People, Planet, Profit & Postpakketten
Elk jaar organiseert TNT bijeenkomsten met klanten, overheden en opiniemakers. Wat vinden zij belangrijke onderwerpen voor het transportbedrijf? In 2006 bleken alle stakeholders van mening dat TNT iets moest gaan doen met de klimaatverandering - toen nog niet zo'n hot issue, de film An inconvenient truth van Al Gore moest nog verschijnen. Toch vond CEO Peter Bakker het belangrijk om er vast mee aan de slag te gaan. Het project kreeg de naam Planet Me en moest van TNT het eerste emissievrije transportbedrijf ter wereld maken.
1 Kies een onderwerp dat past bij de organisatie en breng focus aan
Ook al lijkt CO2-reductie voor een transportbedrijf een logisch onderwerp om mee aan de slag te gaan, het bleek in de praktijk een ongelofelijk breed thema. Een goede focus aanbrengen was moeilijk, maar noodzakelijk. Stakeholders kunnen hun aandacht niet verdelen over zestien deelonderwerpen en medewerkers zijn moeilijk te enthousiasmeren voor een versnipperd thema.
Onderzoek CO2 uitstoot
Besloten werd eerst uitgebreid onderzoek te doen. Hoe zat het onderwerp in elkaar? Hoeveel CO2 stootte TNT eigenlijk uit? Wat was hun footprint en waar werd die door veroorzaakt? Niet alleen de CO2-uitstoot van de organisatie werd onderzocht, van de 152.000 TNT medewerkers werd ook berekend hoeveel energie ze thuis verbruikten. Een ingewikkelde rekensom die zorgde voor de eerste verrassing: de werknemers en hun gezinnen veroorzaakten een hogere CO2-uitstoot dan het bedrijf.
Beter milieu begint bij de werknemer
Deze informatie zorgde voor meer begrip rondom het onderwerp en hielp bij het maken van een raamwerk dat de noodzakelijke houvast gaf. Dit raamwerk bestaat uit drie onderdelen: Count Carbon meet de voetafdruk van TNT en houdt deze constant in de gaten. Het grootste deel van de uitstoot werd veroorzaakt door de kernactiviteit van TNT: het bezorgen van documenten en goederen.
Footprint
Het verkleinen van de voetafdruk van deze focusgebieden kreeg de naam Code Orange. Choose Orange betrekt tot slot de TNT medewerkers bij het project, motiveert hen om thuis en op het werk duurzamer te leven en maakt Planet Me concreet.
2 Betrek de medewerkers bij het project
Op de werkvloer liggen de contacten en oplossingen, en daar moet het project uiteindelijk worden gedragen. Daarom is het belangrijk om niet te lang op het hoofdkantoor achter de tekentafel te zitten maar snel het veld in te gaan. Tijdens de jaarlijkse senior management meeting in 2007 schetste de TNT-top de kaders van Planet Me voor de topmanagers. Alle aanwezigen waren het erover eens: TNT had de maatschappelijke verantwoordelijkheid om met het onderwerp aan de slag te gaan.
Eigen verantwoordelijkheid
Vervolgens kregen de managers te horen dat de ‘Me' in Planet Me betekende dat zij het goede voorbeeld moesten geven, bijvoorbeeld door een zuinigere leaseauto te kiezen. Die mededeling dempte het enthousiasme iets, maar om zo'n project serieus te nemen moet je bij jezelf beginnen, was de boodschap. Met Planet Me als raamwerk, kregen de managers vervolgens zelf de verantwoordelijkheid voor hun eigen vakgebied.
Manager als ambassadeur
Zij werden de ambassadeurs van het project en onderzochten samen met operationele teams wat zij konden bijdragen. Zo werd informatie gewonnen en geprobeerd een bredere ring collega's mee te krijgen. Er ontstonden ideeën en eigen initiatieven van onderuit de organisatie. De verschillende landen werden vrij gelaten in hun keuzes. Zo bleek China sneller dan anderen de elektrische auto in te willen voeren en bezochten Portugese medewerkers hun collega's thuis om elkaar te motiveren minder energie te verbruiken.
Op kleine schaal duurzaam beginnen
Om de impact te vergroten en medewerkers te stimuleren om Planet Me in de dagelijkse realiteit toe te passen, werden concrete projecten bedacht. Medewerkers konden met korting groene stroom aanschaffen, er kwamen energiezuinige leaseauto's en internationale vergaderingen werden vaker via videoconferenties gehouden, zodat er minder gevlogen hoefde te worden.
Drive me Challenge
Ook werd de Drive Me Challenge bedacht. Tijdens deze jaarlijkse, internationale verkiezing wordt de zuinigste, veiligste en meest klantvriendelijke TNT-chauffeur gekozen. De chauffeurs die naar de finale mogen, worden beroemd in het bedrijf en mogen hun baas leren hoe dat moet: zuinig en klantvriendelijk rijden. Niet iedere TNT-medewerker was meteen enthousiast over Planet Me.
Hoe te integreren?
