Jackie Breedveld (Vesteda): 'Ik kan iedereen aanraden zelf commissaris te worden'
Is er sprake van een spagaat in uw eigen werk: heeft u het gevoel dat u met dusdanig uiteenlopende zaken bezig bent dat het werk als een balanceeroefening voelt?
Ik ben secretaris van de raad van bestuur en van de raad van commissarissen, maar als het gaat om ‘het dienen van twee heren’ dan voel ik op dit moment geen spagaat. Ik denk dat dat ook komt door hoe het bedrijf er nu voor staat. We komen uit een flinke crisis in de vastgoedsector en het gaat nu allemaal voorspoedig. Er wordt samenwerkt zonder spanningen. En dat maakt mijn functie een stuk makkelijker. In het verleden heb ik voor een bedrijf gewerkt waar het minder goed liep (investeringsmaatschappij Kardan, red.), en dan zie je dat de koers van rvb en rvc uiteen kan gaan lopen. Op dat moment kan de spagaat al snel wijder worden.
Welke aspecten zijn lastig aan uw werk als company secretary?
Ten eerste het feit dat je soms op de hoogte bent van zaken die je niet kunt delen met de rest van de organisatie, bijvoorbeeld over functies die dreigen te verdwijnen. En ten tweede het combineren van mijn twee rollen, namelijk die van company secretary en van general counsel. Die combinatie heeft zeker voordelen en toegevoegde waarde, maar ik kom steeds vaker in tijdnood. De rol van company secretary is in de loop van de jaren namelijk flink zwaarder geworden - belangrijker en arbeidsintensiever. De tijd dat je het er even bij doet, is echt voorbij.
Zouden de rollen van company secretary en general counsel gesplitst moeten worden?
Als ik naar mijn eigen functie kijk, dan komt er een moment dat er gesplitst moet gaan worden. Tot voor kort kon ik zaken nog opvangen met een efficiency-slag, maar daar valt nu weinig meer te halen.
Is het vak van company secretary leuker geworden?
Persoonlijk heb ik me steeds verder ontwikkeld tot een soort van board advisor. Ik weet wat er speelt en kan me gevraagd en ongevraagd tegen dingen aan bemoeien. Dat maakt mijn functie heel erg leuk en interessant. En ik denk dat de rol van company secretary zich in het algemeen die richting op ontwikkelt.
Vindt u dat die nieuwe rol van de company secretary formeel zou moeten worden omschreven?
Ik zou het zeker niet te veel willen inkaderen. Hooguit kun je de grote lijnen aangeven, maar er moet ruimte zijn om de rol op je eigen manier in te vullen. Uiteindelijk gaat het in dit vak ook om kilometers maken. Je moet groeien in je rol; kennis vergaren, zelfvertrouwen tanken. Met de jaren kun je uitgroeien tot board advisor. Het is lastig om zo’n rol meteen af te dwingen of precies te omschrijven. Het moet organisch gaan.
In het Verenigd Koninkrijk is de company secretary lid van de board. Een goed idee?
Ik weet niet of ik daar nou echt voorstander van ben. Het is juist goed om enige afstand te hebben en dat je niet meteen verantwoordelijk bent voor een dossier of het beleid. Ik kan nu onafhankelijk en kritisch zijn. Ik denk dat het goed is voor een board om dat soort mensen om zich heen te hebben.
Hoe zou de begeleiding en opleiding van jonge company secretary’s beter kunnen?
Ik denk dat het leuk en leerzaam is om als beginnend company secretary gekoppeld te worden aan een ceo. Met hem of haar heb je veel te maken; hij kan goed aangeven waar behoefte aan is, hoe je communiceert, hoe je kritiek brengt. Verder zou het nuttig kunnen zijn om een tijdje gekoppeld te worden aan partners bij advocatenkantoren. Zij zitten ook veel in de boardroom, met name als er over grote deals besloten moet worden. Wat ook werkt is om als company secretary eens aan de andere kant van de tafel te gaan zitten. Ik zit zelf in een raad van commissarissen en daar leer je heel veel van. Je leert met andere blik naar dingen kijken én je leert hoe je zaken hoort te presenteren aan de rvc.
Wat is tot slot uw ultieme tip voor de company secretary?
Mijn belangrijkste tip is: investeer vooral op momenten van voorspoed in de werkrelatie tussen rvc en rvb. Als je in goede tijden investeert in goed en transparant communiceren, in elkaar kritisch benaderen, dan heb je een prima werkrelatie in tijden dat er crisis dreigt. Nooit achterover leunen in tijden van voorspoed.
Dit artikel is voor het laatst aangepast op 13-08-2018