Bas van der Veldt (AFAS) : 'Er zijn al meer dan genoeg treurige bedrijven'

Onconventioneel zijn ook de vele kunstwerken in en om het gebouw. Neem de beelden van Lorenzo Quinn, zoals dat bij de ingang van het pand: een enorme mannen- en vrouwenhand die samen een doorzichtige wereldbol vasthouden. In het gebouw – 44.000 vierkante meter, waarvan 80 procent bestemd is voor sport, ontspanning, ontmoeting en inspiratie – kun je uren rondlopen. Je kunt er bewonderend stilstaan bij de weergaloze geënsceneerde foto’s van Julius Rooymans naar schilderijen van oude meesters, met moderne figuranten in oude kledij. Zien we daar ceo Bas van der Veldt en cfo Arnold Mars? Zou zomaar kunnen. Dan langs de metershoge actiefoto’s van Johan Cruijff, een voorproefje van het musicalspektakel dat in het theater speelt. Of even luisteren naar Jan Vayne, die hier in het bedrijfsrestaurant een paar keer per week piano komt spelen. En dan is er nog de serie van fotograaf Jan Banning, met portretten van ‘bureaucraten’: somber kijkende mensen, vooral die Indiase vrouw met achter zich stapels vergeelde paperassen op een kast die bijna bezwijkt onder het gewicht van al die dossiers. Een foto waaruit overduidelijk de purpose van AFAS blijkt, zegt Bas van der Veldt.

AFAS inspireert beter ondernemen, is uw slogan. Wat wil dat zeggen?
‘Die bedrijfsslogan nemen we zeer serieus. We willen medewerkers inspireren tot beter ondernemen, dat om te beginnen. Medewerkers moeten het bij ons naar hun zin hebben. Onze faciliteiten dragen daaraan bij – de lunch wordt door een chef-kok bereid en medewerkers kunnen zelf hun uren bepalen – maar het gaat verder dan dit soort secundaire arbeidsvoorwaarden. Het werk zelf moet ook inspirerend zijn. De saamhorigheid binnen ons familiebedrijf (AFAS is opgericht door de vaders van Van der Veldt en Mars, red.) wordt op allerlei manieren gestimuleerd. Zo is er maandelijks het CultuurCafé, waarin we goed nieuws delen en medewerkers hun verhaal vertellen. Soms persoonlijk, vaak zakelijk. Zo hadden we laatst een salesmanager die was benaderd door een headhunter. Hij las het afwijzingsmailtje dat hij had teruggestuurd voor: dat hij het prima naar zijn zin had bij AFAS en dat de headhunter dat had kunnen weten als hij zijn klantendatabase wat beter op orde had gehad. En dat AFAS een goed CRM-systeem heeft, mocht daar belangstelling voor zijn. Het familiegevoel leeft bij dit soort verhalen op.’

AFAS is geen democratie, heeft u ooit gezegd. Hoe valt dat te rijmen met de ondernemingsfilosofie en dat familiegevoel?
‘De verantwoordelijkheid ligt laag in de organisatie, en medewerkers hebben grote beslissingsbevoegdheid. De directie is verantwoordelijk voor de strategie en de grote lijnen, maar daarbinnen is er volop ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. De controle op elkaars werkzaamheden is minimaal. Ik herinner me hoe een nieuwe medewerker vroeg hoeveel mensen hun akkoord moesten geven voordat hij een mailtje naar een klant mocht sturen – en dat hij zich erover verwonderde dat hij helemaal niemand om toestemming hoefde te vragen. Natuurlijk gaat het dan wel eens fout. Medewerkers worden nooit zomaar in het diepe gegooid, ze krijgen coaching, kunnen opleidingen en cursussen volgen. Maar vergissen is en blijft menselijk. En wat dan nog? Van je fouten leer je. Als dat betekent dat je een klant een fles whisky moet sturen, dan kan dat gewoon.’