De koplopers zagen meteen in hoe belangrijk het onderwerp was, anderen wisten niet direct hoe het te integreren in hun dagelijkse realiteit. Wachten en geduld tonen is belangrijk, soms duurt het wat langer tot alle medewerkers er klaar voor zijn. Verandering kost tijd. Kijk naar de bedrijfscultuur, hoe gaan veranderingen in de organisatie? Toon begrip en flexibiliteit.
Druk van bovenaf
Daarnaast is voldoende druk ook belangrijk: managers moeten wel het idee hebben dat het project belangrijk genoeg is om hard voor te werken. Bij TNT heeft CEO Peter Bakker de boodschap van Planet Me en het belang daarvan voor het bedrijf heel vaak herhaald. Dat bericht vanuit de top heeft het op de agenda gezet voor iedereen.
3 Neem de tijd
TNT wil het eerste emissievrije transportbedrijf ter wereld worden: het is de bedoeling dat de voertuigen, vliegtuigen en gebouwen van het transportbedrijf in de toekomst geen CO2 meer uitstoten. Dat is nu nog een shining goal: emissievrije vliegtuigen bestaan bijvoorbeeld nog niet. Maar, menen ze bij TNT, het gaat om die stip op de horizon, om een echt serieuze uitdaging.
Ambitieuze doelstellingen
Een grote doelstelling verbindt medewerkers, klanten en overheden en zorgt voor samenwerking. Hang aan de ambitie wel snel acties, dat laat zien dat je er als bedrijf serieus voor gaat. Omdat TNT eerst grip wilde krijgen op de materie, werden er de afgelopen jaren geen targets gezet op het gebied van CO2-uitstoot. Het was niet duidelijk wat er toegezegd kon worden.
Op de middellange termijn
Na onderzoek van drie jaar konden reële cijfers worden aangekondigd. Zo moet de CO2-efficiëntie in 2020 met 45 procent zijn verbeterd. Uitgebreid de tijd nemen voor de inhoud van de ambitie kan lastig zijn voor een (beursgenoteerd) bedrijf dat zich aan een steeds veranderende economie moet aanpassen. Maar mvo gaat over de middellange en lange termijn, overhaast handelen zal het resultaat van het project niet ten goede komen.
4 Laat MVO wat toevoegen aan de onderneming
Het is een beetje taboe, maar een mvo project is meer dan alleen idealisme. Het is pas echt duurzaam als het waarde toevoegt aan een bedrijf. Wordt het alleen gedragen door een paar mensen die erin geloven, dan kan het zo omvallen. Planet Me voegt een extra variabel toe aan de bedrijfsactiviteiten van TNT, het is een logische manier geworden om het bedrijf aan te sturen. CO2 is onderdeel geworden van de businesscases, het corporate responsibility verslag is geïntegreerd in het jaarverslag.
Een groene beloning
Vanaf 2011 zal milieumanagement bovendien onderdeel zijn van de beloning van TNT-managers. Door het zo op te nemen in de bedrijfsvoering zorgt het voor een blijvende verandering. Een mvo-project kan een bedrijf naar een hoger niveau tillen doordat het ervoor zorgt dat er beter kan worden ingespeeld op vragen van klanten en veranderende wetgeving. Ook kan het medewerkers aan het bedrijf binden omdat ze trots zijn hun steentje bij te dragen aan een betere wereld. Al die dingen zorgen er uiteindelijk voor dat andere bedrijven niet achter willen blijven en ook aan de slag gaan met maatschappelijk verantwoord ondernemen. En dat maakt de wereld uiteindelijk een beetje beter.
5. Innoveer en werk samen met anderen
In 2006 was klimaatverandering nog een redelijk onontgonnen terrein. Er moest veel worden getest om erachter te komen of het werkte. TNT heeft geen research & development afdeling, maar heeft veel uitgeprobeerd, onderzocht wat werkt en constant nieuwe ontwikkelingen in de gaten gehouden.
Testing, testing, testing
Pas tijdens het testen van elektrische auto's - er rijden er nu twee rond in Nederland en 51 in Engeland - bleek bijvoorbeeld dat het depot waar de auto wordt opgeladen, niet te ver weg moet zitten. Dat had niemand zich eerder gerealiseerd. Ook heeft TNT samenwerking gezocht met onder andere de overheid, Eneco en ABN Amro om de vraag naar elektrische voertuigen te meten.
Samenwerken met andere partijen
Het transportbedrijf kan zelf 600 auto's gebruiken, samen met de andere partijen ligt de vraag op 3000. Een veel groter aantal waar een opdracht voor in de markt is gelegd. De ontwikkelingen rondom CO2-reductie zijn in volle gang. TNT kijkt constant naar de toekomst en vraagt zich af wat zij kunnen met bijvoorbeeld windmolens en zonnecellen. Kan de stadsdistributie misschien groener? Ook voor het antwoord op deze vragen is samenwerking gezocht. Dit versnelt innovatie, als iedereen zelf het wiel gaat uitvinden schiet het niet op.
Lees ook:
> TNT maakt kleine winst
> Antony Burgmans: "Mensen bijzondere dingen laten doen, is een kunst, geen wetenschap."
> Het strategisch belang van maatschappelijke betrokkenheid
> Wat telt is vaak niet meetbaar
> Boardroom Agenda 2010