Bob van Ierland: 'We zetten in op reskilling en richten de werkplek van de toekomst in'
Hoe heeft u vanuit uw positie de afgelopen tijd beleefd?
‘De winkel bleef bij PostNL gewoon open, sterker nog: het werd een stuk drukker. Onze bezorgers zorgden ervoor dat onze klanten in Nederland en België zo veel mogelijk binnen konden blijven. In het begin was de uitdaging om processen zo in te richten dat iedereen veilig kon werken, bijvoorbeeld op de sorteercentra. Er werken bij PostNL zo’n 4.000 mensen op kantoor, waarvan 2.000 op het hoofdkantoor. Die gingen van de ene op de andere dag thuiswerken. De kantoren en productielocaties zijn geschikt gemaakt voor het werken op anderhalve meter afstand. Juist in deze tijd rekent men op PostNL, dat geeft onze medewerkers een gevoel van verantwoordelijkheid en trots. Men ziet welke rol PostNL speelt bij het in stand houden van het maatschappelijke en economische verkeer. Dat uit zich ook in onze positie op de arbeidsmarkt. Eerder was die markt krap en was het lastig om mensen aan te trekken. Nu zien mensen dat het werk bij PostNL gewoon doorgaat, en dat een groot deel van dat werk in de buitenlucht gedaan wordt. Dat is aantrekkelijk, waardoor het makkelijker is om vacatures in te vullen.’
Hoe ging de omslag naar thuiswerken?
‘Er waren al veel faciliteiten om op afstand te werken, maar die benutten we eerder niet optimaal. We hebben toen iedereen thuis moest gaan werken direct een drive through door de kelder van ons gebouw ingericht, waar mensen kantoorspullen als stoelen, schermen en toetsenborden konden ophalen. Vanuit HR hebben we een centraal team opgericht om alle nieuwe richtlijnen meteen te vertalen naar wat dit voor ons betekende. Organisatiebreed hebben we podcasts ingezet voor de communicatie over de richtlijnen en veranderingen. De adoptie van virtueel vergaderen nam uiteraard een enorme vlucht: net voor corona vonden er ongeveer 15 Teams-sessies per dag plaats. Twee weken later waren dat er op een gemiddelde dinsdag 15.000!’
Spreekt u uw team nu ook vaker, of anders?
‘Het contact is wel intensiever. Eerst zat er natuurlijk nog een aardigheid in omdat het allemaal nieuw was, maar al snel werden meetings heel zakelijk en efficiënt. Het gevaar bestaat ook dat je je meetings achter elkaar door inplant. In het begin zat ik van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat praktisch non-stop aan het beeldscherm gekluisterd. Ik merkte al snel dat dat niet goed was, en dat effect heeft het natuurlijk op meer mensen. Het is nodig om daar vanuit HR en als leidinggevende aandacht aan te besteden.’
Heeft u er vanuit HR al een beeld bij of het virtueel leidinggeven aan teams goed lukt? Of is dat nog veel te vroeg?
‘We hebben in ieder geval, toen werken op kantoor vanaf juni weer even kon, gezegd dat teams zo veel mogelijk óf 100 procent digitaal, óf 100 procent fysiek moesten vergaderen. Onze ruimtes zijn zo aangepast dat teams dat ook met voldoende afstand konden doen. We wilden het graag zo, omdat bij mengvormen er informatie-asymmetrie ontstaat. Nu is dat natuurlijk weer anders en zit iedereen weer thuis.’
Uw opleidingsprogramma’s moesten natuurlijk ook gewoon doorgaan. Hoe is dat opgelost?
‘We hebben er snel voor gezorgd dat onze trainingsmodules werden gedigitaliseerd. We waren al bezig met de uitrol van een nieuw performance managementsysteem, dat is volledig gedigitaliseerd in zes virtuele modules. Een ander mooi voorbeeld is IT: voorheen schakelden we altijd externe partijen in om voor ons software te bouwen, dat gaan we veel meer zelf doen. Daarvoor zijn veel nieuwe IT’ers nodig, maar we hebben ook intern veel nieuwe IT-functies aangeboden. We hebben reskilling naar IT-functies intern aangeboden via een webinar. 400 mensen hebben dat webinar gevolgd, 130 mensen hebben gesolliciteerd, van postbezorgers tot logistiek ontwerpers. Binnenkort begint het eerste klasje met een interne IT-opleiding van twee maanden. Een aantal mensen bleek zelfs overgekwalificeerd, bijvoorbeeld omdat ze in hun vrije tijd al programmeerden of ergens anders die ervaring hadden opgedaan. Bij sommigen zat een onuitgesproken wens om de IT in te gaan. Op deze manier zagen we dus eigenlijk bij toeval welke kennis we al in huis hadden.’
PostNL is bezig een nieuw hoofdkantoor in Den Haag in te richten. Wat is uw visie op de toekomst van werk, en wat nemen jullie daarvan mee in dat nieuwe hoofdkantoor?
‘De keus om te verhuizen is anderhalf jaar geleden gemaakt, voordat we überhaupt van corona gehoord hadden. We hebben ervoor gezorgd dat we daar flexibel het aantal werkplekken kunnen op- en afschalen, ook omdat het gebouw multi-tenant is, PostNL zit daar niet alleen. Die flexibiliteit is prettig. We hebben ervoor gezorgd dat er voor de 2.000 mensen die op het hoofdkantoor werken een grotere diversiteit aan werkplekken is. De kantoortuin is op zijn retour, het kantoor wordt meer een plaats van kennisdeling, brainstormsessies en sociaal contact. Er is veel groen en de nadruk ligt op gezondheid. Dat gaat van de luchtkwaliteit tot wat er in de keuken wordt geserveerd. Ook de toename van thuiswerken konden we meteen meenemen in de inrichting van vergaderzalen, met meer mogelijkheden om daar virtueel aanwezig te zijn. We hebben nu bij uitstek de gelegenheid om voor onze mensen de werkplek van de toekomst te creëren!’
In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.