Zo min mogelijk managen, zoveel mogelijk ondernemen en steeds beter ondernemen is uw devies. Wat mag ik daaronder verstaan?
‘Dat is inderdaad wat we willen, en zelf speel ik daar een actieve rol in door volop aandacht te besteden aan mijn collega’s. Wie ziek is, mag een appje of een telefoontje van mij verwachten. Ik vind dat vanzelfsprekend. Maar in veel bedrijven is het dat toch niet. Ik heb zelfs wel eens van een medewerker met een zieke vrouw te horen gekregen dat wij meer van ons lieten horen dan de werkgever van zijn vrouw.
Op werkdagen ben ik zelden op mijn eigen kantoor te vinden. Ik heb geen secretaresse die onnodige afspraken inplant en neem de tijd om rond te lopen door het bedrijf om het gesprek aan te gaan met mensen. Om oprechte interesse te tonen. Te vragen: “Wat ben je aan het doen? Wat houdt je bezig?” En vooral: “Als jij het vandaag voor het zeggen zou hebben, wat zou je dan direct veranderen in dit bedrijf?” Niet alleen voelen mensen zich dan gezien en gehoord, het levert het bedrijf ook goede suggesties op.’

Als het goed is, houdt dat je scherp. Maar durven mensen zich altijd uit te spreken?
‘Natuurlijk niet. Vandaar dat de medewerkers ook jaarlijks anoniem een rapportcijfer mogen toekennen aan Arnold en mij. Zodra ik lager scoor dan een zeven, stap ik op. De laatste keer had ik overigens een 8,3.’ Lachend: ‘Arnold scoorde helaas net iets hoger dan ik.
Er zijn veel meer manieren om mensen te laten merken dat ze ertoe doen en dat ze zichzelf mogen zijn. Bijvoorbeeld de Bananasplit- achtige verwelkoming van een nieuwe medewerker, gadegeslagen door verborgen camera’s. Ik vraag diegene dan of hij een bepaalde klus wil klaren terwijl hij alle recht heeft om te weigeren. Zoals de man die werd voorgespiegeld dat hij de 1000e medewerker van AFAS zou kunnen worden. Hij zou zelfs een bus met zijn naam erop krijgen. Maar dan moest hij wel elke dag klanten ontvangen en rondleiden door het gebouw en zou hij aan zijn eigenlijke werk niet meer toekomen. Of hij het toch wilde doen? Tijdens ons CultuurCafé wordt zo’n filmpje dan vertoond en stopgezet vlak voordat de nieuwe medewerker antwoord geeft. Doet ’ie het of doet ’ie het niet, vraag ik dan. Het antwoord – eigenlijk altijd nee – doet er niet eens zoveel toe. Het gaat er vooral om dat medewerkers nog eens te horen krijgen dat ze niet alles hoeven te pikken van “de baas”.’

Doet u de psychologische veiligheid van zo iemand geen geweld aan met zo’n onverwachte actie?
‘Uiteraard doen we geen onethische voorstellen en zenden we zoiets alleen uit met toestemming van de betrokkene. Op die manier zorgen we dat zo’n filmpje bijdraagt aan het zo belangrijke gevoel van psychologische veiligheid van onze medewerkers. Beschadigen, dat doen we juist niet.’

Terug naar dat inspireren tot beter ondernemen. Blijft dat beperkt tot inspiratie voor de eigen medewerkers?
‘Nee, we willen voor iedereen een voorbeeldbedrijf zijn en laten zien dat het echt mogelijk is: een winstgevend bedrijf zijn, een fijne plek om te werken en ontspannen, met zo min mogelijk bureaucratisch gedoe en geneuzel. Met bevlogen medewerkers. Er zijn tenslotte al zoveel treurige bedrijven, waar mensen ongelukkig worden van slecht leiderschap, een slechte cultuur en onethisch gedrag. Wij zijn een ander uiterste – een bedrijf dat doortrokken is van liefde. Voor de hele wereld eigenlijk, zeker voor mensen die het minder goed hebben dan wij in Nederland. Zoals Spiderman-personage oom Ben al zei: with great power comes great responsibility. We schenken via onze eigen foundation aan allerlei goede doelen. Zakelijk gezien levert het niets op, of het zou moeten zijn dat de eigen medewerkers die meewerken aan liefdadigheidsprojecten zich daardoor weer net iets meer betrokken voelen bij AFAS. We doen het vanuit ons hart, omdat we goed willen doen.’

