'Je mag je overal mee bemoeien'

07-02-2017 | Interviewer: Jesse Thiel | Auteur: Hans Pieter van Stein Callenfels | Beeld: Mark van den Brink

'Je mag je overal mee bemoeien'

Twee jaar lang keek Tim Crijns als company secretary bij Triodos Bank vanaf de eerste rang mee hoe de bank wordt bestuurd. Die tijd zag hij als een ‘MBA in bankieren’. Nu is hij investment manager bij dezelfde bank: ‘Ik wil ook eens ervaren wat het is om een klantrelatie te onderhouden.’
 

Als Tim Crijns aan vrienden probeert te duiden wat zijn functie bij Triodos Bank de afgelopen twee jaar nou echt heeft ingehouden, noemt hij het weleens ‘een MBA in bankieren’. In korte tijd leren hoe een bank bestuurd wordt, wat de kern van het businessmodel is, wie alle stakeholders zijn, hoe je kunt anticiperen op komende veranderingen… De company secretary – want dat was Crijns bij Triodos tot september dit jaar – krijgt vrijwel álles mee van wat er in de top van de bank gebeurt. Dat alleen is al heel waardevol, zegt hij in een gesprek met Jesse Thiel van Diligent. Maar de bestuurssecretaris doet meer dan alleen vanaf de zijlijn registreren, hij speelt ook de rol van informeel adviseur richting alle stakeholders.
Crijns begon op een moment dat de functie voor beide partijen nieuw was. Voor hem was het zijn eerste functie bij de bank, voor Triodos was het voor het eerst dat er een company secretary actief was. De kleine bank, die zich laat voorstaan op duurzame en maatschappelijke doelen, was in de tijd daarvoor hard gegroeid en moest professionaliseren. Ook de governance werd aangepakt; één van de maatregelen was het instellen van een bestuurssecretaris, een professional met een juridische achtergrond die tussen bestuur, raad van commissarissen en de Stichting Administratiekantoor Aandelen Triodos Bank zou gaan opereren. ‘Voor sommige directeuren was het wel even wennen dat er ineens een onafhankelijke schakel tussen het senior management en de raad van bestuur zat’, vertelt Crijns. ‘Voorheen was dit een soort familiebedrijf waarbij iedereen zo bij elkaar naar binnen kon lopen. Maar het groeide zo hard dat dat niet meer ging.’
Crijns mocht pionieren en vervulde de faciliterende en adviserende rol twee jaar lang. Per september dit jaar is hij benoemd tot investment manager Africa, en daarnaast werkzaam in het fund management team. Met Jesse Thiel blikt hij terug op zijn periode als company secretary.

U bent geschoold als jurist en bedrijfskundige. Hoe kwam u bij Triodos terecht in deze functie?
‘Ik ben mijn carrière begonnen als advocaat bij Clifford Chance, aan de Amsterdamse Zuidas, met name op het gebied vancapital markets. Heel leerzaam, maar ik vond het strikt juridische al snel te beperkt. Het is op zich interessant hoe je juridisch iets uitvoert, maar de waarom-vraag vind ik minstens zo boeiend. Waarom ga je een bepaalde transactie aan, waarom voer je een bepaalde governance structuur in? Mijn vriendin en ik wilden graag naar het buitenland, ook om ons verder te verbreden. Dus toen hebben we twee jaar lang ontwikkelingswerk gedaan in Tanzania, eerst bij een ziekenhuis, daarna als onderwijsprojectmanager, we hadden veel te maken met het bedrijfsleven. Toen we terugkwamen werd ik gewezen op deze functie bij Triodos. Dat was een goede match: een mix van juridisch en bedrijfskundig werk, maar met een duidelijke maatschappelijke component. Mijn profiel sloot daar goed op aan.’


Als bestuurssecretaris opereer je tussen verschillende bestuurlijke organen in. Vindt u dat een logische plek? Is het niet handiger om elk orgaan een eigen secretaris te geven?


‘Ik vind het prettiger werken op de manier zoals die bij Triodosis ingericht. Het geeft de rol meer onafhankelijkheid. Als je alleen voor een raad van bestuur of een raad van commissarissen werkt, krijg je volgens mij meer de neiging de zaken door hún bril te bekijken. Deel van mijn rol was ervoor zorgen dat de juiste info bij de juiste gremia terechtkwam. Ik kon op deze manier in de gaten houden wat er bij het bestuur besproken werd en beoordelen of dat niet op een gegeven moment ook naar de raad van commissarissen moest. Of andersom: als de aandeelhouders een vraag stelden, dan kon ik inschatten of die vraag wel binnen hun competenties viel.’



