De opmars van het lifestyle office

Strategische betekenis
Als je het succes van coworking spaces analyseert, wordt duidelijk wat de strategische betekenis van deze trend is. Het zijn allesbehalve klassieke kantooromgevingen, soms zelfs het tegenovergestelde. B. Amsterdam, gevestigd in een voormalig kantoor van IBM, is daar een goed voorbeeld van. Het pand is sterk verouderd, heeft een slechte klimaatbeheersing en erg eenvoudige werkplekken, maar toch wil iedereen er werken. Kantoren als B. Amsterdam zijn vaak de ideale opstap voor ondernemers die de zolderkamer inruilen voor een echte werkplek. Ze zijn trots op waar ze werken en delen dit met hun community via sociale media. Ze hebben behoefte aan meer dan alleen kantoorruimte. Goede duurzame koffie en vers fruit zijn even belangrijk als razendsnelle connectiviteit. Samenzijn en samenwerken met gelijkgestemden is een voorwaarde. B. Amsterdam biedt daarom naast kantoorruimte ook allerlei andere voorzieningen, zoals incubator-functies, waaronder gerichte begeleiding van experts aan startende ondernemers. Blijkbaar raken coworking spaces hiermee de juiste snaar. Welke lessen kunnen raden van bestuur hieruit trekken bij het maken van keuzes voor hun kantoorvoorzieningen?

Merkwaarden als uitgangspunt
Bij keuzes voor huisvesting kiezen raden van bestuur vaak voor een ‘gemiddelde’ smaak en gedeelde voorkeuren. Dat levert een functionele kantooromgeving op waarmee het bedrijf iedereen bedient, maar de vraag is in hoeverre deze omgeving aansluit op wat het als organisatie zou willen uitstralen en wat past binnen de kernwaarde van het eigen bedrijf. De vraag waar een organisatie voor staat, wordt vaak wel vertaald in het mission statement, maar komt meestal slechts mondjesmaat terug in de werkomgeving. Toch is die, zeker in tijden van een krappe arbeidsmarkt, van grote invloed op de aantrekkingskracht als werkgever. Daarbij kan een kantooromgeving die goed aansluit op de organisatie bepalend zijn voor het aantrekken van de juiste talenten die het bedrijf nodig heeft om te groeien. Een voorbeeld. ING positioneert zichzelf steeds nadrukkelijker als technologiebedrijf en steeds minder als bank. Om het juiste talent te kunnen aantrekken maakt de bank nadrukkelijke keuzes. Zo is de werkomgeving van de softwareontwikkelteams in aparte vestigingen ondergebracht, die de uitstraling hebben van innovatielabs en startups. De werkplek is bovendien voorzien van tools die aansluiten op de behoeften van developers: denk aan uitstekende connectiviteit en krachtige laptops. Het gevolg is dat ING serieus wordt genomen als werkgever door groepen op de arbeidsmarkt die momenteel uit honderden banen kunnen kiezen. ING kan zodoende concurreren met andere klinkende namen uit de techsector. Als bedrijven hun innovatieafdelingen of hun startupomgevingen zouden laten opgaan in de grijze massa van de organisatie, is het snel gedaan met die aantrekkingskracht.

