken. Je hebt een groep mensen om de tafel en met die groep moet je dingen doen, beslissingen nemen. Maar als je verschillende mensen om de tafel hebt die je wel een beetje kent, maar die niet echt je vrienden zijn, dan kan het best lastig zijn. Je bent het niet altijd met elkaar eens, dat weet je van tevoren. Toch moet je proberen aan het einde van de dag een besluit te nemen. Hoe zou je dat moeten doen? Waar moet je op letten?’
Willemijn: ‘Ik denk dat je vooral op een goede manier je mening moet geven, met goede argumenten, dat je zegt waarom je iets vindt. Als je van iedereen de argumenten hebt, dan kun je misschien van al die argumenten dingen eruit pakken die iedereen het belangrijkste vindt en dat je die dan samenvoegt tot één ding.’
Ben: ‘Wat het lastig maakt, is dat jij een bepaald aspect belangrijk vindt, maar dat een ander weer een ander aspect belangrijk vindt. Is dan jouw aspect belangrijker dan dat van een ander? Hoe kun je dat weten?’
Ahmed: ‘Iedereen moet zijn mening kunnen geven en zich vrij voelen aan tafel en niemand mag boos weglopen. Ik zou als voorzitter de tijd nemen en bij iedereen goed doorvragen, zodat die persoon het gevoel heeft dat hij of zij in ieder geval zijn of haar mening heeft kunnen geven. Hopelijk zeggen mensen daarna: ‘Ik ben het er niet helemaal mee eens, maar dit is wat het is.’
Laurentien: ‘En hoe ga je als voorzitter om met verschillende meningen? Hoe zorg je ervoor dat er een beslissing wordt genomen en dat iedereen zich in die beslissing kan vinden?’
Ahmed: ‘Ik zou als voorzitter ook aan andere personen, die op dat moment niet aan tafel zitten, vragen wat ze ervan vinden. Mensen die met meer afstand kijken.’
Ben: ‘Dat doe ik ook wel eens, bij belangrijke besluiten. Je hebt soms mensen van buiten nodig die ook een mening hebben en die ook verstandige dingen kunnen zeggen. Dus je probeert inderdaad input te krijgen van mensen die niet aan tafel zitten. ‘De huur ophalen’, noem ik dat.’

EGO’S
Laurentien: ‘Nou zitten er soms mensen aan tafel die continu het woord willen hebben en elkaar in de rede vallen, waardoor anderen minder aan bod komen. Wat moet je daar als voorzitter mee doen?’
Willemijn: ‘Ik zou gewoon iedereen de beurt geven waardoor iedereen aan het woord komt en ik zou mensen ook altijd laten uitpraten. Mensen die stiller zijn, kun je vragen wat zij erover zeggen hebben en of ze het ermee eens zijn.’
Ben: ‘En als diegene met de grote mond maar door blijft gaan?’
Ahmed: ‘Ik zou diegene dan corrigeren en zeggen dat hij serieus weg moet gaan als hij niet rustig aan doet, want anders gaat geen één van zijn ideeën door.’
Willemijn: ‘Ik zou diegene ook even aanpakken, maar daarna zou ik het luchtig proberen te houden door een grapje te maken, zodat niet meteen de sfeer is verpest.’
Ben: ‘Kun je iemand beter in de vergadering of daarbuiten aanpakken?’
Willemijn: ‘Als iemand het steeds maar weer doet en het zelf niet eens doorheeft, is het misschien beter om dat buiten de vergadering te doen.’
Ben: ‘Je hebt gelijk. Het kan zijn dat de betreffende persoon niet beseft dat hij dit gedrag vertoont. Hij denkt zelf dat ’ie het goed doet, want hij is ingehuurd om stevig zijn stempel te zetten, maar eigenlijk verstoort hij het gesprek. Soms is het dan inderdaad beter om deze persoon buiten de vergadering erop aan te spreken, een klopje op de schouder te geven en te vragen: “Goh, weet je dat je dat doet?” Zoiets kan helpen.’

