Linda Brasz: 'Sociaal contact is geen tijdverspilling'

Heeft u een toename gezien in het gebruik van digitale dienstverlening?
‘Digitalisering is één van onze strategische speerpunten. Natuurlijk moeten mensen nog steeds documenten kunnen afhalen, maar we wilden ervoor zorgen dat men niet zomaar meer naar een loket kwam. Aanvragen kunnen digitaal, zodat loketten er in principe alleen zijn voor afspraken. Natuurlijk sturen we mensen niet weg, maar eigenlijk is alles nu omgedraaid, eerst konden mensen gewoon binnenlopen, nu gaat het bijna allemaal op afspraak.’

De medewerkers op de kantoren moesten thuis gaan werken. Heeft u de ervaringen van die medewerkers ook bijgehouden, en kunt al wat eerste inzichten delen?
‘Wij hebben inmiddels drie medewerkersonderzoeken gedaan. In het begin kregen we, omdat de scholen dicht waren, veel opmerkingen over het combineren van zorgtaken en werk. In de zomer lieten veel collega’s weten nu toch echt wel het sociale contact te missen, en dat blijft in het laatste onderzoek gelijk. Mensen willen elkaar echt weer zien. En het welbevinden is iets omlaag gegaan, niet met grote uitschieters, maar mensen worden wel moe van de situatie. Men wil niet per se meer terug naar het oude normaal, maar 100 procent thuiszitten is natuurlijk ook niet goed. Er moet een balans komen.’

Het zal nog niet vaststaan, maar kunt u al ongeveer schetsen wat die balans gaat worden voor de gemeente Amsterdam?
‘We hebben er sowieso voor gekozen om een nieuwe huisvestingsvisie op te stellen. Politiek en ambtenarij zijn het erover eens dat dit een mooi startpunt is om opnieuw te kijken naar hoe je werk kunt indelen. We kijken op dit moment of het mogelijk is om het gradueel in te voeren, zodat we een nieuwe balans voor bijvoorbeeld 20 procent van de medewerkers introduceren. Maar om dat te realiseren, moeten eerste alle randvoorwaarden goed zijn ingevuld. We hebben 130 locaties en huren ook uitzendkrachten en zzp’ers in, dus dat maakt het wel een puzzel. Scenario’s op korte termijn zijn nog op basis van de COVID-maatregelen en het kabinetsbeleid, maar op de lange termijn willen we kijken naar de inrichting van onze locaties. Bijvoorbeeld met meer ontmoetingsplekken.’

In het nieuwe werken ging de aandacht uit naar het individu en individuele keuzevrijheid waar en hoe te werken. Nu lijkt er meer aandacht te zijn voor het team. Teamleden komen naar kantoor voor interactie, samen creëren en sociaal contact. Herkent u dat of is dat meer diffuus?
‘Dat is meer diffuus. We gaan per organisatieonderdeel invullen wat er mogelijk is. Locaties zijn vaak deels toegewezen aan een organisatieonderdeel en deels open. We zijn bezig met “Een Stad, Een Pas”, waarbij iedere ambtenaar toegang heeft tot alle locaties. Enige regulatie is belangrijk, anders staat men met z’n honderden voor een locatie met 50 werkplekken. Daar willen we een reserveringsapp voor maken. Dus we focussen niet op individu of groep, maar op de vraag waar medewerkers hun werk het best kunnen doen en hoe wij dat het beste kunnen faciliteren en reguleren. De gemeente was al in beweging naar gebiedsgericht werken, die beweging zal worden versterkt, omdat medewerkers mobieler zijn en makkelijker multidisciplinair kunnen samenkomen in het gebied. Het uitgangspunt is medewerkers werk verrichten waar hun opdracht is. Misschien zeggen we zelfs wel: we willen al die locaties niet meer, we willen de kantoorfunctie juist concentreren, en daar waar het in het gebied nodig is hubs ontwikkelen waar men kan samenkomen.’

En zijn die hubs dan gemeentelijke kantoortjes? Of zou bijvoorbeeld de lokale wooncorporatie daar ook een plek kunnen vinden?
‘Ik verwacht dat laatste. De behoefte aan plekken waar je elkaar kunt ontmoeten is er nu ook al. Wij delen ook al veel panden met maatschappelijke instellingen. Ouder-kindcentra zijn een mooi voorbeeld van verschillende functies in een gebouw.
Het meer open laten van keuzes die een werknemer kan maken die passen bij zijn of haar werkproces, ik denk dat dát het nieuwe denken wordt. Dat is vooral een verschil in mindset, werken op andere locaties was natuurlijk al mogelijk, maar corona heeft wel duidelijk gemaakt dat het op grotere schaal kan, en dat er digitale mogelijkheden genoeg zijn om dat te ondersteunen.’

Terugkijkend: wat hoeft in de nieuwe situatie nooit meer terug te komen?
‘De gedachte dat je je werk maar op één locatie zou kunnen doen. Natuurlijk, de mens is hardleers, patronen zitten ingebakken. Maar het idee dat we allemaal weer massaal het openbaar vervoer instappen om om 09:00 uur op kantoor te verschijnen en om 17:00 weer te vertrekken, hebben we achter ons gelaten.’

En wat moeten we juist vasthouden?
‘De wendbaarheid en het meer letten op de competenties van mensen. We moeten veel minder letten op functies en taken, en veel meer kijken naar de opgave die we te behapstukken hebben. Wie heeft de competenties en de inhoud om ervoor te zorgen dat we dat voor elkaar krijgen? Dat is een fundamenteel andere manier van denken.’

Als laatste: wat moet de kantooromgeving leren van deze situatie?
‘Het allerbelangrijkste is hoe belangrijk ontmoeting en sociaal contact is. Denken in tijd en efficiëntie is soms nodig, maar dat betekent niet dat sociaal contact tijdverspilling is. Mensen worden gemotiveerd en getriggerd als ze hun werk met anderen kunnen delen. Leidinggevenden hebben hun teams niet altijd meer om zich heen en moeten dus leren meer te vertrouwen. Productiviteit meet je door resultaten te meten, niet door te kijken hoe lang mensen achter hun bureau zitten.’

In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.