Het belang van inspirerende werkruimte
Een dagje thuiswerken. Net als zoveel andere trends kwam ook deze trend overwaaien uit Amerika. Populair is het ook: volgens het CBS werken zo’n drie miljoen mensen thuis. Terwijl 62 procent dat incidenteel doet, is het voor 38 procent de normaalste zaak van de wereld ’s morgens aan de eigen keukentafel, al dan niet in ochtendjas, de laptop open te klappen. Hoe heerlijk het ook is om een dag ongestoord te kauwen op een ingewikkeld dossier: de trend is alweer aan het keren. Tenminste, in thuiswerkpionierland Amerika.
Daar hebben de concerns Yahoo en IBM tegen de stroom in het populaire thuiswerken ingeperkt, omdat het de verbinding met het bedrijf en het ‘engagement’ van medewerkers negatief beïnvloedde. Ook multinational Honeywell schroeft de vrijheden terug, met als onderbouwing dat mensen beter presteren als ze op één plek zijn waar ideeën snel zijn uit te wisselen. Het zou arbeidsmarktdeskundige Ton Wilthagen niets verbazen als ook déze Amerikaanse trend naar ons overwaait, zei hij onlangs in het AD. Werd thuiswerken eerst bejubeld vanwege minder filedruk en een hogere werknemersmotivatie, tegenwoordig is de verworven vrijheid volgens Wilthagen alweer over het hoogtepunt heen. Dat komt onder meer omdat de thuiswerkende medewerker zich na verloop van tijd meer vrijheden gaat veroorloven. Bovendien werken organisaties vaker met een groter wordende flexibele schil, waardoor de behoefte een vaste groep medewerkers op kantoor te hebben ook groeit.
Hop, terug naar kantoor dus. Maar dan moet wel iedereen ‘gehuisvest’ worden en daarbij kunnen organisaties beter niet over een nacht ijs gaan. Met name de jongere generaties willen inspirerend werk bij een aansprekende werkgever. Met een standaard werkplek scoor je geen extra punten: talent bind je met een werkruimte die voornamelijk als ontmoetingsplaats fungeert. Dat is de voornaamste conclusie die we kunnen destilleren uit dit rondetafelgesprek op het hoofdkantoor van Steelcase, een conversatie waarin het belang van ‘ruimte’ voor organisaties en medewerkers centraal stond. Aangeschoven is Ernst-Jan Boers, lid van de raad van commissarissen van Triodos Bank én van verzekeraar Univé. Hij heeft een lange carrière in de financiële dienstverlening, met onder andere ceo en cfo-functies bij SNS Retail. Ook René van Dijk, voorzitter van de raad van bestuur bij PKF Wallast accountants en belastingadviseurs, mag bogen op een uitgebreide loopbaan in de financiële dienstverlening. Daaf Serné komt uit de IT-sector, waar hij als senior manager global real estate & facilities werkzaam is bij enterprise cloud platform-producent ServiceNow.
Wat het drietal aan de rondetafel verbindt, is het vraagstuk waar zij allen mee te maken hebben: hoe zorg je dat nieuw talent binnenstroomt, medewerkers optimaal functioneren en het verloop zo klein mogelijk blijft? Het is een aardige uitdaging, beaamt interviewer Rick Bomer, die teruggrijpt op het voorbeeld van IBM en Yahoo. Bij die concerns merkten ze, nadat thuiswerken eenmaal in de ban was gedaan, dat de kantooromgeving letterlijk en figuurlijk niet meer was ingericht om zoveel mensen optimaal te laten werken. Gevolg: de productiviteit steeg nog steeds niet. Nederlandse bedrijven die werknemers weer ‘binnenboord’ willen krijgen, doen er dus goed aan de werkplekken serieus onder de loep te nemen. Met het juiste beleid kun je de juiste randvoorwaarden scheppen, zo blijkt uit de discussie.
Speelt ‘ruimte’ bij uw bedrijfsvoering, bijvoorbeeld bij het aantrekken van talent, een rol?
Van Dijk: ‘Absoluut. Als mensen in een inspirerende omgeving binnenkomen, helpt dat zeker bij het aantrekken van met name jongere medewerkers. Bij ons, vooral binnen de juridische en fiscale advisering, is het echter nog wat traditioneler. Met name juristen en fiscalisten hebben allen een eigen kamer en bureau, de audit vaak niet. De vraag is hoe lang je dat moet handhaven. Zij willen dat niet kwijt, terwijl de jongere generatie andere behoeftes heeft. De juiste combinatie tussen die twee wensen vinden, dat is een uitdaging. Je moet naar wat nieuws, zonder het oude los te laten. Wij zijn nu bezig met een nieuw pand in Rotterdam. Misschien dat wij daar een paar vaste met losse werkplekken combineren.’
Is de financiële sector zo traditioneel als het gaat om werkplekken?