LUISTEREN
Ben: ‘Openstaan voor andere meningen betekent ook dat je goed luistert. Je hebt mensen die naar een vergadering komen en dan weten ze van tevoren al: ik wil dat of ik vind dat. Dan luisteren ze niet echt meer naar wat anderen te zeggen hebben.’
Laurentien vult aan: ‘Soms denken mensen dat ze heel goed luisteren, maar terwijl iemand zit te praten, maken ze er hun eigen verhaal van. Dus eigenlijk luisteren ze niet echt naar wat je zegt. Als je oplossingen zoekt, is het ook belangrijk om verrast te worden zodat je af en toe kunt zeggen: “Oh, zo had ik er nog niet over nagedacht”. Dan ontstaat er ruimte in het gesprek. Hoe kan de voorzitter ervoor zorgen dat iedereen echt naar elkaar luistert?’
Willemijn: ‘Je kunt als voorzitter proberen nog eens uit te leggen wat de ander zegt. Je begrijpt beide meningen en dan moet je een bruggetje bouwen, zodat mensen inzien wat de ander bedoelt.’
Laurentien: ‘Dat is mooi. Je kunt mensen dus uit hun cocon krijgen door als voorzitter te vertalen wat de ander zegt.’
Ahmed: ‘Ja, luisteren betekent ook dat je luistert naar wat niet wordt gezegd. Als je kijkt naar lichaamstaal, kun je zien of iemand blij of boos is of gestrest. Dan weet je ook hoe iemand iets bedoelt.’ Ben: ‘Maar soms spelen mensen alleen maar dat ze boos zijn en zijn ze het niet echt. Je moet dus ook goed doorzien of iemand een toneelstukje zit op te voeren.’
Willemijn: ‘Ik denk dat het belangrijk is dat de voorzitter voordat de vergadering begint een beetje kijkt hoe iedereen in zijn vel zit. Gewoon door een praatje te maken, dan weet je al een beetje wat je kunt verwachten en kun je je daarop voorbereiden.’

VERTROUWEN
Ben: ‘Je moet mensen ook kunnen vertrouwen. Als je met een groep mensen zit, en die ken je niet allemaal even goed, dan moet je toch een zekere basis van vertrouwen zien te creëren. Ik vind het zelf belangrijk dat als mensen ‘ja’ zeggen, dat ze ook ‘ja’ doen en niet ‘nee’ doen. Dat draagt niet bij aan het vertrouwen. Als ik mensen niet kan vertrouwen, dan wordt het samenwerken voor mij zeer onaangenaam.’
Laurentien: ‘Wanneer vertrouwen jullie iemand?’
Willemijn: ‘Ik denk dat als je iemand iets laat doen dat je liever zelf doet, dan vertrouw je iemand. Je denkt dan namelijk dat diegene het misschien ook kan, je moet het gewoon uitproberen...’
Ahmed: ‘De mensen die tijdens de vergadering aan tafel zitten hebben al ervaring en hebben zich al bewezen, daarom zou ik iemand over het algemeen altijd vertrouwen en ik zou ook makkelijk iemand een taak geven. Maar ik moet iemand wel een beetje kennen, ik moet weten wat voor karakter het is. Vrienden vertrouw ik natuurlijk sneller en vertel ik ook geheimen.’

HOOFD EN HART
Laurentien: ‘Vertrouwen heeft ook te maken met gevoel. Moet je besluiten nou altijd met je verstand nemen of mag je je ook laten leiden door je gevoel? Of zijn beide belangrijk?’
Ahmed: ‘Beide. Als ik een beslissing moet nemen, dan moet mijn hoofd ‘ja’ zeggen, maar mijn hart moet dat ook doen. Zodat ik me daaraan kan houden, want als ik iets zeg dat ik nu wel handig vind, maar over een paar dagen voelt het toch niet goed, dan is het een probleem.’
Laurentien: ‘Je zegt dus: laat het ook even rusten. En hoe zit het dan als dingen snel moeten gebeuren en iedereen heeft haast: hup, weer naar een volgende vergadering? Hoe zorg je ervoor dat dingen niet overhaast gebeuren?’
Ahmed: ‘Soms kan een keuze die te vroeg is genomen erge gevolgen hebben. Dat is gevaarlijk. Dus je moet heel goed naar de toekomst kijken om te weten wat er later zou kunnen gebeuren. In het begin kan iets een rare beslissing lijken, maar later zal toch blijken dat dit de juiste keuze was.’
Ben: ‘Precies. Je kunt proberen verder in de toekomst te kijken, een strategie te ontwikkelen. Wat zou er kunnen gebeuren als..? Welke keuzes willen wij maken? Wat je kunt doen bij belangrijke beslissingen is eerst het probleem met elkaar bespreken zonder dat je meteen een besluit neemt. Ik noem dat wel de ‘voorwas’. Na vier weken kom je dan weer bij elkaar, iedereen heeft erover nagedacht en er is misschien meer informatie. Pas dan probeer je een besluit te nemen. Wat vinden jullie van zo’n aanpak?’
Willemijn: ‘Dat is handig, want dan heb je eerst een soort voorproefje en dan hebben mensen er goed over kunnen nadenken.’
Ben: ‘Je kunt het niet bij elk probleem doen, want als het huis van de buurman in brand staat, dan moet je meteen de brandslang pakken en blussen. Maar je hebt sommige problemen waar je eerst goed over na moet denken, want als je te snel besluit, maak je misschien een fout. Dan hak je het probleem in mootjes.’