Anticiperend vermogen
De locatie en de omgeving zijn sterk bepalend voor het aantrekken en het productief houden van personeel. Dat vraagt om het maken van keuzes waarbij de organisatie rekening houdt met diversiteit in de verschillende werkvormen: one size fits all werkt anno 2018 niet meer. Die diversiteit is zichtbaar in allerlei facetten. Organisaties omarmen nieuwe werkvormen die vragen om specifieke aanpassingen – denk aan ruimtes met meterslange whiteboards die door agile teams worden ingezet. Ontvangstruimtes zoals lobby’s met een koffiehoek worden tegenwoordig zowel door bezoekers als door medewerkers gebruikt. Teams zijn steeds vaker gemengd samengesteld: naast eigen medewerkers ook freelancers, partners en adviseurs. Al deze groepen brengen een belangrijk deel van hun tijd door binnen de muren van de organisatie; ze werken bij voorkeur in een open ruimte en maken graag gebruik van alle faciliteiten – denk aan laadpalen of aanvullende diensten als pakketpunten of stomerijdiensten.
Daarnaast neemt de aandacht voor welzijn op het werk toe. De productiviteit van medewerkers gaat omhoog als er werkplekken voor verschillende soorten taken en werkstijlen beschikbaar zijn – denk aan concentreren, communiceren, samenwerken – en er tevens ruimte is om te ontspannen door middel van gaming of sport. Welzijn op het werk leidt bij meer en meer organisaties tot nieuwe voorzieningen, zoals staand kunnen werken, aandacht voor de kwaliteit van licht, lucht en geluid, aandacht voor voeding en mogelijkheden voor het bewegen tijdens het werk of in de pauze. Tot slot zorgt de digitale transformatie ervoor dat we overal toegang willen hebben tot software en data: dat vraagt om uitstekende connectiviteit en voorzieningen als unified communications – de naadloze integratie van vaste en mobiele telefonie binnen en buiten de muren van het bedrijf, inclusief functionaliteiten als videoconferencing en aanwezigheidsinformatie.

Levensstijl
Een normaal bureau met een computer is niet langer goed genoeg. Slimme werkgevers maken van het kantoor meer dan alleen een plek om te werken. Nieuwe ondernemingen zoals Coolblue nemen in hun strategie ook expliciet het kantoor- en werkplekbeleid mee. Dat omvat meer dan het aanbieden van faciliteiten als een doucheruimte omdat medewerkers ook graag langere afstanden naar het werk op de fiets afleggen. Welke andere redenen hebben medewerkers om naar kantoor te komen? Dat houdt verband met vragen als: welke levensstijl past bij mij? Bij welke groep wil ik horen? Hoe wil ik werken? Niet langer de functie is primair bepalend voor de identiteit van werknemers, maar de omgeving waarin zij werken en de community waar ze onderdeel van zijn. Steeds meer mensen willen zich verbinden aan een organisatie als de doelen, cultuur en omgeving hun aanspreken. In coworking spaces wordt veel energie gestoken in de programmering van aanvullende activiteiten, zodat er altijd wat te doen is: denk aan lezingen, presentaties, netwerkbijeenkomsten, coachingsessies, sportclinics of een vrijdagmiddagborrel.
Het belang van een goede beleving zien we ook terug in de consumentenwereld: denk aan warenhuizen waarvan veel meer wordt verwacht dan alleen een uitstalling van koopwaar. Een ander voorbeeld is de opkomst van experience centers, waar producenten van consumentenproducten werken aan de merkbeleving en -loyaliteit. Op het succes van het concept ‘beleving’ kunnen corporates meeliften als het gaat om het aanbieden van faciliteiten aan medewerkers. We staan daarmee aan de vooravond van de doorbraak van het lifestyle office.

Rvb-agenda 
Beslissingen op het gebied van vastgoed hebben grote impact op de bedrijfsvoering. Keuzes over de werkomgeving – locatie, inrichting, functionaliteit – raken alle facetten van de organisatie inclusief de bedrijfsvoering: van finance tot HR en van marketing tot en met operations en IT. Die keuzes behoren daarom ook niet bij een specifieke silo binnen de organisatie, maar horen op de agenda van de raad van bestuur te staan. Daarbij geldt dat one size fits all verdrongen wordt door diversiteit en afwisseling. Niet alleen de organisatie maar ook het huis dat onderdak biedt, moet meebewegen met de ontwikkelingen. Een kantoor vol beleving is óók belangrijk om in tijden van een krappe arbeidsmarkt de nieuwe generatie talent aan te kunnen trekken die past bij het bedrijf. Investeren in ruimte is investeren in mensen en daarmee investeren in het bedrijf.

Tekst door Dirk Bakker, ceo van Colliers Nederland. Bakker interviewt en schrijft voor Management Scope over the future of real estate.