Vijf trends in operational governance

Stakeholderkapitalisme
De coronacrisis verleent momentum aan een ontwikkeling die al gaande was: steeds meer bedrijven wisselen hun focus op aandeelhouderswaarde in voor purpose-gedrevenheid en meervoudige waardecreatie voor een brede kring stakeholders. Ze komen daarmee tegemoet aan de roep van (potentiële) medewerkers, klanten en aandeelhouders om een verantwoorde opstelling op het gebied van ESG (environment, social en governance). Kretologie wordt direct doorgeprikt: ondernemingen moeten de purpose integreren in hun interne processen, de voortgang monitoren en transparant zijn over de resultaten.
Bestuurders moeten daar actiever op gaan sturen, toezichthouders moeten er nauwgezetter op toezien. Commissarissen lijken zich steeds bewuster te worden van die nieuwe rol. ‘Bij de commissarissen is sinds de crisis een andere houding ontstaan: stop telling stories, geef me de feiten’, aldus de general counsel en corporate secretary van een Nederlandse beursgenoteerde onderneming (lees ook: ‘Bij de company secretary komen alle belangrijke governance-ontwikkelingen samen’). En diezelfde prove it to me-attitude geldt voor extern toezichthouders, de politiek en de samenleving.

Holistische blik
Modern bestuur en toezicht vragen om moderne operationele governance om de gewenste transformatie en positieve verandering tot stand te brengen. Organisaties hebben net als pc’s een operating system nodig om een effectieve aansturing mogelijk te maken: een geïntegreerd technologisch platform voor governance, risicomanagement en compliance. Functies als risicomanagement en compliance zijn vaak nog traditioneel ingericht: ze richten zich op te eng gedefinieerde regelgeving en risicogebieden en opereren vanuit silo’s. Ze missen bovendien de link met hedendaagse, datagedreven governance.
De samenvoeging van deze bedrijfskritische functies in een organisatiebreed platform biedt boardrooms, corporate secretaries, general counsels en andere professionals een holistisch zicht op het waardecreatieproces, kansen, risico’s en interne beheersing. Het ontsluit relevante data, creëert nieuwe inzichten en maakt verbinding mogelijk met en tussen afdelingen en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de integriteit van de operationele processen. Dat helpt boards bij het verbeteren van de kwaliteit van de besluitvorming, het maximaliseren van de performance en het mitigeren van risico’s.

Hoe weet ik zeker dat ik niets mis?
De ceo’s, cfo’s, general counsels, corporate secretaries en commissarissen die Diligent spreekt, zijn vaak op zoek naar het antwoord op één simpele vraag: hoe weet ik zeker dat ik niets mis? Een legitieme vraag en vrees, nu organisaties zich midden in een transformatieproces bevinden, terwijl de wereld over hun schouder meekijkt.
Het risico om vitale ontwikkelingen, informatie, signalen, (integriteits)problemen en zwarte zwanen over het hoofd te zien, wordt kleiner als de operationele governance op orde is, als het operating system niet alleen state of the art maar ook toekomstbestendig is en vaak een update krijgt. Onlangs bracht Diligent een virtueel expertpanel bijeen onder de noemer De toekomst van GRC, governance, risk en compliance. Dat leidde tot de formulering van vijf belangrijke trends, waarmee organisaties hun bestaande governancesystemen langs de meetlat kunnen leggen.

Trend 1: Maatschappelijk vergrootglas
De eerste trend is een sterk veranderend risicolandschap, terwijl het gedrag van ondernemingen onder een maatschappelijk vergrootglas is komen te liggen. Dat strekt zich uit tot de gehele waardeketen: alle partijen met wie de onderneming (in)direct samenwerkt. Bedrijven moeten die waardeketen in kaart brengen en een zorgvuldige due diligence van toekomstige partners uitvoeren, ook op ESG-factoren (een nieuwe EU-richtlijn voor het doen van due diligence wordt verwacht in 2023).
Daarnaast moeten ze de keten geregeld auditen, op bijvoorbeeld de CO2-voetafdruk, sociaal beleid en risico’s als fraude, omkoping of kinderarbeid. Dat betekent ook werken aan een cultuur waarin medewerkers zich durven uitspreken over waargenomen ongewenst gedrag. De EU heeft net een nieuwe richtlijn over klokkenluiden uitgebracht.

