Maryjo Charbonnier (Wolters Kluwer): 'Blijf in contact, luister en leer van elkaar'
Aan het begin van de crisis was de economische impact voor Wolters Kluwer te overzien en werkte 98 procent van uw werknemers vanuit huis. Hoe is dat nu?
‘Het bedrijf doet het nog steeds goed. Langzaam keren we weer terug naar kantoor, al blijft 70 procent van onze kantoren in elk geval tot begin januari 2021 gesloten. In de 30 procent die wel open is, mag de bezetting in de eerste vier weken 25 procent zijn en in de weken erna – als het goed blijft gaan – 50 procent. Voorwaarde is dat iedereen mondkapjes draagt en voldoende afstand houdt. We hebben een interne checklist opgesteld met criteria waaraan een kantoor moet voldoen om veilig te kunnen openen, in Nieuw-Zeeland bijvoorbeeld moesten we al snel weer sluiten toen de overheid een nieuwe lockdown afkondigde. We houden er rekening mee dat dit vaker zal gebeuren. Daarom blijven we voorzichtig met het openstellen van onze kantoren.’
> Lees ook het voorgaande interview met Maryjo Charbonnier: 'We maken return to work-tools voor alle locaties'
Hebben ervaringen van de afgelopen maanden al geleid tot veranderingen op HR-gebied?
‘We richten ons bij alles op drie aspecten: blijf veilig en gezond, blijf verbonden en betrokken en blijf productief. Wat betreft die verbondenheid lopen de behoeftes nogal uiteen. Sommige mensen kunnen permanent vanuit thuis werken. Anderen kampen met planningsissues, bijvoorbeeld omdat werktijden lastig zijn af te stemmen op de zorg voor kinderen. Daarom willen we wereldwijd een geoptimaliseerd beleid voor flexibel werken implementeren in verschillende varianten: thuiswerken, afwisselend thuis en op kantoor, afwijkende werktijden enzovoorts. Daar kunnen mensen op intekenen en hun managers beoordelen vervolgens of hun keuze gezien de functie inderdaad mogelijk is.’
Wat doet Wolters Kluwer om in verbinding te blijven met thuiswerkende medewerkers?
‘Naast alle multimediale communicatie hebben we in een medewerkersonderzoek getoetst of zij zich veilig voelen, of ze door hun manager voldoende en tijdig worden geïnformeerd en of ze genoeg middelen hebben om hun werk vanuit huis goed te doen. De antwoorden waren heel positief, maar mensen ervoeren logischerwijs in eerste instantie wel meer werkdruk toen ze vanuit huis moesten gaan werken. Daarom zijn er campagnes over bijvoorbeeld de inrichting van de thuiswerkplek, het managen op afstand én de vraag hoe je in de huidige situatie toch aan loopbaan- en carrièreontwikkeling kunt werken. In oktober herhalen we het onderzoek. Zeer recent hebben we in de Verenigde Staten de prestigieuze Gold Stevie Award gewonnen in de categorie COVID-19 – Most Innovative Work from Home Plan. Ik ben heel trots op deze erkenning voor onze aanpak.’
Wat ziet u als grootste obstakel richting het ‘nieuwe normaal’?
‘We hebben ons als organisatie snel aangepast aan de nieuwe situatie en de meeste mensen zijn daar al aan gewend. Voor sommigen die alweer op kantoor werken, kan het lastig zijn om nieuwe gewoontes aan te leren. Mensen zeggen bijvoorbeeld dat ze niet gewend zijn om constant mondkapjes te dragen. Toch zullen ze dat voor ieders veiligheid moeten doen als ze weer naar kantoor gaan. We moeten ons realiseren dat het veel herhaling en training kost om in zo’n situatie nieuwe informatie en gewoontes te laten inzinken.’
Is er, nu deze situatie al een half jaar duurt, sprake van voortschrijdend inzicht?
‘Het teamgevoel is nog steeds heel positief. Wel ontstaan er inmiddels toch ook vermoeidheid en gevoel van isolatie. Mensen spreken uit dat ze het jammer vinden om collega’s zo lang niet te zien, met name medewerkers die alleenstaand zijn. Maar zelf merk ik dat ook. Ik mis mijn team en collega’s. We hebben op mijn kantoor een centrale keuken waar we feestelijke momenten als verjaardagen of prestaties samen vierden. Zulke informele momenten mis ik nog het meest.’
Welk advies heeft u voor andere (HR)directies?
‘Het mooie van de afgelopen maanden is juist dat we allemaal veel luisteren naar elkaar en van elkaar leren. Laten we goed met elkaar in contact blijven.’
In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.