Beter dan papier

RAUW
Door digitalisering en globalisering is de omvang van rauwe informatie – Big Data – het afgelopen decennium exponentieel toegenomen. En die ontwikkelingen zullen zich de komende decennia nog veel sneller en ingrijpender manifesteren. In de bestuurskamer merkt men dat onder meer door een snel veranderend speelveld. De aard van de business kan onder druk komen te staan – wat betekent de informatierevolutie voor mijn product, mijn distributie, mijn logistieke processen? Maar ook de organisatie zelf en de manier van aansturing veranderen onder invloed van de groeiende informatiegolf. Bedrijven kunnen veel makkelijker álles meten en al die gegevens analyseren. Geadviseerd door slimme algoritmes kunnen bestuurders daardoor betere, data driven-beslissingen nemen. Maar ook hier neemt de hoeveelheid informatie eerder toe dan af. Ook vanuit de maatschappij en de wetgever klinkt een roep om meer informatie. Omdat het steeds eenvoudiger wordt om gegevens te verzamelen die met een paar clicks inzicht kunnen bieden in voorheen lastige materie, neemt de vraag ernaar toe. Waaróm willen we al die informatie hebben? Omdat een modern bedrijf tegenwoordig vooral ook een transparant bedrijf moet zijn, waarvan een open houding richting aandeelhouders, toezichthouders, klanten, de markt en alle andere stakeholders wordt verwacht.

KROONJUWELEN
Al die ontwikkelingen hebben consequenties voor de manier waarop bestuurders en commissarissen aan hun informatie komen, hoe ze die verwerken en hoe hun beslissingen worden geïmplementeerd. Om het concreet te maken: de it-revolutie heeft ervoor gezorgd dat stukken heel makkelijk kunnen worden vermenigvuldigd en verspreid. Tegelijkertijd brengt die digitalisering twee problemen met zich mee. Op de eerste plaats dreigt het hierboven geschetste gevaar van information overload: als we álle informatie die over ons bedrijf wordt gegenereerd zo makkelijk tot ons kunnen nemen, betekent dat dat dan ook dat we dat moéten doen? Op de tweede plaats hebben we grote behoefte om die almaar groeiende informatiebulk te beveiligen. Want we hebben dan wel steeds meer informatie tot onze beschikking waarvan verwacht wordt dat we die delen, een deel ervan is bijzonder waardevol en juist niet bedoeld om te delen met iedereen. Kritische, vertrouwelijke stukken over – zeg – strategie, potentiële overnames of productontwikkeling zijn de kroonjuwelen van een onderneming en die moeten niet op straat komen te liggen. Tot voor kort werkten de meeste ondernemingen nog met grote pakken papier die voor elke boardmeeting opgesteld, geprint en verspreid moesten worden. Een behoorlijk omslachtige klus – om praktische redenen en door eindeloze revisies werden de stukken vaak pas vlak voor de vergadering per koerier bij de ontvangende non-executive gebracht, die zich vervolgens als een razende door al die dossiers moest heenwerken. Er zullen nog maar weinig bedrijven zijn die deze papierpraktijk zullen willen volhouden – om bovengenoemde praktische bezwaren, maar ook om redenen van duurzaamheid en, belangrijker nog, snelheid. Steeds meer grote bedrijven kiezen voor een board met non-executive bestuurders uit verschillende werelddelen; om daar vanwege de veiligheid dan maar een koerier heen te sturen, is met de beschikbaarheid van de moderne middelen natuurlijk absurd. De informatie die er is, zou direct en in de meest up-to-date versie voor elke bestuurder, waar dan ook ter wereld, beschikbaar moeten zijn. Mits goed beveiligd.

