Het kantoor na corona
De kantoren in Nederland staan momenteel grotendeels leeg. We zijn massaal thuis aan het werk. Zelfs de meest conservatieve organisaties, waar thuiswerken een absoluut ongewenst was, moesten overstag. Wat blijkt? Thuiswerken werkt. Natuurlijk, het valt niet altijd mee, zeker als het thuiskantoor gedeeld moet worden met thuiswerkende huisgenoten, of als er ook nog thuisonderwijs gegeven moet worden, maar het gaat.
Cocon
Uit een recente enquête van Colliers blijkt dat 72 procent van Nederlandse thuiswerkers ook na de quarantaineperiode graag minimaal één dag per week thuis zou willen werken. Wereldwijd ligt dit percentage zelfs op 82 procent. Bijna de helft (48 procent) van de Nederlanders die niet eerder thuiswerkten, geeft aan dit te willen blijven doen na de coronacrisis. Ruim de helft zegt thuis geconcentreerder te kunnen werken dan op kantoor. Mensen vinden het prettig om in hun privéomgeving ‘meters te maken’. Beleidsstukken, plannen, artikelen: schrijven en lezen gaat het prettigst vanuit de eigen ‘cocon’. Er lijkt dan ook maar één conclusie mogelijk: thuiswerken blijft.
Menselijk contact
Het coronavirus legt echter ook bloot dat alléén maar thuiswerken een beetje schraal aanvoelt. We missen onze collega’s, we missen het sociale contact. Het is niet alleen leuk om bij de koffieautomaat te bespreken wie ‘de mol’ is, collega’s blijken ook nuttig te zijn om inspiratie en nieuwe ideeën op te doen. Iedereen heeft andere mensen nodig om verder te komen. Juist in deze tijden is menselijk contact van onschatbare waarde. Wat kunnen we met die kennis doen als deze situatie tot een einde komt? Is het weer business as usual zodra we uit onze lockdown komen? Gaan we massaal weer van negen tot vijf naar kantoor? Hoe ziet dat kantoor er überhaupt uit in de ‘anderhalvemetereconomie’? Of is het kantoor wellicht helemaal niet meer nodig?
Onbruikbare kantoren
Wat we nu leren, nemen we in postcoronatijd mee. We kunnen ervan uitgaan dat werk straks gebonden is aan strikte regels. Kantoren zullen moeten voldoen aan de anderhalvemeterrichtlijn. Afstand houden van de collega’s zorgt in Nederland op het oog al snel voor een capaciteitsprobleem. Uit onze data blijkt dat door social distancing straks 60 procent van de werkplekken niet meer bruikbaar is. Van de twee miljoen werkplekken die nu beschikbaar zijn in Nederland, kunnen er 1,2 miljoen (tijdelijk) niet worden gebruikt. Dat aantal neemt verder toe, omdat bureaus in de anderhalvemetereconomie niet meer gedeeld mogen worden op dezelfde dag.
Minimaliseer de ‘ombouwkosten’
Hoe pakken we dat capaciteitsprobleem aan? U verwacht wellicht dat ik met een voorspelbare oplossing kom: koop of huur gewoon meer vierkante meters kantoorruimte! Deze oplossing is even onrealistisch als onnodig. Onrealistisch door de flinke economische recessie die op de loer ligt, en onnodig omdat er veel slimmere en goedkopere maatregelen te bedenken zijn.
Het beste advies: hanteer dezelfde opstelling en maak een slim rooster, zodat steeds een beperkt aantal teams om de beurt naar kantoor komt. Daarover zo meer. Een kantoor ombouwen kost relatief veel geld, omdat dan ook ICT-aanpassingen gedaan moeten worden. We koersen af op een recessie. Colliers adviseert om de investeringen voor het tijdelijk omgooien van de werkomgeving te minimaliseren en vooral te focussen op het faciliteren van samenwerking tussen mensen. Gedeeltelijk terugkeren naar kantoor is immers niet alleen goed voor de productiviteit, maar ook voor onze mentale gezondheid. Na wekenlang thuis is het belangrijk in elk geval één dag per week uit die cocon te stappen.
Slimme planning
Geen grote, maar slimme kleine aanpassingen doorvoeren: dat loont de moeite. Werken met afstandsmaatregelen gaat optimaal met werkblokken van vier. Bij blokken van twee maal twee bureaus is het niet nodig om dicht langs een collega te lopen. Eenrichtingsverkeerspaden, zoals we die nu zien in sommige winkels, voorkomen dat medewerkers tegen elkaar oplopen.
Bij toerbeurt naar kantoor gaan, vereist een slimme planning waarin thuiswerk en werken op kantoor met roosters wordt geregeld. Dat betekent dat er een rooster moet komen dat het bijvoorbeeld mogelijk maakt teams een dag in de week samen op kantoor door te laten brengen. Zo krijgt elke dag een beperkt deel van de organisatie toegang tot het gebouw, om de samenwerking te versterken en menselijke relaties te onderhouden.
Drukke kantoordagen Die slimme planning wordt nóg slimmer door rekening te houden met spitsuren of traditionele piektijden op kantoren. Daarmee kan voorkomen worden dat we ’s ochtends weer met zijn allen in de file staan. Een slim rooster ondervangt bovendien dat iedereen op dinsdagen en donderdagen op kantoor werkt (traditioneel gezien de drukste kantoordagen) en dat op woensdagmiddag en vrijdag kantoren grotendeels leeg staan. Werken in shifts was al de oplossing voor de relatief lage bezettingsgraad van kantoren, maar nu wordt het een must. Slimme roostering maakt optimaal gebruik van de kantoorcapaciteit.
Versnelling
Hoe ziet ons kantoor er straks uit? Nu duidelijk is dat 72 procent van de thuiswerkers voortaan een dag van de week wil thuiswerken – goed nieuws voor files, goed nieuws voor de balans tussen werk en privé en goed nieuws voor meer continuïteit op kantoor – zal het kantoor van de toekomst meer en meer een ontmoetingsplaats worden, een plek van interactie en samenwerking. Het grootste bezwaar van open kantoren is gebrek aan rust en focus – veel werkplekken zijn vatbaar voor verbetering. Het postcoronawerken geeft deze processen een zetje.
Het kantoor of de kantoortuin biedt mogelijkheden om samen te komen, samen te werken, te sparren, te brainstormen en ideeën te delen. Het kantoor van de toekomst is dan ook vanzelfsprekend geen saaie plek. Het is plek die er inspirerend uitziet, een plek waar werknemers graag komen om gelijkgestemden te ontmoeten, een plek die nodig is om tot verdere bloei te komen.
In deze uitzonderlijke periode schrijven en interviewen de auteurs van Management Scope vanuit verschillende invalshoeken over de crisis, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.