Company secretary en general counsel, kijk breder en wees minder bescheiden
Crises dwingen organisaties en hun bestuurders tot nog meer scherpte. Dat geldt voor COVID-19, de Brexit, een internationale handelsoorlog en voor elke andere crisis die zich in de toekomst aandient. Voor de company secretaries en general counsels liggen daar uitdagende kansen. Hun autonome positie, dicht bij de raad van bestuur (rvb) en de raad van commissarissen (rvc) is bijzonder. Met hun kennis van governance en strategie en hun inzicht in de organisatie zijn ze bij uitstek in staat de juiste kwesties aan de orde te stellen. Daar profiteren de onderneming, de rvb en de rvc meestal direct van. Zeker in crisistijd.
Kom met oplossingen
In veel middelgrote bedrijven wordt de kennis van de company secretary en general counsel nog niet optimaal benut. Bestuurders doen nog te weinig een beroep op hen, ook al omdat de company secretary en general counsel (traditioneel) het liefst op de achtergrond opereren. Terwijl de mogelijkheden om hun kennis in te zetten in middelgrote bedrijven juist heel divers zijn, zo blijkt uit een serie interviews met een aantal bevlogen company secretaries en general counsels. Zij aarzelen niet om kritische vragen te stellen en processen in gang te zetten. ‘De general counsel moet de taal spreken van zowel de risico-afdeling als van de business,’ benadrukt general counsel Yvonne Wiersma van Kendrion, gevraagd naar de rol van de general counsel. ‘Daar zie ik toegevoegde waarde: niet alleen risico voorkomen door nee te zeggen, maar met oplossingen komen.’
Lees hier het interview met Yvonne Wiersma: 'We ervaren belang van goede communicatie'
Educatie van collega’s
De geïnterviewde company secretaries en general counsels hebben één ding gemeen: ze kiezen ervoor om over de grenzen van de eigen functie te kijken. Dat helpt om met oplossingen te komen die de organisatie verder helpen. Zo is Johan Verlinden, global legal affairs officer van Fagron, geregeld bezig met educatie van zijn collega’s en brengt hij ze ‘juridische reflexen’ bij. ‘Mijn rol is hen te empoweren, kennis over te dragen over juridische aandachtspunten en hen te leren hoe ze makkelijk zelf bepaalde handelingen kunnen uitvoeren.’
Lees het interview met Johan Verlinden: 'Draag zelf digitale oplossingen aan'
Relevante datastromen
De company secretary of general counsel opereert tussen de verschillende bestuurlijke organen in. Hij of zij kent iedereen, kan iedereen aanspreken en heeft dankzij technologie steeds meer en steeds beter inzicht in de relevante datastromen. Dat alles is cruciaal in uitdagende situaties gedurende een crisis. Harm Uittien, general counsel en company secretary, zorgde ervoor dat zijn werkgever ICT Group een virtuele aandeelhoudersvergadering kon organiseren toen de coronacrisis uitbrak. ‘Dat bleek in eerste instantie niet mogelijk, dat moet in de statuten geregeld zijn.’
Het interview nog niet eerder gelezen? Bekijk hier dan het interview met Harm Uittien (ICT Group): 'We sturen nu strakker'
Ook buiten de crisis bewijst daadkracht en oplossingsgerichtheid zijn waarde. De company secretary en general counsel brengen niet alleen governance-onderwerpen onder de aandacht bij het bestuur. Zo zijn Wiersma en Uittien binnen hun organisaties nauw betrokken bij de integratie van acquisities. Uittien: ‘Ik houd de integratie in de gaten, zodat de organisatie echt waarde haalt uit de deals.’
Stakeholdersrisico’s
In veel bedrijven zijn de company secretary en de general counsel het compliance- en governancegeweten van de organisatie. Zeker de general counsel is dankzij zijn of haar juridische achtergrond goed in staat de impact van de verschillende risico’s waar de organisatie mee te maken kan krijgen in kaart te brengen. Dat is uiterst waardevol, zo blijkt tijdens de huidige crisis. Neem stakeholderrisico’s: welke impact heeft de situatie van klanten en toeleveranciers op de eigen onderneming? Company secretary Fred van der Drift van vastgoedverhuurder NSI schetste in het interview hoe de organisatie huurders van de kantoorpanden helpt bij het doorstaan van de coronacrisis. ‘We hebben de huurders laten weten dat we bereid zijn te kijken wat er mogelijk is als zij in financiële nood zitten. We wilden een gebaar maken, je laat elkaar niet barsten. Op termijn wordt het natuurlijk een ander verhaal en wordt levensvatbaarheid een factor (…) We willen ook onze maatschappelijke verantwoordelijkheid pakken. Te woest de bijl aan de wortel leggen, maakt veel kapot. We moeten kijken hoe we hier gezamenlijk met de minste schade doorheen komen.’
Het interview met Fred van der Drift is hier te lezen: 'Laat elkaar niet barsten'
Bescheidenheid is zonde
Kansen genoeg dus om het verschil te maken. In middelgrote bedrijven zijn de rollen van company secretary en general counsel vaak verenigd. Dat biedt kansen voor een eigen invulling, natuurlijk afgestemd op de behoefte van de onderneming. Misschien is het bestuur meer gebaat bij informatievoorziening over governancedilemma’s, of ligt de focus juist op risicomanagement en legal. De vraag is vooral of het bestuur de beschikbare kennis wel goed benut als de company secretary en general counsel bij voorkeur op de achtergrond blijven.
Die bescheidenheid is zonde, gezien hun unieke positie in de organisatie. Zonde voor beide partijen, welteverstaan. Naar mijn mening mogen company secretaries en general counsels zich veel meer uitspreken dan nu het geval is. Als de interviews met deze bevlogen alleskunners iets laten zien, dan is het dat dit veel meerwaarde oplevert voor de organisatie. En uiteindelijk ook voor henzelf.