OMSLACHTIG
Welke opties heeft een bedrijf om de meest recente informatie veilig te ontsluiten? Er zijn verschillende mogelijkheden. E-mail is de meest voor de hand liggende, maar tegelijkertijd ook één van de meest problematische. Veel commissarissen en non-executives gebruiken algemene, gratis mailboxen van bijvoorbeeld Gmail of Hotmail. Die zijn, zo geven de bedrijven achter deze diensten ook toe, niet honderd procent waterdicht. Google geeft bijvoorbeeld ook datamining in Gmail toe, het scannen van e-mails op trefwoorden voor gericht adverteren. Volledig privé zijn die mails dus ook niet. Van bedrijfsmail kan meer veiligheid worden verwacht, maar dan blijft het inherente gevaar van e-mail: zodra de ontvanger de informatie heeft, kan hij er mee doen wat hij wil. Doorsturen, of per ongeluk cc’en aan de verkeerde. Bovendien leidt e-mail vaak via een omweg terug naar papier: de commissaris print de stukken uit om ze makkelijk bij zich te dragen. Terwijl papier juist zo omslachtig kan zijn.

DEDICATED OPLOSSING
Een tweede mogelijkheid is het gebruik van generieke software waarmee bestanden kunnen worden gedeeld – denk aan Dropbox, Google Drive of Box. Hoewel deze bedrijven veiligheid als prioriteit hebben, is de dreiging van een hack constant aanwezig. Daarnaast kan de gebruiker de bestanden gewoon downloaden, waardoor ze uit hun beveiligde omgeving gehaald worden. Bovendien is de ondersteuning vaak beperkt; de gebruiker betaalt weinig, maar krijgt daar ook weinig service voor terug. Er zijn ook bedrijven die hun eigen bestandsdeling regelen, maar dat vereist vaak een ingewikkelde inlogprocedure via een aparte netwerkverbinding. De technische ondersteuning is de verantwoordelijkheid van het moederbedrijf en zal niet in alle gevallen optimaal zijn voor commissarissen en non-executives die buiten de organisatie opereren. Die zijn bijvoorbeeld vaak op reis, en willen ook buiten kantooruren bij de informatie kunnen. Als een onderneming die ondersteuning wél goed wil organiseren, kost dat algauw veel geld – meer dan een dedicated oplossing van een externe partij. Want dat is de derde mogelijkheid: een board portal, samenwerkingssoftware (collaborative software) die specifiek is gericht op veilige en volledige informatievoorziening van bestuurders en commissarissen. In zo’n portal is de informatie die commissarissen en bestuurders nodig hebben geordend en altijd beschikbaar. Vooral de komst van de tablet – in het bijzonder de iPad van Apple in 2010 – heeft bijgedragen aan de populariteit van dergelijke portals. Een tablet is draagbaar, eenvoudig te gebruiken en kan heel veel informatie bevatten.

Belangrijkste eigenschap van de board portals is gebruiksgemak, zowel aan de kant van degene die de informatie opstelt en verspreidt – in de meeste gevallen de bestuurssecretaris – als aan de kant van de ontvanger, de commissaris of bestuurder. Die kan via een app op zijn device overal ter wereld via een beveiligde verbinding direct in de laatste versie van de stukken kijken, die becommentariëren, zijn commentaar delen (al dan niet via een gesproken memo) en zelfs stemmen over voorstellen. Het voordeel is dat de informatie goed gestructureerd en tijdig wordt verspreid – de secretaris is niet meer eindeloos bezig met het printen van verschillende versies om die aan een koerier mee te geven. Daardoor hebben commissarissen meer tijd om zich voor te bereiden op de vergadering, die op die manier veel effectiever wordt. De technische ondersteuning van zo’n board portal is in handen van de leverancier, die 24/7 en in elke tijdzone klaarstaat voor directe hulp. Information overload kan een probleem zijn: de kunst is om van de informatievloedgolf een beheersbare stroom te maken. Een goed gestructureerde, simpel werkende board portal kan daar een uitstekend hulpmiddel bij zijn.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 08 2015.

Charlie Horrell
Managing director EMEA bij Diligent.