En klanten? Hoe zit het met hun inspiratie?
‘We willen juist voor klanten een bron van inspiratie zijn. Met software en diensten zodat zij hun bureaucratische beslommeringen kunnen terugdringen, maar ook door ons op andere manieren te positioneren als katalysator voor succes. Door andere organisaties naar het kantoor toe te halen, bijvoorbeeld, en mensen van buiten onder te dompelen in de cultuur van AFAS. Zelf geef ik regelmatig interviews en ben ik betrokken bij podcasts en presentaties waarin het altijd gaat over betere manieren van leven en zakendoen.
Klanten zorgen, net als kritische medewerkers, dat we scherp blijven. Ze kunnen op allerlei manieren hun mening over AFAS ventileren en verbeteringen voorstellen, onder andere via feedbacksessies in het theater en via online wensenlijsten. Als blijkt dat veel klanten bepaalde wensen hebben, worden deze in de regel ook gerealiseerd. In elk geval wordt er gezocht naar een oplossing voor hun probleem. Klanten hebben niet altijd inzicht in de technologische mogelijkheden, maar weten wel heel goed waar ze moeilijkheden ondervinden. Wij kunnen daar dan wat op proberen te vinden. De helft van alle nieuwe producten en diensten van AFAS wordt ontwikkeld in reactie op wensen van klanten.’

Gaan vernieuwingen dan wel snel genoeg? Een disruptor luistert waarschijnlijk minder naar klanten.
‘AFAS is geen radicale vernieuwer. We zijn eerder een slimme volger dan een bedrijf dat wel even hele sectoren zal ontwrichten. We zoeken niet naar een nieuwe pot met goud. We kunnen ons als niet-beursgenoteerd familiebedrijf een langetermijnstrategie veroorloven die erop is gebaseerd het elke week één procentje beter te doen en er over 30 jaar nog te kunnen zijn. Dat heeft tot dusver een groei van 10 tot 16 procent per jaar opgeleverd.
Bitcoins en de blockchaintechnologie hebben we bewust laten liggen. Kunstmatige intelligentie passen we wel graag toe; we experimenteren ook met nieuwigheden als ChatGPT. Dat gaan we zeker integreren in onze producten. Ik vind het fantastisch. Zelf werk ik er al mee om beleefde afwijzingsmailtjes te schrijven aan private equity-bedrijven die langs willen komen.’

Wat levert uw manier van leidinggeven nog meer op?
‘Aangezien ik het nieuws niet volg, afspraken die niet strikt noodzakelijk zijn mijd en als het even kan mensen hier ontvang in plaats van bij hen langs te gaan, houd ik tijd over voor mijn eigenlijke werk. Dat betekent in mijn ogen niet alleen management by walking around en betrokkenheid bij de dialoog met klanten, maar ook bemoeienis met aanpassingen in het ontwerp van de software. Ik programmeer niet zelf, maar ben wel een echte nerd.
Ik word er nog wel eens op aangekeken dat ik zo nauw betrokken ben bij de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf, dat ik zo actief ben in het contact met klanten en me zelfs meng in online discussies met klanten, en dat ik me zo sterk bemoei met productvernieuwingen. Maar ik vind het vanzelfsprekend dat een directeur als “meewerkend voorman” optreedt en niet vanuit een ivoren toren werkt maar verstand heeft van de business, de eigen mensen kent en weet wat er leeft bij klanten. Zelf ben ik op mijn 19e bij AFAS als productmanager begonnen, en al onze directieleden hebben eerst andere werkzaamheden binnen het bedrijf verricht. Ik begrijp er dan ook niets van dat er bedrijven bestaan met mensen aan de top die uit heel andere sectoren afkomstig zijn. Een directeur van een bouwbedrijf kan volgens mij nooit geweldig leidinggeven aan een supermarktketen.’ 

Dit interview is gepubliceerd in Management Scope 03 2023.