Boers: ‘Ik zit nu circa dertig jaar in de financiële dienstverlening en ik zie inderdaad dat juristen en accountants redelijk vasthouden aan de oude werkplekken. Tegelijkertijd constateer ik dat de werkplek steeds meer een ontmoetingsplek wordt. Je kunt tegenwoordig immers overal werken. Zelf werk ik thuis het meest effectief, daar kan ik in alle rust mijn ding doen. Als ik naar kantoor ga, dan draait dat meestal meer om het ontmoeten van anderen. Als je het over engagement hebt, dan zijn die ontmoetingen belangrijk. Dat je je thuisvoelt in een community waar je betrokken bij bent. En daarin kan een goede werkomgeving faciliteren. Je moet dat als management ook regelen, ondersteunen en uitstralen. Als je mensen alleen maar thuis laat werken, dan loop je het gevaar dat zij zich niet meer verbonden voelen met de organisatie. Dat zij worden uitgesloten. Dat dreigt echt een groot maatschappelijk probleem te worden.’
Serné: ‘De keuze voor het vastgoed is overigens ook van niet te onderschatten belang. Daar begint het eigenlijk mee. Het maakt nogal verschil of je kiest voor een gebouw op een industrieterrein, of een kantoor dat aan een heel mooi plein staat of uitzicht over water heeft. Die twee laatste locaties zijn zeer inspirerend. Je merkt gewoon dat mensen dan met meer plezier naar kantoor toe komen. Wat de werkomgeving verder betreft: ik kan me wel voorstellen dat het van de branche afhangt hoe veel waarde mensen hechten aan hoe de werkplek is ingericht. Wij zijn een zeer snelgroeiend IT-bedrijf dat sinds 2013 van ongeveer duizend naar ruim 5.500 medewerkers is gegroeid. Dat gaf een hele andere dynamiek. Wij moesten zoveel mogelijk bureaus hebben. Als management moesten wij er primair voor zorgen dat er genoeg werkplekken waren in de vestigingen in binnen- en buitenland. Daar lag de focus en er werd ook niet gevraagd om ‘leukere dingen’. We groeien nu nog steeds snel, maar er is een zekere stabilisatie gekomen doordat we beter in staat zijn onze groei in headcount de komende jaren vrij accuraat te forecasten. Dus komt er nu ook aandacht en budget voor de verdere inrichting van onze kantoren. Onze Amsterdamse vestiging is daar een goed voorbeeld van. De medewerkers daar hebben gezegd dat zij graag wat meer kleur op de muren wilden hebben. Onze ontwikkelaars en supportmedewerkers zijn de hele dag in die ruimte aan het werk, dan word je gelukkiger van een kleurige omgeving. Dat is natuurlijk maar een begin, hoewel de resultaten al positief zijn. Nu zijn we bezig met het inrichten van echte ontmoetingsplekken, om een inspirerende werkomgeving te creëren.’
Van Dijk: ‘Wat jij beschrijft, Daaf, zien wij inderdaad ook in ons kantoor in Woerden. Dat hebben wij een jaar geleden samen met de lokale partner, OCS+ Steelcase, helemaal opnieuw ingericht. Als je kijkt naar hoe het was en hoe het nu is, dan is het verschil zeer groot. Door met kleur en inrichting – zoals het creëren van open en lichte ruimtes – te werken, is het een totaal ander pand geworden. Terwijl het toch om hetzelfde gebouw gaat. De sfeer is er ook merkbaar beter. De resultaten zijn er ook naar. Ons Woerdense kantoor telt inmiddels veel jong personeel en groeit ook snel.’
Boers: ‘In 2010 zijn wij bij SNS op Het Nieuwe Werken overgegaan. Ik heb aan die tijd twee leerpunten overgehouden. Allereerst is de IT erg belangrijk: die moet op orde zijn. Je moet overal kunnen inpluggen en dan ook toegang hebben tot alles dat je nodig hebt. En het andere is dat Het Nieuwe Werken vaak wordt gepresenteerd als dé manier om op de vierkante meters te besparen. En toch is dat niet de belangrijkste factor die je mee moet nemen in de overweging om over te gaan op een andere manier van werken en bijbehorende kantoorinrichting. Het belangrijkste is dat je je als organisatie afvraagt of de ruimte, met bijvoorbeeld flexplekken, uitstraalt wat je wilt zijn. Dat moet in overeenstemming zijn.’
Dat punt zien wij in de praktijk ook. Met name de jongere generatie medewerkers stelt zich niet zozeer de ‘how’-vraag, zoals de hoogte van het salaris. Dat moet gewoon goed zijn. Het gaat hen steeds meer om de ‘why’-vraag: waarom zou ik bij deze organisatie willen werken? Daarin speelt de ruimte een grote rol. Ziet u dat ook zo?