Maar als er een conflict is, dan zit je als losstaande secretaris wel tussen hamer en aambeeld.
‘Die spanning is er altijd, of die nu tussen bestuur en commissarissen is of tussen bestuur en senior management. Daar moet je als company secretary mee om kunnen gaan. De belangrijkste vereiste is integriteit, je moet kunnen werken met verschillende belangen en ook – of juíst – in een conflict moet je je onafhankelijkheid bewaren. Daarvoor moet je wel sterk in je schoenen staan, maar dat geeft ook wel cachet aan de functie. Anderzijds: uiteindelijk zijn bestuur en commissarissen verantwoordelijk .Als secretaris faciliteer je, maar neem je niet de beslissingen.’



Zou het in die zin helpen als je als bestuurssecretarismeer bevoegdheden zou krijgen, of zelfs een formele functie binnen het bestuur, als chief compliance officer of iets dergelijks?
‘Het zal nooit een formele rol zijn, want als je zoiets instelt, dan heb je altijd weer iemand nodig die de huidige functie van decompany secretary vervult. Dat zou dan een assistent moetenzijn… Het verschilt erg per bedrijf hoe en door wie de functie wordt ingevuld. Bij de een is het een doorgewinterde legal counsel, bij de ander is het een secretaresse die is door gegroeid, of iemand zoals ik. Ik denk dat het waardevol is dit werk een paar jaar te laten doen door relatief jonge mensen met potentieel, die eager genoeg zijn om daarna een volgende stap te maken. Het hoeft overigens lang niet altijd een jurist te zijn – het meest heb je aan iemand die met een informele, frisse blik naar de organisatie kan kijken, denk ik. Voor de strikte regeltjes heb je al een team van juristen. Een bedrijfskundige kan dit net zo goed.’


Als bestuurssecretaris ben je ook verantwoordelijk voorde governance. De laatste jaren is er binnen het denken over governance veel aandacht voor duurzaamheid, de lange termijn. Bij Triodos zit dat al verweven in de organisatie. Wat merkte u daarvan als bestuurssecretaris?
‘Het mooie aan deze bank is dat we ons voortdurend en op elk niveau afvragen: wat zijn we aan het doen, wat is de maatschappelijke impact? Het is absoluut geen greenwashing, die focus op duurzaamheid is niet voor niets een hele harde recruitmenteis. Als dat niet zo zou zijn, dan zou het inderdaad deels mijn taakzijn geweest aan de bel te trekken. Maar dat is hier niet nodig .De bankiers eed is ook een mooi voorbeeld, als je het hebt over externe ontwikkelingen die van invloed zijn. We hebben het uitgebreid over die eed gehad, veel grootbanken hebben hele programma’s ingesteld om eraan te werken. Maar wij realiseer de ons: het raakt ons eigenlijk helemaal niet, iedereen die hier werkt, voldoet al aan de eisen en beloftes van die eed. Het was meer een maatschappelijke bevestiging van wat wij in ons werk al elke dag doen.’


Veel banken zijn enorm in ontwikkeling op het gebied van Big Data en technologie. Hoe zijn jullie daar mee bezig?
‘Wij zijn ook gewoon een commercieel bedrijf, dus we zullen ook moeten innoveren als we vooruit willen. Anderzijds zijn we maar klein en kunnen we het ons niet veroorloven allerlei proefballonnetjes op te laten om nieuwe toepassingen uit te proberen. We zullen qua technologie nooit ver vooroplopen, maar daarvoor komen klanten ook niet bij ons. Die komen op de eerste plaats bij ons vanwege onze missie en onze waarden, omdat we iets goeds doen met hun geld. En daarna verwachten ze dat ze hetzelfde krijgen als bij elke andere bank – en dat krijgen ze ook. Bij iets als iDEAL waren we heel snel aangesloten. Omdat we zo klein zijn, kunnen we dit soort dingen ook snel doorvoeren.’


