Wat doen we met het kantoor?
Begin juli verruilden we de voorzichtige afbouw van de intelligente lockdown voor een situatie waarin veel weer mag, mits we anderhalve meter afstand van elkaar bewaren. Wat betekent dit nieuwe normaal voor onze kantoren? Gaan we straks weer van negen tot vijf massaal naar kantoor? Nee, zeker niet.
Thuiswerken blijft. Die conclusie kunnen we een aantal maanden na het instellen van de intelligente lockdown gerust trekken. Ook op politiek en bestuurlijk niveau is men gecharmeerd van thuiswerken: de Tweede Kamerfracties van GroenLinks en D66 werken aan een wetsvoorstel dat werknemers recht geeft op thuiswerken. De denktank coronacrisis van de Sociaal-Economische Raad adviseerde de regering onlangs eveneens om deeltijdthuiswerk mogelijk te maken.
Waarom we van thuiswerken houden
De thuiswerktrend is kortom onomkeerbaar en daar zijn enkele duidelijke redenen voor te geven:
1. Thuiswerken is uitstekend bevallen
Medewerkers geven in de eerste thuiswerkenquêtes van onder andere meet- en rapportagebedrijf Measuremen, onderzoeksbureau Leesman en Colliers aan dat één of twee dagen per week thuiswerken een hogere productiviteit en betere werk-privébalans geeft. Tweederde van de Nederlandse thuiswerkers wil ook na de intelligente lockdown graag minimaal één dag per week thuis blijven werken.
2. De oude vooroordelen zijn verdwenen
De techniek werkt, de verbinding doet het en de databeveiliging heeft zich bewezen. Bovendien blijkt dat mensen daadwerkelijk productief zijn thuis. Oude vooroordelen ten aanzien van thuiswerken zijn inmiddels ruimschoots ontkracht. Onderzoek onder medewerkers van Colliers bevestigt dat: van hen zegt 78 procent thuis geen productiviteitsverlies te ervaren of zelfs productiever te zijn. Oude tegenargumenten die mogelijk door het management werden opgeworpen verliezen aan kracht.
3. Thuiswerken is een nieuwe gewoonte
Terugvallen in oud gedrag wordt moeilijker naarmate de tijd verstrijkt. Een nieuwe gewoonte manifesteert zich tussen de 40 en 254 dagen, blijkt uit Brits onderzoek van psycholoog Jeremy Dean, tevens auteur van Making Habits, Breaking Habits: How to Make Changes that Stick. Gemiddeld hadden de deelnemers 66 dagen nodig om een nieuwe gewoonte te ontwikkelen. We werken sinds medio maart al grotendeels thuis: ruim langer dan 66 dagen. Bovendien hebben velen door de lange thuiswerkperiode geïnvesteerd in een betere werkplek, zoals een tweede scherm of een betere bureaustoel.
4. Thuiswerken verbetert de kantoortuin
Over de kantoortuin wordt vaak gezegd dat het er moeilijk is je te concentreren. Voor veel kantoortuinen is dat terecht. Nu medewerkers structureel kiezen voor één of twee dagen thuiswerken, kan dit direct bijdragen aan een beter functionerende kantoortuin zonder die te verbouwen. Thuis is de ideale plek voor individueel, geconcentreerd werk. Het open kantoor zal meer gebruikt worden voor waar het uitermate geschikt voor is: samenwerken en ontmoeten. Collega’s en samenwerking worden bij het thuiswerken het meest gemist.
5. Een gezondere werk-privébalans
Door meer thuis te werken, neemt de filedruk af. Het gemiddelde tijdverlies voor de werkforens door file is 40 minuten per week. Op jaarbasis betekent dit dat er ongeveer een fulltime werkweek wordt gewonnen voor nuttigere activiteiten dan in de file staan. Tijdwinst is er natuurlijk ook voor andere vervoersmiddelen. De volledig weggevallen reistijd leidt tot een gezondere werk-privébalans.
Waarom we überhaupt nog een kantoor hebben
Als thuiswerken zo goed werkt, waarom hebben we dan nog een kantoor? In de media zijn bedrijven zoals Jet-Stream (een Nederlands bedrijf dat is gespecialiseerd in streamingsdiensten) en Ksyos (een Nederlandse digitale zorginstelling) geportretteerd, omdat zij volledig afscheid nemen van het kantoor. Gaat het om een kleine groep verlichte geesten, of is dit het begin van een brede trend? Ik ben ervan overtuigd dat het kantoor blijft voor verreweg de meeste organisaties. Maar wel in een andere rol.