LEIDERSCHAP
Ben: ‘De voorzitter is een soort baas of een leider. Sommige mensen zeggen dat je ook zonder baas kunt werken. Daar geloof ik niet zo in. Hoe kijken jullie aan tegen zo’n voorzitter van een groepje, tegen zo’n leider? Zeggen jullie: dat accepteer ik wel, één man of vrouw moet toch een besluit nemen. Of zeggen jullie: we kunnen het ook wel als groep, we hoeven niet zozeer een leider te hebben?’
Willemijn: ‘Ik wil wel dat er een leider is, maar die hoeft niet per se te bepalen welk besluit er wordt genomen. De leider moet meer vragen wat iedereen vindt, diegene moet de rust bewaken, zorgen dat het een goed gesprek blijft.’
Ahmed: ‘Zonder leider lukt het nooit. Een baas zegt: ‘jij doet dat’, maar een leider zegt ‘laten we dat doen’. Je kunt niet zomaar iemand kiezen en zeggen: jij bent nu de leider. Dat ontstaat van binnenuit. Diegene die met zijn gedrag het meest opvalt qua luisteren, mensen aanmoedigen, dingen bespreken, die zal de leider zijn. We hebben op school geleerd over servant leadership (dienend leiderschap, red.). Mensen zullen deze leiders het meest vertrouwen en zich thuisvoelen bij zo iemand.’

DE LES VOOR BEN VAN DER VEER
‘Wat ik interessant vind, is dat Willemijn en Ahmed problemen heel basic en natuurlijk benaderen. Het ging vandaag over hoe je een goed gesprek voert, dat de basis daarvan vertrouwen is én dat goede argumenten en luisteren belangrijk zijn. Dat zijn ook de principes die in de boardroom moeten gelden. Ik vind het goed dat we vandaag niet hebben gesproken over inhoudelijke zaken, zoals: moet de wereld groener worden of niet groener? Of moeten we meer of minder koeien hebben? Eigenlijk hebben we gepraat over hoe we met elkaar om moeten gaan. Dat is essentieel als je tot goede besluiten wilt komen. Willemijn en Ahmed hebben ook een goede balans tussen hart en hoofd. Helaas gaat het in mijn werk vaak over besluiten die grote financiële consequenties hebben en dan moet je gewoon zorgen dat een aantal dingen van het hoofd op orde zijn. En als dat zo is, moet je vervolgens ook je hart laten spreken. Zelfs als het besluiten zijn die qua hoofd helemaal goed zijn, die ook voldoen aan alle wetten en regelgeving, kan het toch wel eens zo zijn dat je zegt: het voelt niet goed. Dat is iets onbestemds, het is je buikgevoel. En daar moet je ook naar luisteren.’

Willemijn Haver (13) woont in Driehuis, gaat naar Ichthus Lyceum in Driehuis en wil later architect worden.

Ahmed Turk (14) woont in Rotterdam, gaat naar CSG Calvijn Groene Hart in Barendrecht en wil later piloot worden.

Laurentien van Oranje is oprichter en directeur van de Missing Chapter Foundation.

Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 07 2016.