Los van de technologie is de bankwereld sowieso erg in beweging. Het renteklimaat is uitzonderlijk, de toezichthouder zit er tegenwoordig bovenop… Verlangt dat een actieve rol van de bestuurssecretaris?
‘Ja, zeker ook naar de interne organisatie toe. Enerzijds heb je een adviserende rol richting bestuur en commissarissen, anderzijds heb je ook te maken met alle andere stakeholders binnen het bedrijf. Zeker voor dit soort onderwerpen. Ik denk – en dat wil ik mijn opvolger van harte aanraden – dat het belangrijk is dat de bestuurssecretaris de boel actief intern aanjaagt, de juiste mensen af en toe bij elkaar brengt. Dat het hoofd it een keer gaat praten met het hoofd retail banking, bijvoorbeeld. Je kunt bepaalde zorgen signaleren bij het bestuur, zonder dat daar direct actiepunten uit volgen. Daar kun je in de organisatie vervolgens wel op voorsorteren: zijn we er überhaupt voldoende mee bezig?’


En als zo’n onderwerp nog niet op de bestuursagenda staat?‘
Dan kun je het informeel inbrengen. Bijvoorbeeld via ervaringen of verhalen die je in je eigen vriendenkring hoort. Daarom is dit ook een goede mid career-functie voor relatief jonge mensen: de afstand tot jongere bankklanten en hun technologie behoefte is kleiner en je hebt snel toegang tot de rest van de organisatie.’


Zou het helpen om een aparte module of leerschool in te richten voor deze rol? Specifiek gericht op company secretaries?
‘Dat kan helpen. Het zijn allemaal dossiers die je je snel eigen moet maken. Niet alleen via de krant, maar ook specifiek gericht op de context van een bank. Waarin wordt die bedreigd, waar liggen de kansen? Ik ga zelf regelmatig langs bij advocaten kantoren om me daarin bij te laten spijkeren. Het kan helpen als je zoiets gestructureerder aanbiedt. Maar wat je als bestuurssecretaris in ieder geval moet snappen, is de competentie verdeling tussen de verschillende gremia. Wat hoort thuis bij het bestuur, wat bij de commissarissen? Wat mogen de aandeelhouders? Dat kan allemaal wel op papier staan en de meeste juristen hebben dat allemaal wel geleerd, maar je moet ook verder leren kijken dan dat. Wanneer is een onderwerp strategisch en hoort het dus thuis bij een ander gremium? In het begin zul je de verschillende discussies snel moeten leren snappen, om daarin goed te kunnen adviseren.’


Betekent dit ook dat je als secretaris ondanks je dienende rol een beetje dominant moet kunnen zijn?
‘Dominant is niet het goede woord. Wel moet je een grote mate van zelfstandigheid en onafhankelijkheid hebben. Als het nodig is moet je doortastend kunnen optreden.’


Wat maakt de functie van bestuurssecretaris aantrekkelijk, vindt u?
‘Het feit dat je vanaf de eerste rang mee kunt kijken hoe een bank wordt bestuurd. Daar moet je zo veel mogelijk uithalen. Je mag je overal mee bemoeien en overal bij zijn, de enige limitering is je persoonlijke tijd. In deze functie zie je ineens alles, van de implementatie van een nieuw IT-systeem tot de drie jaar strategie. En je bouwt een groot netwerk op binnen en buiten de bank.’


Klinkt als een leuke functie, toch? Waarom gaat u eigenlijk iets anders doen?
‘Dat heeft vooral met mijn persoonlijke drijfveren te maken. Company secretary is een dienende, faciliterende rol. Die zag ik mezelf niet tien, vijftien jaar doen. Je hebt als bestuurssecretarisveel procesverantwoordelijkheid, maar weinig formele verantwoordelijkheid. Terwijl ik daar wel naar op zoek ben. Ik ben tot dusver altijd jurist geweest, in een ondersteunende rol onder de bestuurslaag. Maar als je verder wilt, moet je zelf ook weten en ervaren hebben wat nu écht de business van een bedrijf is. Daarom word ik nu investment manager: ik wil zelf ook eens ervaren wat het is om een klantrelatie te onderhouden.’

Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 01 2017
Jesse Thiel is Sales & Business development director bij Diligent

> Lees ook de analyse over de steeds zwaardere functie van de bestuurssecretaris

Wat vond u van het artikel? Stem / Waardeer:



Score 5 | 1 Waardering

Geïnterviewd:

Tim Crijns

Interviewer:

Jesse Thiel

Scope top 100

Management Scope Rankings

Bekijk hier alle rankings die Management Scope jaarlijks samenstelt.

Meer interviews

Management Scope

Geïntereseerd in Management Scope?

Maak kennis met het magazine via een proefabonnement: 3 edities voor €15,- of 6 edities voor €30,-