De vijf redenen waarom het kantoor juist nu belangrijker wordt
1. De kantoorwerker wil het graag
De voorkeur van twee derde van de kantoorwerkers om één of twee dagen thuis te werken, betekent vanzelfsprekend ook dat ze graag drie of vier dagen naar kantoor willen gaan. Slechts 20 procent van de Nederlanders wil in het geheel niet terug naar kantoor. Voor de meesten is de ideale werksituatie dus een combinatie van thuis én kantoor.
2. Kantoorbezoek leidt tot meer creativiteit
De productiviteit bij volledig thuiswerken blijft voor de meesten op hetzelfde niveau: 78 procent van de medewerkers van Colliers zegt net zo productief te zijn als voorheen, of krijgt zelfs meer werk gedaan. Dit betekent dus ook dat dat voor 22 procent van de medewerkers niet het geval is. Het is met name de creativiteit die op de lange termijn wordt aangetast. Een virtuele ontmoeting is niet hetzelfde als fysieke aanwezigheid. Dit heeft een direct effect op samenwerking en op creativiteit. In levende lijve brainstormen werkt beter.
3. Menselijk contact
Van de thuiswerkers geeft 59 procent aan terug naar kantoor te willen, omdat ze de collega’s missen. Videobellen is efficiënt, maar niet hetzelfde. De sociale interactie en de spontane ontmoeting, zoals het ‘koffieautomaatgesprek’, worden gemist. Organisaties moeten het nieuwe optimum vinden tussen digitale en fysieke sociale interactie.
4. Kantoren zijn belangrijk voor de bedrijfscultuur
In 2013 kondigde de toenmalige ceo van techbedrijf Yahoo aan dat volledig thuiswerken, zonder op kantoor te komen, werd afgeschaft. Dit werd in veel media vertaald naar ‘Yahoo schaft het thuiswerken af’. Dat was niet correct. Yahoo wilde hiermee de verbinding van werknemers met het bedrijf versterken. Onder het motto We need to be one Yahoo stimuleerde het bedrijf fysieke aanwezigheid om een sterkere bedrijfscultuur te vormen. Het is moeilijk als bedrijf de band met de werknemers te behouden als er geen plek is waar zij regelmatig samenkomen.
5. We krijgen last van FOMO
Net als in het sociale leven hebben velen in hun werk last Fear Of Missing Out (FOMO): het gevoel dat je iets mist als je er niet bij bent. Dat krijg je al snel als je langere tijd thuiswerkt, terwijl collega’s wel op kantoor zijn. Het kantoor is naast een werkplek ook een plek om te leren. Kennisdeling kan niet altijd op afspraak, dat gebeurt vaak spontaan. Dat is voor elke medewerker belangrijk, maar met name voor de jongere generaties. Zij kijken tijdens het werk de vaardigheden en skills af van de senioren.
Bestuurders aan zet
Kortom, thuiswerken gaat het kantoor niet vervangen. Het kantoor wordt juist belangrijker door de functies waarin het verschilt van thuiswerken: het samenwerken en het samenzijn. Door meer thuis te werken worden de spaarzame samenkomsten op kantoor extra waardevol. Het kantoor moet daarop worden ingericht. Er moet veel plek zijn om te vergaderen, te brainstormen of simpelweg te kletsen. Plaatsen om je te concentreren zijn er juist minder nodig. Dat kan thuis.
Nu Nederland de draad langzaam maar zeker oppakt, moeten organisaties de komende periode een antwoord vinden op de vraag wat ze doen met thuiswerken. De boardroom is aan zet. Die moet gaan bepalen wat is de passende balans is tussen thuis- en kantoorwerken. De uiteindelijke keuze zal impact hebben op twee van de grootste kostenposten van veel kantoorhoudende organisaties: personeel en huisvesting. Er kan zomaar een nieuwe balans ontstaan tussen HR-kosten en vastgoedkosten.
Het vaststellen van de nieuwe balans tussen thuiswerken en op kantoor werken is verder bepalend voor de binding met de organisatie, de kwaliteit van de werk-privébalans, maar ook voor de CO2-footprint van de organisatie. De woonwerkverkeerkilometers en de vierkante meters aan kantoorvloer zijn immers twee cruciale factoren voor de CO2-footprint voor kantoorhoudende organisaties. Het vinden van de balans tussen ‘thuis’ en ‘kantoor’ is dan ook een strategische keuze, een keuze die thuishoort in de bestuurskamer.