Serné: ‘Zeker. Ruimte, zowel binnen het kantoor als rond het gebouw, is ook een deel van onze locatie-strategie. Al onze vestigingen zitten bijvoorbeeld dichtbij het openbaar vervoer en bevinden zich in de onmiddellijke nabijheid van een groot aantal andere voorzieningen, zoals winkels en horeca. Wij hoeven geen kantines meer in onze locaties binnen Europa en Azië te bouwen: onze medewerkers hebben met een paar stappen buiten de deur een grote keus aan broodjes, salades en warme maaltijden. De uitzondering daarop is ons Amerikaanse hoofdkantoor in Santa Clara en San Diego. Als je daar een broodje wilt halen, dan moet je echt de auto pakken. Daar worstelen wij wel mee. Dus organiseren wij bijvoorbeeld, naast ons eigen ‘work cafe’ waar men tegen gereduceerde tarieven ontbijt en lunch kan kopen, farmer markets op onze campus. Daar komen lokale boeren hun waren, waaronder broodjes, fruit en kaas, verkopen aan onze medewerkers.’
Wij noemen thuiswerken ook weleens een vorm van sociale verarming. Innovaties komen vaak op kantoor, samen met collega’s, tot stand. Bijvoorbeeld rond de koffieautomaat.
Serné: ‘Partnerships op het werk, ook wij zetten daarop in. Dat is niet altijd makkelijk, omdat er bij ons wereldwijd wordt samengewerkt waarbij het contact vaak via e-mail gaat. Bellen gebeurt niet snel.’
Boers: ‘Het is natuurlijk erg makkelijk om ’s avonds nog even een mail via de smartphone te sturen, maar daardoor ontstaan vaak ook grote problemen in de communicatie. E-mail kan makkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Soms is het ontzettend goed om iemand face to face te zien en te spreken. Ik denk dat ook de jongere generatie, ondanks hun intensieve gebruik van WhatsApp en sociale media, toch de behoefte heeft om elkaar echt te ontmoeten. Daar moet je als organisatie rekening mee houden. Ook in de inrichting van het bedrijfspand. Door bijvoorbeeld open ruimtes te creëren waar men elkaar kan ontmoeten in een ongedwongen sfeer. Als je dat niet doet, dan loop je de kans dat mensen niet meer naar kantoor willen komen. En dat heeft weer ‘disengagement’ tot gevolg. Daarom zei ik al eerder dat Het Nieuwe Werken niet persé altijd leidt tot een reductie van het aantal vierkante meters.’
Het aantrekken en behouden van talent is naar uw mening dus een vraagstuk waarin ruimte een belangrijke rol speelt. Zijn er nog andere uitdagingen waar de ruimte en de inrichting daarvan een grote impact op heeft?
Van Dijk: ‘De manier waarop je de ruimte benut is belangrijk voor de gehele beleving, de uitstraling van het bedrijf. Dat zie je bijvoorbeeld in onze vestigingen in Duitsland en Engeland. In Duitsland is het nog heel traditioneel, met werkplekken in kleine kamertjes. Terwijl onze Britse vestiging vergaderzalen heeft waar mensen op skippyballen en zitzakken hun overleg voeren. Dat gaat dan wel weer erg ver. Je moet het er tussenin zoeken, naar mijn mening. Van beide kun je het nodige leren. De Duitsers hebben bijvoorbeeld een aantal zaken goed geregeld, met een mooie kantine, fitnessruimtes en zelfs een barbecue. Van het Britse voorbeeld kun je het vrijheidsaspect gebruiken: je komt binnen en het lijkt niet op een traditioneel kantoor. Overigens zijn het twee heel goed renderende vestigingen. Bij onze Britse vestiging zijn sinds de herinrichting zelfs de omzetcijfers omhoog geschoten.’
Beslissingen over ruimte en inrichting horen wat Steelcase betreft in de boardroom thuis. Ik proef uit uw woorden dat u het daarmee eens bent.
Boers: ‘Als rvc-lid moet je de directie of het bestuur op conceptueel niveau bevragen of wat zij doen met de ruimte ook past bij wat zij willen uitstralen als organisatie. Dat moet in overeenstemming zijn met elkaar. Hoe dat verder wordt ingevuld, dat is weer een taak voor de directie.’
Van Dijk: ‘De boardroom is de enige plek waar dat vraagstuk thuishoort. In een sterk groeiende organisatie als de onze moeten we jonge mensen aantrekken en inspireren. Dat kan alleen als de board openstaat voor onder andere een moderne flexibele werkomgeving.’
Serné: ‘Zeker. Je kunt nog zulke mooie locaties uitzoeken en de beste ruimtes creëren: als het niet gedragen wordt door de top, dan heeft het geen zin.’
Deze discussie is gepubliceerd in Management Scope 05 2017