Taboe: continue bezetting binnen een team

Auteur: Harold Coenders | Beeld: Lien Geeroms | 04-04-2019

Taboe: continue bezetting binnen een team

Zo ziet het leven van menig medewerker eruit: met de kinderen naar school en aansluiten in de file of in een te drukke trein stappen. Eenmaal op kantoor is vervolgens geen werkplek beschikbaar en te veel lawaai om je te kunnen concentreren. Hoe kan het eigenlijk dat we in een 24-uurseconomie leven en nog altijd werken tussen negen en vijf? Waarom is iedereen op dinsdag op kantoor en bijna niemand op vrijdag? Hoe kan het dat de kantooromgeving elke dag hetzelfde is, terwijl niet elke werkdag dezelfde activiteiten en bezetting kent? Het is de hoogste tijd om anders na te denken over de drukte op kantoor en de werkomgeving. 

Van werkplek wisselen
Activiteit-gerelateerde werkplekken zijn er soms wel, maar worden vaker niet dan wel gebruikt. Recente studies laten zien dat maar een beperkt deel van de medewerkers wisselt van werkplek. Onderzoek van de Technische Universiteit Delft toont aan dat slechts 4 procent van de mensen het ‘werkplekwisselgedrag’ laat zien dat past bij activiteit-gerelateerd werken. Hierbij kies je je werkplek op basis van de activiteit die je uitvoert. Deze kleine groep is overigens wel significant meer tevreden over de werkomgeving. Onderzoeksbureau Leesman, wereldwijd marktleider in onderzoek naar tevredenheid en gebruik van werkplekken, ondersteunt die conclusie. Van de mensen die actief van werkplek wisselen, ervaart 67 procent dat hun productiviteit verbetert. Als je dus de werkomgeving gebruikt zoals bedoeld, dan draagt deze bij aan de tevredenheid van de medewerkers.

Geen eenheidsworst
Linksom of rechtsom, de werkomgeving levert bij veel organisaties voor een te kleine groep medewerkers toegevoegde waarde. Daarom is het de hoogste tijd om het uitgangspunt voor die werkomgeving te herzien en twee concrete stappen te zetten. Als eerste moeten we afstappen van het one size fits all-principe. Organisaties kiezen nu een manier van werken die voor het hele bedrijf hetzelfde is: er worden werkplekken gedeeld of niet. ‘Flexen’ is geschikt voor medewerkers die een hoge dynamiek in hun werk hebben en die van vergaderplek naar werkplek, naar externe afspraak en weer naar de werkplek gaan. Medewerkers die meer procesmatig werken, zouden juist een eigen werkplek moet hebben. De tweede essentiële actie is het reguleren van de piekdrukte op kantoor. Dit laat zich tamelijk simpel oplossen door een betere spreiding van de dagen waarop we werken. Wat heel normaal is in de zorg en de industrie lijkt het absolute taboe voor kantoorwerkers: zorgen voor continue bezetting binnen een team. Het kan niet zo zijn dat iedereen op woensdag afwezig is. Wat is er tegen een rooster waarin de minimumbezetting geregeld is? Nog een stap verder is het werken in kantoor- shifts. De introductie van zulke shifts betekent dat er gericht gestuurd kan worden op de aanwezigheid van medewerkers verspreid over de hele dag. Je kunt ochtenddiensten en middagdiensten invoeren, met in de middag een overlap voor afstemming en vergaderingen. Het doorvoeren van deze shifts is eigenlijk maar nodig op twee dagen: dinsdag en donderdag, de drukste file- en kantoordagen.

Dynamisch roosteren
Voor wie niet bekend is met dit gedachtengoed: dynamisch roosteren heet het, en het betekent economisch gezien een verdubbeling van de capaciteit van een kantoor. Dit heeft een enorme impact op de ruimtebehoefte en daarmee ook op de ecologische voetafdruk van de organisatie. Nog belangrijker is de maatschappelijke bijdrage die deze oplossing levert. Het fileprobleem neemt, mits veel organisaties dit idee omarmen, fors af. En er is een betere werk/privé-balans: geen gestress meer bij het wegbrengen van de kinderen of bij het halen van de boodschappen. De noodzaak is er, de technologie inmiddels ook, het is nu aan bestuurders om met hun medewerkers de sprong te wagen.

Tekst door:

Harold Coenders

  • - Partner Colliers International Nederland
  • - Directeur Colliers International Corporate Solutions
Scope top 100

Management Scope Rankings

Bekijk hier alle rankings die Management Scope jaarlijks samenstelt.

Management Scope

Geïntereseerd in Management Scope?

Maak kennis met het magazine via een proefabonnement: 3 edities voor €18,- of 6 edities voor €36,-

Meer opinie

facebook