Trend 2: Overzicht én deep dives
Een tweede trend is het bouwen van nieuwe tools en competenties voor de vereiste holistische blik. De agenda van boards wordt steeds voller en de complexiteit neemt toe, met nieuwe aandachtgebieden als ESG, cybersecurity, datamanagement, compliance aan privacywetgeving en ethische dilemma’s en risico’s rond kunstmatige intelligentie. Boards willen het overzicht houden en tegelijkertijd deep dives in de organisatie (en de keten) kunnen doen om relevante inzichten naar boven te halen. Dat vraagt om een toegesneden operating system, we noemden het al: een geïntegreerd platform voor governance, risicomanagement en compliance en het digitaliseren van alle systemen om daarop aangesloten te worden.

Dwarsverbanden tussen mensen en data
Alleen technologische oplossingen zijn niet voldoende, er zijn ook nieuwe competenties nodig: niet alleen juridische expertise en specialisten voor compliance en risicomanagement, maar ook datawetenschappers en -analisten, mensen met kennis van de technologische infrastructuur en digitaal- ethici.
Ook een multidisciplinaire benadering is van belang. De commercieel directeur, de veiligheidsfunctionaris, het hoofd duurzaamheid: ze ervaren vaak dezelfde problemen op het gebied van risicomanagement. Laat ze informatie en ervaringen met elkaar delen om tot gezamenlijke oplossingen te komen. Dus: leg dwarsverbanden tussen mensen en data voor nieuwe inzichten en een hechter verknoopt in- en extern netwerk. Dat versterkt de grip op de operatie en het ecosysteem waarvan de onderneming deel uitmaakt.

Trend 3: Motor voor groei
Moderne operationele governance gaat echter verder dan alleen een mechanisme voor aansturing, monitoring en interne en externe rapportage. Het wordt steeds vaker ingezet als een motor voor het genereren van groei: de derde trend. Zo scheppen de toenemende regelgeving op duurzaamheidsgebied en het maatschappelijke verwachtingspatroon allerlei kansen voor innovatie en nieuwe businessmodellen. Kijk bijvoorbeeld naar de opkomende sector voor aanbieders van waterstof, die momenteel toepassingen ontwikkelen voor de transport- en logistiekmarkt.
Ook bij bestaande bedrijven kunnen compliance aan toekomstige regelgeving en een verschuivend normenpatroon tot nieuwe salesproposities leiden. Dan moeten de compliance officer en de salesdirecteur elkaar echter wél weten te vinden voor cross-functionele samenwerking.

Trend 4: Robotica inzetten voor breng- en haalplicht
Een effectief operating system voor organisaties ontsluit alle relevante data in de handen en hoofden van mensen, maakt ze transparant en doorbreekt de silo’s in de organisatie. Daarmee wordt ingespeeld op het delen van data, zowel binnen als buiten de organisatie: de vierde trend. Dat begint met het verzamelen van de juiste data en het juist analyseren daarvan, gevolgd door het op de juiste manier en het juiste moment delen van die data/informatie met de juiste mensen.
Dat geldt ook voor de boardroom. Bestuurders zullen hun commissarissen of non-executives in de toekomst steeds beter kunnen voeden met gerichtere informatie. Op hun beurt kunnen commissarissen/non-execs steeds proactiever informatie ‘halen’, om het bestuur uit te dagen. Via de inzet van robotica kunnen boards straks zelfs beschikken over real time data om de operatie te monitoren.

Trend 5: Verwachtingskloof dichten
Dat laatste zal de toch al hoge verwachtingen in de samenleving ten aanzien van adequaat bestuur en toezicht dat tijdig ingrijpt nog doen toenemen: de vijfde en laatste trend. De maatschappelijke druk wordt in het post-coronatijdperk dus alleen maar groter. Met een platform voor modern governance, risico en compliance beschikken bestuurders en toezichthouders nu en straks echter ook over een effectief operating system om tegemoet te komen aan die verwachtingen en om de uitdagingen van stakeholder capitalism aan te gaan. Klaar voor The Great Reset.

Dit artikel is gepubliceerd in Management Scope 05 2021.